الموارد البشرية

10 نصائح رئيسية لمراجعات أداء الموظف الفعالة

يمكنك جعل التبادل ناجحًا لمساعدة الموظفين على تطوير مهاراتهم

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

صورة أليسون كزينكوتا التوازن 2018

هل أنت مهتم بالنصائح حول كيفية جعل مراجعات الأداء ناجحة في مؤسستك؟ بينما تختلف طرق وأساليب مراجعة الأداء من منظمة إلى أخرى ، توجد مبادئ عامة حول كيفية التحدث مع الموظف حول أدائه.

سواء كان مراجعة الأداء ، اجتماع تعديل الراتب ، أو تنفيذ أ خطة تحسين الأداء (PIP) ، ستساعدك هذه النصائح على قيادة الاجتماع بثقة أكبر.

هذه النصائح قابلة للتطبيق في محادثاتك اليومية مع الموظفين. كما أنها مهمة في اجتماعاتك الرسمية الدورية مع الموظفين لمناقشتها أهداف الوظيفة والأداء . ستساعدك هذه النصائح العشر في جعل تقييمات الأداء إيجابية وتحفيزية. ستحسن - لا تنكمش - قدرتك على التفاعل مع موظفي التقارير.

نصائح لمراجعة الأداء

يجب ألا يسمع الموظف أبدًا عن الأداء الإيجابي أو الأداء الذي يحتاج إلى التحسين لأول مرة في اجتماع مناقشة الأداء الرسمي ما لم تكن معلومات جديدة أو رؤية مدروسة. يناقش المديرون الفعالون كلاً من الأداء الإيجابي ومجالات التحسين بانتظام ، حتى يوميًا أو أسبوعيًا مع الإبلاغ عن الموظفين. تهدف إلى جعل محتويات مناقشة مراجعة الأداء إعادة تأكيد للنقاط الحرجة.

يوصى بمراجعة الأداء على أساس منتظم

من أجل تقديم ملاحظات منتظمة ، فإن مراجعات الأداء ليست حدثًا سنويًا. يوصى بعقد اجتماعات ربع سنوية مع الموظفين. في شركة واحدة متوسطة الحجم ، يتم التخطيط والتقييم الوظيفي مرتين في السنة. تخطيط التطوير الوظيفي بالنسبة للموظفين ، يتم تحديد موعده أيضًا مرتين في السنة ، لذلك يناقش الموظف وظيفته ومهنته ، رسميًا مع مديره ، أربع مرات في السنة على الأقل.

تحديد الهدف هو مكون أساسي

بغض النظر عن مكونات عملية مراجعة الأداء ، فإن الخطوة الأولى هي تحديد الأهداف . من الضروري أن يعرف الموظف بالضبط ما هو متوقع من أدائه. تحتاج مناقشاتك الدورية حول الأداء إلى التركيز على هذه الأجزاء المهمة من وظيفة الموظف.

تحتاج إلى توثيق هذا خطة العمل : الأهداف والتوقعات في أ خطة العمل أو توقعات العمل أو بتنسيق صاحب العمل الخاص بك. بدون اتفاق مكتوب وصورة مشتركة لأهداف الموظف ، فإن نجاح الموظف غير مرجح.

اجعل كيفية تقييم الأداء واضحة

أثناء الإعداد وتحديد الهدف ، تحتاج إلى توضيح كيفية تقييم أداء الموظف. صِف بالضبط ما تبحث عنه من الموظف وكيف ستقيم بالضبط أدائه. ناقش مع الموظف دوره في عملية التقييم. إذا كانت عملية مراجعة أداء مؤسستك تتضمن ملف التقييم الذاتي للموظف شارك في النموذج وتحدث عما يستلزمه التقييم الذاتي.

مشاركة تنسيق مراجعة الأداء

تأكد أيضًا من مشاركة تنسيق مراجعة الأداء مع الموظف ، حتى لا يفاجأ بنهاية الفترة الزمنية لمراجعة الأداء. يتمثل أحد المكونات المهمة في مناقشة التقييم هذه في مشاركة الموظف في كيفية تقييم مؤسستك للأداء.

يحتاج الموظف إلى فهم أنه إذا قام بما هو متوقع ، فسيتم اعتباره موظفًا ذا أداء جيد. في بعض المنظمات التي تصنف الموظفين ، هذا يعادل ثلاثة على مقياس مكون من خمس نقاط. يجب أن يقوم الموظف بما هو أكثر من مجرد الأداء حتى يتم اعتباره موظفًا متميزًا.

توثيق الأداء على مدار العام

تجنب تأثير القرون والهالة حيث يتضمن كل شيء نوقش في الاجتماع أحداثًا إيجابية وسلبية حديثة. تلون الأحداث الأخيرة حكمك على أداء الموظف. بدلاً من ذلك ، أنت مسؤول عن توثيق الأحداث الإيجابية مثل المشاريع المكتملة ، والأحداث السلبية مثل الموعد النهائي الفائت ، خلال كامل الفترة الزمنية التي يغطيها استعراض الأداء. تحتاج إلى تدوين هذه الملاحظات على مدار العام لتقييم أداء الموظف بشكل عادل.

في بعض المنظمات ، تسمى هذه تقارير الحوادث الحرجة. اطلب من الموظف أن يفعل الشيء نفسه حتى تتمكن معًا من تطوير نظرة شاملة على أداء الموظف خلال الفترة الزمنية التي تغطيها مناقشتك.

التماس الملاحظات

اطلب تعليقات من الزملاء الذين عملوا عن كثب مع الموظف. اتصلت في بعض الأحيان 360 درجة ردود الفعل نظرًا لأنك تحصل على تعليقات للموظف من رئيسه وزملائه في العمل وأي فريق عمل لإعداد التقارير ، فإنك تستخدم التعليقات لتوسيع معلومات الأداء التي تقدمها للموظف.

ابدأ بالمناقشات غير الرسمية للحصول على معلومات التغذية الراجعة. ضع في اعتبارك تطوير تنسيق بحيث يسهل استيعاب الملاحظات ومشاركتها مع المدير. إذا كانت شركتك تستخدم نموذجًا تملأه مسبقًا قبل الاجتماع ، فقم بإعطاء مراجعة الأداء للموظف قبل الاجتماع. يتيح ذلك للموظفة استيعاب المحتويات قبل مناقشتها التفاصيل معك. يمكن لهذه الإيماءة البسيطة أن تزيل الكثير من العاطفة والدراما من اجتماع مراجعة الأداء.

التحضير للمناقشة

استعد للمناقشة مع الموظف. لا تذهب إلى مراجعة الأداء دون تحضير. إذا كنت جناحًا ، فستفشل مراجعات الأداء. سوف تفوتك الفرص الرئيسية للتغذية الراجعة والتحسين ، ولن يشعر الموظف بالتشجيع بشأن نجاحاته. ال توثيق التي حافظت عليها خلال فترة مراجعة الأداء تخدمك جيدًا بينما تستعد لمراجعة أداء الموظف.

نهج الممارسة مع الموارد البشرية

إذا لزم الأمر ، تدرب على الأساليب مع موظفي الموارد البشرية أو زميل أو مديرك. تدوين الملاحظات مع النقاط الرئيسية للتغذية الراجعة. قم بتضمين النقاط التي توضح بوضوح النقطة التي تخطط لتوضيحها للموظف. كلما تمكنت من تحديد الأنماط وإعطاء أمثلة ، كلما كان الموظف يفهم بشكل أفضل ويكون قادرًا على التصرف بناءً على التعليقات.

لقاء مع موظف

عندما تقابل الموظف ، اقض بعض الوقت في الحديث عن الجوانب الإيجابية لأدائه. في معظم الحالات ، يجب أن تستغرق مناقشة المكونات الإيجابية لأداء الموظف وقتًا أطول من أن المكونات السلبية .

بالنسبة للموظفين ذوي الأداء الأعلى من المتوسط ​​وموظفيك ، ردود الفعل الإيجابية ، والمناقشة حول الكيفية التي يمكن للموظفة أن تستمر في تطوير أدائها يجب أن تشكل غالبية المناقشة. سيجد الموظف هذا مجزيًا ومحفزًا.

لا يعتبر أداء أي موظف سلبيًا تمامًا - إذا كان الأمر كذلك ، فلماذا لا يزال الموظف يعمل في مؤسستك؟ لكن لا تهمل المجالات التي تحتاج إلى تحسين أيضًا. خاصة بالنسبة للموظف ضعيف الأداء ، تحدث مباشرة ولا تلطخ بالكلمات. إذا لم تكن مباشرًا ، فلن يفهم الموظف خطورة موقف الأداء. استخدم أمثلة من الفترة الزمنية الكاملة التي يغطيها استعراض الأداء.

المحادثة هي المفتاح لاجتماع الأداء المنتج

ستحدث الروح التي تتعامل بها مع هذه المحادثة فرقًا في مدى فعاليتها. إذا كانت نيتك صادقة لمساعدة الموظف على التحسن ، وكانت لديك علاقة إيجابية مع الموظف ، فإن المحادثة تكون أسهل وأكثر فاعلية.

الموظف يجب أن تثق في أنك تريد المساعدة منهم لتحسين أدائهم. يحتاج الموظف إلى سماعك تقول إن لديك ثقة في قدرته على التحسين. هذا يساعدهم على الاعتقاد بأن لديهم القدرة والدعم اللازمين للتحسين.

المحادثة هي الكلمة الأساسية عند تحديد اجتماع مراجعة الأداء. إذا كنت تقوم بكل الحديث أو أصبح الاجتماع محاضرة ، فإن مراجعة الأداء تكون أقل فعالية. سيشعر الموظف بالصراخ في وجهه ويعامل بشكل غير عادل. ليس هذا ما تريد أن يشعر به الموظفون عندما يتركون تقييمات أدائهم.

اطرح سؤالاً لجعل الاجتماع تحفيزيًا

تريد الموظف الذي هو متحمس ومتحمس بشأن قدرتهم لمواصلة النمو والتطور والمساهمة. استهدف اجتماعات مراجعة الأداء التي يتحدث فيها الموظف أكثر من نصف الوقت. يمكنك تشجيع هذه المحادثة عن طريق طرح أسئلة مثل هذه.

  • ما الذي تتوقع أن يكون أكثر تحديًا بشأن أهدافك لهذا الربع؟
  • ما هو الدعم الذي يمكن أن يقدمه لك القسم والذي سيساعدك في الوصول إلى هذه الأهداف؟
  • ما هي آمالك في تحقيق إنجازاتك في شركتنا هذا العام؟
  • كيف يمكنني أن أصبح مديرًا أفضل لك؟
  • كم مرة تريد تلقي ردود الفعل؟
  • ما نوع الجدول الزمني الذي يمكننا إعداده حتى لا تشعر بأنك خاضع للإدارة الدقيقة ، ولكني أتلقى التعليقات التي أحتاجها فيما يتعلق بتقدمك في تحقيق أهدافك؟
  • ماذا سيكون ملف أجندة مفيدة من أجل اجتماعاتنا الأسبوعية الفردية؟

الخط السفلي

إذا كنت تأخذ نصائح مراجعة الأداء هذه في صميمها وتمارس هذه التوصيات في اجتماعات مراجعة الأداء الخاصة بك ، فسوف تقوم بتطوير أداة مهمة لحقيبة أدوات الإدارة الخاصة بك. يمكن أن تعزز مراجعة الأداء علاقتك مع الموظفين ، وتحسن أداء مؤسستك ، وتعزز التواصل بين الموظف والمدير بشكل ملحوظ - نعمة للعملاء وعلاقات العمل.