أسئلة وأجوبة مقابلة المساعد الإداري
••• AAGAMIA / إيماج بانك / جيتي إيماجيس
جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات- التحضير للمقابلة
- نصائح للتعامل مع المقابلة
- أسئلة وأجوبة المقابلة
- أسئلة لطرحها على القائم بإجراء المقابلة
عندما تجري مقابلة من أجل وظيفة مساعد إداري ، سيرغب القائم بإجراء المقابلة في معرفة مدى صلة مؤهلاتك بالمنصب وكيف تتناسب مع الشركة والقسم.
لأن الوظيفة تتطلب كليهما إداري و شخصي المهارات ، غالبًا ما يسأل مديرو التوظيف عن السمات المحددة التي تؤهلك للحصول على المنصب ، بالإضافة إلى مهارات الأشخاص الأقل قابلية للقياس الكمي.
التحضير للمقابلة
تتمثل إحدى طرق التحضير في تحليل الوصف الوظيفي لمحاولة التعرف على ما إذا كان هناك شيء معين مجموعة المهارات الذي يركز عليه الموقف.
على سبيل المثال ، هل هناك تركيز على تخطيط السفر أو تنسيق المشروع أو جدولة الاجتماعات اليومية أو المساعدة الشخصية أو أي شيء آخر؟
تأكد من التأكيد على تجربتك الأكثر صلة عند الإجابة أسئلة المقابلة الخاصة بالوظيفة .
قم بعمل قائمة بالمهارات المذكورة في إعلان الوظيفة ، ولا تتردد في إضافة بعض المهارات الأخرى التي تعتقد أنها ستكون قابلة للتطبيق أيضًا. ثم ألق نظرة على مهاراتك الإدارية والمكتبية ، و تطابق مؤهلاتك مع الوظيفة .
سيساعدك هذا على تكييف إجاباتك بالطريقة الأكثر صلة بالموضع المحدد.
1:14شاهد الآن: كيف تجيب على 4 أسئلة شائعة للوظائف الإدارية
نصائح للتعامل مع المقابلة
من المهم أن تدرك أن المناقشة من المحتمل أن تتجاوز العلاقات الشخصية المهارات الناعمة ، مثل قدرات الاتصال الخاصة بك ، أو المهارات التنظيمية ، أو حسن التوقيت. يجب أن تكون مستعدًا للتحدث عنه مهارات صعبة ، جدا.
كن مستعدًا لمناقشة برامج البرامج
نظرًا لأن العديد من وظائف المساعد الإداري تتطلب استخدامًا متكررًا لبرامج معينة ، فقد تضطر إلى مناقشة البرامج المختلفة التي عملت معها وكيفية استخدامك لهذه البرامج ومستوى خبرتك.
أحب استخدام التكنولوجيا والتعلم عن البرامج الجديدة. لدي أيضًا موهبة في تدريس زملاء العمل الذين قد لا يكونون على دراية كبيرة باستخدام الأنظمة. في وظيفتي الأخيرة في Kent Associates ، تطوعت لمراجعة أنظمة إدارة المشاريع لفريق المحترفين الذين دعمتهم. وافق رئيسي على توصيتي وأدخلنا نظامًا قائمًا على الويب ، Asana ، يساعدنا على تتبع المشاريع ومشاركة المعلومات على منصة الويب.
وسعتأنا الشخص المناسب في المكتب لشرائح PowerPoint وأستمتع بمساعدة موظفي المبيعات لدينا لإبهار العملاء بعروضهم التقديمية. أنا أيضًا مستخدم متقدم لبرنامج Excel وأنشئ وحدات ماكرو معقدة لإعداد توقعات الميزانية لمقترحات المشروع.
وسعتستكون إجاباتك أكثر إثارة للإعجاب إذا قدمت حكايات محددة تجسد قيادتك للأدوات والعمليات الإدارية.
كن مستعدًا لمناقشة العمليات الإدارية
يجب أن تكون مستعدًا لمناقشة سير العمل والعمليات الإدارية في المناصب السابقة. كمحترف إداري ، لا ينبغي أن يكون هناك شك في أنك منظم وموجه نحو التفاصيل. المحاور الخاص بك سوف تريد أن تعرف كيف تظهر هذه الصفات في سير عملك اليومي.
القدرات التنظيمية والاهتمام بالتفاصيل من بين أقوى الأصول لدي. لقد ازدهرت في المواقف التي يمكنني فيها تنظيم المشاريع المعقدة. على سبيل المثال ، دعمت سابقًا ثمانية محترفين كانوا يخططون لأحداث ترويجية للعملاء. لقد طورت نموذجًا لتتبع الأهداف والتقدم لكل مشروع وقمت بإعداده على محرك أقراص مشترك حتى يتمكن جميع الموظفين المعنيين من تتبع تقدمهم فيما يتعلق بمشاريع وأحداث الفريق.
وسعتعند العمل لدى Alfred Group ، قمت بإنشاء دليل إجراءات يحدد الخطوات المطلوبة لمعالجة طلبات القروض ، ثم قمت بتحميله عبر الإنترنت حتى يتمكن جميع مسؤولي القروض من اتباع نفس الإجراءات.
وسعتاستجب دائمًا بشكل إيجابي
انتبه لسلوكك طوال المقابلة. ابتسم ، وحافظ على التواصل البصري مع القائم بإجراء المقابلة ، وتحدث بنبرة صوت متحمسة (لكنها لا تزال هادئة وواثقة).
نظرًا لأن المساعدين الإداريين غالبًا ما يتعاملون بشكل وثيق جدًا مع الأفراد الذين يعملون لديهم ، فمن الضروري أن تكون إيجابيًا ومهنيًا ومهذبًا في جميع الأوقات.
وسعتسترغب في ألا يكون لدى القائم بإجراء المقابلة أدنى شك في أن العمل معك سيكون تجربة ممتعة.
عملت في مكتب الاستقبال في وكالتنا ، وكان من المهم أن أترك انطباعًا أوليًا إيجابيًا لكل من العملاء الحاليين والمحتملين. أنا شخص طبيعي 'يمكنني القيام به' ، وقد أشادت مراجعاتي بانتظام بتوجيهي لخدمة العملاء.
وسعتتقوم الشركة باستطلاع آراء العملاء بعد التفاعلات ، ويظهر اسمي باستمرار كموظف مفيد وممتع ومهني. علق رئيسي على عدد المرات التي يطلب فيها العملاء مني عند الاتصال بالمكتب للحصول على المساعدة.
وسعتأسئلة وأجوبة مقابلة المساعد الإداري
أثناء التحضير ، قد يكون من المفيد مراجعة الأسئلة التي قد تطرح عليك. اعطِ بعض التفكير في كيفية تأطير الاستجابة ، مع إبراز التجارب المحددة والنجاحات من الوظائف السابقة.
- ما هي مهارات الكمبيوتر لديك ، وما البرامج التي تفضل استخدامها؟ - أفضل الإجابات
- هل أنت مرتاح لاستخدام هاتف بخطوط متعددة والتعامل مع عدد كبير من المكالمات الهاتفية؟ - أفضل الإجابات
- في هذه الشركة ، نود أن نفكر في أنفسنا كفريق يعمل معًا لتحقيق نفس الأهداف. ما هو شعورك تجاه العمل في بيئة جماعية؟ - أفضل الإجابات
- كيف ستشعر بالإشراف على موظفين أو ثلاثة موظفين آخرين؟ - أفضل الإجابات
- ما هي أعظم نقاط قوتك وكيف ستساعد في أدائك في هذا المنصب؟ - أفضل الإجابات
- ما هو أكبر نقطة ضعف لديك؟ - أفضل الإجابات
- كيف تتعامل مع الإجهاد والضغط؟ - أفضل الإجابات
- كيف كان شعورك بالعمل لدى مشرفك؟ - أفضل الإجابات
- ماذا تتوقع من المشرف؟ - أفضل الإجابات
- هل تفضل العمل بشكل مستقل أو ضمن فريق؟ - أفضل الإجابات
- هل تعمل بشكل جيد مع الناس؟ - أفضل الإجابات
- أعط بعض الأمثلة الشخصية للعمل الجماعي. - أفضل الإجابات
- أسئلة مقابلة موظف الاستقبال: - قائمة الأسئلة
أسئلة لطرحها على القائم بإجراء المقابلة
يجب عليك أيضا أن تفعل بعض البحث عن الشركة ، وكن مستعدًا لطرح الأسئلة ذات الصلة عندما تسنح الفرصة.
قد يكون من المفيد طرح بعض الأسئلة مسبقًا التي قد تطرحها أو تناقشها أكثر إذا لم تتح لك الفرصة في وقت سابق من المقابلة.
في كثير من الأحيان ، سيكون هذا بالقرب من نهاية المقابلة ، لذلك من المهم ترك انطباع جيد للمقابل (المحاورين). هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي إظهار اهتمامك وتحضيرك لمقابلة العمل من خلال ربط الأسئلة التي طُرحت عليك ببعض الأسئلة الخاصة بك.
- ما هي مسؤوليات هذا المنصب؟
- هل يمكنك وصف يوم نموذجي (أسبوع) في هذا القسم؟
- ما هي نقاط القوة في هذا القسم؟ ما هي نقاط الضعف؟
- ما الذي سيقوله مساعدوك السابقون أنه أفضل جزء من العمل بالنسبة لك؟ ماذا يقولون كان الأسوأ؟
- في أي اتجاه ترى الشركة تسير في السنوات الخمس المقبلة؟ هل تشعر أن هناك أي تهديدات لنجاحها؟
- لماذا ترك مساعدك الأخير المنصب؟ ما هي نقاط قوته؟ ما هي نقاط ضعفه؟ ماذا يفعل الآن؟
- ما هي السمات التي يمتلكها أفضل مساعد لك؟ ماذا عن أسوأ مساعد لك؟
- كم مرة يتم تنفيذ مراجعات الأداء؟ من يقودهم؟
- ما هي المهارات الأكثر أهمية بالنسبة لك في المساعد الإداري؟
- كيف تكافئ وتشجع العاملين في قسمك؟
- هل هناك أي مشاكل إنتاجية جارية في هذا القسم؟
- كيف تعاملت مع مشاكل الموظفين في الماضي؟
- ما هي بعض أكبر التحديات التي يواجهها الشخص في هذا المنصب؟
- ما هو الجانب الأكثر مكافأة لهذا المنصب في رأيك؟
- هل (هل الشركة / القسم) تدعم عضوية الجمعيات المهنية ، والتطوير المهني المستمر؟
- ماذا يمكن أن تصفه على أنه دور الطاقم الإداري في هذا المكتب؟
- هل من المتوقع ساعات العمل الإضافي أو نهاية الأسبوع؟
- ما أكثر شيء يعجبك في العمل لهذه الشركة؟ هل هناك أي تغييرات قد تقوم بها؟
- ما الذي يعجبك على الأقل في العمل هنا؟
- هل تشجع القسم على العمل كفريق أو التركيز أكثر على المساهمات الفردية؟
كن مستعدًا لمزيد من أسئلة المقابلة الوظيفية
بالإضافة إلى أسئلة المقابلة الخاصة بالوظيفة ، سيتم طرح المزيد من الأسئلة العامة حول تاريخ التوظيف ، والتعليم ، ونقاط القوة ، والضعف ، والإنجازات ، والأهداف ، والخطط.
فيما يلي قائمة بـ أسئلة المقابلة الأكثر شيوعًا وعينة من الإجابات.