ادارة مشروع

10 عادات لمديري المشاريع الناجحين

مدير المشروع في اجتماع الوقوف لمناقشة المشروع على السبورة البيضاء.

•••

صور Cecilie_Arcurs / جيتي

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

لماذا يقوم بعض مديري المشاريع بإدخال مشاريعهم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومع العملاء الراضين بينما يواجه الآخرون أوقاتًا صعبة؟ دعونا نلقي نظرة على العادات العشر التي يشترك فيها مديرو المشاريع الناجحون للغاية لاكتشاف ذلك.

يتم ذكر هذه العادات مرارًا وتكرارًا في تقييمات الأداء وفي مراجعات نهاية المشروع حيث يقدم العميل أو الفريق أو الراعي ملاحظات إلى مدير المشروع.

لا تحتاج إلى عشر سنوات من الخبرة لتحقيق النجاح في كل مرة. من خلال تغيير عاداتك وصقل مهاراتك ، يمكنك تحسين فرص نجاح مشروعك بشكل كبير ومنح نفسك وقتًا أقل إرهاقًا في العمل أيضًا.

# 1. باستخدام الفريق المناسب

الأكثر فعالية ونجاحًا مدراء مشروع تعرف على قدرات أعضاء فريقهم. هذا يعني أنه يمكنهم تخصيص العمل المناسب للأشخاص المناسبين.

يمكن أن يؤدي استخدام المورد الخاطئ في مهمة ما إلى استغراقها وقتًا أطول أو إنجازها بشكل سيء. من المفيد معرفة نقاط القوة والضعف لدى الأفراد الذين يعملون معك حتى يمكنك تخصيصهم بشكل أفضل لمهام المشروع.

# 2. إدارة قضايا المشروع

واجهت جميع المشاريع مشاكل من وقت لآخر. مديري المشاريع الناجحون لا يدعوا ذلك يقلقهم. إنهم يعرفون عمليات إدارة المشكلات وأيضًا أفضل السبل للتعامل مع المشكلات عند ظهورها.

يمكنك أن تفعل ذلك أيضا. بمجرد أن تعرف كيفية تقييم مشكلة في المشروع ، ستجد أن إدارة المشكلة تصبح عادة سهلة لتدمجها في روتينك الأسبوعي. خصص بعض الوقت لاستعراض سجل المشكلات كل أسبوع ، وستجد قريبًا أنه من السهل متابعة إدارة المشكلات.

# 3. التعامل مع التغييرات

تم تصميم المشاريع لتغيير الأشياء ، لكن هذا النوع من التغيير يحدث لأشخاص آخرين. من الصعب إدارة التغيير الذي يستهدف فريق المشروع بشكل مباشر ، مما يؤدي إلى الإخلال بالجدول الزمني التفصيلي للمشروع وإنشاء عمل جديد وكومة كاملة من تحديثات الوثائق.

مديري المشاريع الناجحين لديهم عملية إدارة التغيير التي يتبعونها. يسهّل اتباع الخطوات المحددة تحويل أي إجراء إلى عادة لأنه منظم ومتكرر.

تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:

  • تلقي معلومات حول التغيير
  • قيم التغيير
  • حدد مقدار العمل المطلوب لإجراء التغيير
  • قم بإعداد توصية حول ما إذا كان الأمر يستحق المضي قدمًا

بمجرد إعداد توصية ، اطلب من الراعي الحصول على قرار بشأن ما إذا كان يجب عليك دمج التغيير أم لا. يمكنك الموافقة على بعض التغييرات الصغيرة بنفسك طالما كانت ضمن اختصاصك ومستوى سلطتك. يعرف مديرو المشاريع الناجحون أن التعامل مع التغييرات هو جزء من الوظيفة ولديهم خطة للتعامل معها عند ظهورها.

# 4. إدارة تكاليف المشروع

من المحتمل جدًا أن يتحمل مشروعك تكاليف ، حتى لو لم تكن لديك سيطرة كاملة على سلاسل الأموال بنفسك. يجب أن تكون القدرة على إدارة العناصر المالية التي تحت سيطرتك عادة. إذا لم تتعامل معها بشكل منتظم وروتيني ، فستجد أن الوظيفة أصبحت ضخمة جدًا بحيث يصبح من المستحيل القيام بها بشكل جيد.

يظل مديرو المشاريع الرائعون على رأس النفقات من خلال أنظمة الملفات التي تعمل للفواتير وعروض الأسعار والتقديرات. اعتد على استخدام برنامج الميزانية الخاص بك (حتى لو كان هذا مجرد جدول بيانات).

لا يمكنك إدارة تكاليف مشروعك حتى يكون لديك خطة لما تنفقه. تعرف على كيفية إنشاء ملف ميزانية المشروع حتى تتمكن من البدء.

# 5. فريق البناء

قد لا يعمل فريق المشروع بشكل مباشر من أجلك. إذن ، لماذا يعتبر بناء الفريق جزءًا من عادات مديري المشاريع الناجحين؟ هذا لأنك بحاجة إلى أن يعمل فريقك معًا بفعالية وتحتاج إلى الأفراد المشاركين في المشروع للوصول بسرعة إلى نقطة يثقون فيها ببعضهم البعض. تحصل على ذلك من خلال بناء الفريق. احترس من المواقف التي ينهار فيها فريقك. سلوك التنمر ، على وجه الخصوص ، أمر غير مقبول.

# 6. فهم العمليات

العادة السادسة لمديري المشاريع الناجحين للغاية هي فهمهم للعمليات الموجودة في نطاق سيطرتهم. هذا يعني أنهم يعرفون إجراءات العمل التي يجب اتباعها. إنهم لا يضيعون الوقت في محاولة فهم كيفية كتابة دراسة الجدوى لأنهم يعرفون أن هناك إجراءً لذلك ويمكنهم اتباع الخطوات.

أنجح مديري المشاريع ليسوا عبيدًا لهذه العملية. إنهم يعرفون متى يكون الشيء الصحيح الذي يجب فعله هو اتباع العملية. إنهم يعرفون متى يكون من الأفضل إجراء تعديلات طفيفة عليه لتسهيل المهام بشكل عام على الجميع. ومن الأمثلة على ذلك إزالة البيروقراطية من مشروع صغير من خلال تكييف العمليات وفقًا لذلك.

# 7. تحديث الجدول

لا ينبغي ترك جداول المشروع للصدفة. أنجح مديري المشاريع سوف يجعلون من المعتاد مراجعة جداولهم بانتظام للتأكد من دقتها وتحديثها.

هناك العديد من الطرق لتتبع تقدم مشروعك. أهم شيء هو أن تفعل ذلك. إذا كنت تكافح من أجل جعل هذه العادة خاصة بك ، فاحجز اجتماعًا قصيرًا في يومياتك مع نفسك وجدولك الزمني مرة واحدة في الأسبوع. استخدم نفس الوقت كل أسبوع واستغرق 30 دقيقة لمراجعة مكانك والمكان الذي تريد أن تكون فيه. قم بإجراء التعديلات اللازمة ، وأخبر الفريق واستمر في المشروع.

إذا كان لتغييرات الجدول الزمني تأثير على تاريخ انتهاء المشروع أو تاريخ تسليم التخصص معالم ، ثم تحدث إلى الراعي. يجب ألا تغير أساسيات خطتك الأساسية دون المرور بعملية الموافقة الرسمية.

# 8. إدارة مخاطر المشروع

إن معرفة ما يجب تضمينه في سجل المخاطر الخاص بك هو شيء ، لكن مراجعته بشكل اعتيادي والعمل على المخاطر المثارة أمر مختلف. لا يكفي استخدام بداية مشروعك لتحديد المخاطر ثم عدم التفكير فيها مرة أخرى. يجب أن تكون إدارة المخاطر جزءًا من عادات مشروعك لأنه بدونها ستجد أن المخاطر تتحول إلى مشاكل وتخلق مشاكل لك.

إنه مجال آخر يمكن أن تساعد فيه العمليات القياسية وحجز فترة زمنية منتظمة لإجراء مراجعة للمخاطر. يمكنك تضمينه كجزء من اجتماعات فريقك. اجعل من المعتاد مراجعة المخاطر الخاصة بك مع الفريق ، وأغلق أي مخاطر لم تعد تمثل تهديدًا وخطط لاتخاذ إجراءات لأولئك الذين تريد التخفيف من حدتها.

# 9. وقت التتبع

يعرف مديرو المشاريع الكثير عنها إدارة وقت المشروع ، ولكن هذا يميل إلى أن يكون في مجال الجدولة والتخطيط. ما نتحدث عنه هو تتبع الوقت على أساس يومي أكثر انتظامًا. نحن نتحدث عن الجداول الزمنية.

غالبًا ما لا تحرص فرق المشروع على استخدام الجداول الزمنية إذا لم يفعلوا ذلك من قبل. تحتوي العديد من أدوات برامج إدارة المشاريع على تتبع للوقت متأصل في المنتج. يمكن أن يسهل ذلك إدخال التبديل إلى تتبع الوقت كفريق.

سواء كنت تتعقب وقت فريقك (وهو موصى به) أم لا ، فمن المهم أن تعرف أين يذهب وقتك في اليوم. يجب أن تجعل من المعتاد تدوين ملاحظات حول كيفية قضاء وقتك. سيساعدك على فهم ما إذا كنت تقضي وقتًا في مهام المشروع ذات الأولوية القصوى. قد تعتقد أنك كذلك ، لكن هل أنت كذلك؟ سوف تساعد الجداول الزمنية أو تسجيل الوقت لبعض النماذج ، حتى لو كان مجرد سجل كل ساعة في المفكرة.

# 10. إحداث تغيير في الأعمال

أخيرًا ، العادة التي تجعل مديري المشاريع أكثر نجاحًا هي قدرتهم على مساواة مخرجات المشروع بنتائج الأعمال. إذا كان المستخدمون لا يستخدمون منتجك أو إذا أصبح البرنامج قديمًا أو لم يندهش العملاء كما أنت ، فإن مشروعك يكون مضيعة للوقت.

تتأكد فرق المشروع الأكثر نجاحًا من أنهم يعرفون نتائج الأعمال التي يهدفون إليها. إنهم يبنون حلاً يوفر تغيير الأعمال بطريقة مستدامة. ما يقدمونه عند انتهاء المشروع يتم استخدامه بالكامل وتبنيه بالكامل من قبل العميل. إنه نجاح لأنه تم بناؤه ليكون ناجحًا من البداية.

يعد فهم أهداف العمل معيارًا أساسيًا لأي مدير مشروع يريد التأثير على العملاء و أصحاب المصلحة . إذا كان بإمكانك إثبات أنك قدمت شيئًا ذا قيمة ، فمن السهل إثبات التأثير الذي لديك والقيمة التي تحققها للشركة.

اجعل من عادتك أن تسأل أصحاب المصلحة عن القيمة التجارية التي يتوقعونها وكيف يريدون استخدام كل ما يقدمه مشروعك لهم. تحدث معهم حول كيفية تعريفهم للنجاح. يمكنك بناء هذا في عملية قابلة للتكرار في بداية كل مشروع.