الوظائف الحكومية

10 خطوات حاسمة لتضمينها في خطة المشروع

خطة المشروع هي تتويج للتخطيط الدقيق من قبل أ مدير المشروع . إنه المستند الرئيسي الذي يوجه كيفية تشغيل المشروع ، وفقًا لنوايا المدير لكل جانب رئيسي من جوانب المشروع. على الرغم من اختلاف خطط المشروع من شركة إلى أخرى ، إلا أن هناك عشرة عناصر أو خطوات حاسمة يجب تضمينها في خطة مشروع فعالة لتجنب الارتباك والارتجال القسري أثناء مرحلة تنفيذ المشروع.

أهداف المشروع

رجال الأعمال يتحدثون في المكتب

مارك رومانيلي / جيتي إيماجيس

يتم تحديد أهداف المشروع في ميثاق المشروع ، ولكن يجب تضمينها في خطة المشروع أيضًا لتوضيح أهداف المشروع أو تضمين الميثاق كملحق. بغض النظر عن الطريقة التي يختار بها مدير المشروع دمج الأهداف في خطة المشروع ، فإن الشيء المهم هو الحفاظ على رابط واضح بين ميثاق المشروع - الوثيقة الأساسية الأولى للمشروع - والوثيقة الرئيسية الثانية للمشروع ، خطة المشروع.

نطاق المشروع

مثل أهداف المشروع ، فإن مجال تم تعريفه في الميثاق ويجب تحسينه بشكل أكبر في خطة المشروع من قبل مدير المشروع. من خلال تحديد النطاق ، يمكن لمدير المشروع البدء في إظهار الشكل الذي سيبدو عليه هدف المشروع أو المنتج النهائي في النهاية. إذا لم يتم تحديد النطاق ، فيمكن توسيعه طوال المشروع ويؤدي إلى تجاوز التكاليف وفقدان المواعيد النهائية.

على سبيل المثال ، إذا كنت تقود فريق تسويق لإنشاء كتيب لخط إنتاج الشركة ، فيجب عليك الإشارة إلى عدد الصفحات التي سيكون عليها وتقديم أمثلة عن الشكل الذي قد يبدو عليه المنتج النهائي.

بالنسبة لبعض أعضاء الفريق ، قد يعني الكتيب صفحتين ، بينما قد يعتبر البعض الآخر عشر صفحات كافية. يمكن أن يؤدي تحديد النطاق إلى جعل الفريق بأكمله على نفس الصفحة في البداية.

المعالم والإنجازات الرئيسية

تسمى الإنجازات الرئيسية للمشروع بالمعالم وتسمى منتجات العمل الرئيسية الإنجازات الرئيسية. كلاهما يمثل المكونات الكبيرة للعمل في المشروع. يجب أن تحدد خطة المشروع هذه العناصر ، وتعريفها ، وتحديد مواعيد نهائية لإكمالها.

إذا قامت منظمة ما بمشروع لتطوير برامج جديدة ، فيمكن أن تكون الإنجازات الرئيسية هي القائمة النهائية لمتطلبات العمل وكيفية تنفيذها.

بعد ذلك ، يمكن أن يكون للمشروع معالم لإكمال التصميم ، واختبار النظام ، واختبار قبول المستخدم ، وتاريخ نشر البرنامج. هذه المعالم لها منتجات عمل مرتبطة بها ، لكنها تتعلق بالعمليات أكثر من المنتجات نفسها.

لا يجب أن تكون المعالم والمواعيد النهائية الرئيسية للتسليم تواريخ دقيقة ، ولكن كلما كانت أكثر دقة ، كان ذلك أفضل. تساعد التواريخ الدقيقة مديري المشاريع في تفكيك هياكل العمل بشكل أكثر دقة.

في هذه المرحلة من الخطة ، ستنشئ مراحل رئيسية حتى تتمكن من إنجاز مخرجات كبيرة أو عالية المستوى وتقسيمها إلى مخرجات صغيرة ، والتي يمكن تحديدها في الخطوة التالية.

انهيار الهيكل العمل

تفكك بنية تقسيم العمل (WBS) المعالم الرئيسية والتسليمات الرئيسية في المشروع إلى أجزاء أصغر بحيث يمكن تكليف شخص واحد بالمسؤولية عن كل جانب. عند تطوير هيكل تقسيم العمل ، يأخذ مدير المشروع في الاعتبار العديد من العوامل مثل نقاط القوة والضعف لأعضاء فريق المشروع ، والترابط بين المهام ، والموارد المتاحة ، والموعد النهائي الإجمالي للمشروع.

يتحمل مديرو المشروع المسؤولية النهائية عن نجاح المشروع ، لكن لا يمكنهم القيام بالعمل بمفردهم. WBS هي أداة يستخدمها مدير المشروع لضمان المساءلة عن المشروع لأنها تخبر راعي المشروع وأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة المسؤولين عن ماذا. إذا كان مدير المشروع مهتمًا بمهمة ما ، فإنهم يعرفون بالضبط من سيلتقي بهم بخصوص هذا القلق.

الدخل

ل ميزانية المشروع يوضح مقدار الأموال المخصصة لإكمال المشروع. مدير المشروع مسؤول عن توزيع هذه الموارد بشكل مناسب. بالنسبة للمشروع الذي يحتوي على بائعين ، يضمن مدير المشروع إتمام التسليمات وفقًا لشروط العقد ، مع إيلاء اهتمام خاص للجودة. ترتبط بعض ميزانيات المشاريع بخطة الموارد البشرية.

من المهم تحديد التكلفة لكل معلم رئيسي وتسليمه من خلال النظر في مقدار الوقت المطلوب ، وتكلفة العمالة المتضمنة لإكمال المهام. تكلفة المشروع مرتبطة بالمدة التي يستغرقها المشروع ، والتي تعود إلى نطاق المشروع. يجب أن يكون النطاق والمعالم والمهام والميزانية متسقًا وواقعيًا.

خطة الموارد البشرية

ال خطة الموارد البشرية يوضح كيف سيتم تزويد المشروع بالموظفين. تُعرف خطة الموارد البشرية أحيانًا باسم خطة التوظيف ، وهي تحدد من سيكون في فريق المشروع ومقدار الالتزام بالوقت الذي يتوقع أن يلتزم به كل شخص. عند تطوير هذه الخطة ، يتفاوض مدير المشروع مع أعضاء الفريق ومشرفيهم حول مقدار الوقت الذي يمكن لكل عضو في الفريق تخصيصه للمشروع. إذا كانت هناك حاجة إلى موظفين إضافيين للتشاور بشأن المشروع ولكنهم جزء من فريق المشروع ، فسيتم توثيق ذلك أيضًا في خطة التوظيف. مرة أخرى ، يتم استشارة المشرفين المناسبين.

خطة إدارة المخاطر

يمكن أن تسوء أشياء كثيرة في المشروع. في حين أن توقع كل كارثة محتملة أو زوبعة بسيطة يمثل تحديًا ، يمكن التنبؤ بالعديد من المزالق. في خطة إدارة المخاطر ، مدير المشروع يحدد المخاطر على المشروع واحتمالية حدوث تلك السيناريوهات واستراتيجيات التخفيف منها. لصياغة هذه الخطة ، يسعى مدير المشروع للحصول على مدخلات من راعي المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة والخبراء الداخليين.

يتم وضع استراتيجيات التخفيف من المخاطر التي من المحتمل أن تحدث أو التي لها تكاليف عالية المرتبطة بها. تمت الإشارة إلى المخاطر التي لا يُحتمل حدوثها والمخاطر ذات التكاليف المنخفضة في الخطة ، على الرغم من عدم وجود استراتيجيات للتخفيف من حدتها.

خطة الاتصالات

تحدد خطة الاتصالات كيف سيتم توصيل المشروع إلى مختلف الجماهير. تمامًا مثل هيكل تقسيم العمل ، فإن خطة الاتصالات تسند مسؤولية إكمال كل مكون إلى عضو فريق المشروع.

في هذه الخطوة ، من المهم تحديد كيفية توصيل المشكلات وحلها داخل الفريق وعدد المرات التي سيتم فيها التواصل مع الفريق وأصحاب المصلحة أو الرئيس. كل رسالة لها جمهور مستهدف. تساعد خطة الاتصالات مديري المشاريع على ضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

خطة إدارة أصحاب المصلحة

ل خطة إدارة أصحاب المصلحة يحدد كيف سيتم استخدام أصحاب المصلحة في المشروع. في بعض الأحيان ، يحتاج أصحاب المصلحة فقط إلى تلقي المعلومات. يمكن الاهتمام بذلك في خطة الاتصالات. إذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من أصحاب المصلحة ، تحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية الحصول عليها.

خطة إدارة التغيير

تضع خطة إدارة التغيير إطارًا لإجراء تغييرات على المشروع. على الرغم من أن مديري المشاريع يميلون إلى تجنب التغييرات في المشروع ، إلا أنه في بعض الأحيان لا مفر منهم. توفر خطة إدارة التغيير بروتوكولات وعمليات لإجراء التغييرات. من الأهمية بمكان للمساءلة والشفافية أن يتبع رعاة المشروع ومديرو المشروع وأعضاء فريق المشروع خطة إدارة التغيير.