الوصف الوظيفي لأخصائي إداري بالجيش

الوصف الوظيفي لأخصائي إداري بالجيش

اليكس دوس دياز الميزان

(ملاحظة: ألغى الجيش تخصص الاحتلال العسكري (MOS) في يوليو 2006. المعلومات أدناه محفوظة للأغراض التاريخية فقط.)

الواجبات الرئيسية 42L

يشرف الجندي المعين في الوظيفة العسكرية 42L- أخصائي إداري على أو يؤدي واجبات إدارية وكتابية وطباعة. واجبات MOS 42L في كل مستوى من مستويات المهارة هي:

• (واحد) مستوى المهارة 1 . أنواع المراسلات العسكرية وغير العسكرية مسودة ونسخة نهائية. يستخدم المبادئ الأساسية لتكوين اللغة الإنجليزية وقواعدها في إعداد المراسلات. تدقيق المستندات المكتوبة مقابل المستندات المصدر. يقوم بتجميع المنتج النهائي للمراجعة أو المصادقة أو أي تصرف آخر. يعد البريد المسجل أو المعتمد للإرسال. يفتح ويصنف ويوجه ويسلم المراسلات والرسائل الواردة. يقوم بإعداد وثائق التحكم المعلق والحفاظ على الملفات المعلقة. يوقع إيصال ، ويستلم البريد المسجل والمعتمد. المواعيد وإرسال المراسلات والرسائل الصادرة. يعد ويحافظ على الملفات الوظيفية لكل MARKS. يستقبل المطبوعات ويؤسس ويحتفظ بمكتبة المطبوعات. نماذج طلبات الشراء والمخزونات الفارغة.
  • (اثنين) مستوى المهارة 2 . يقوم بالكتابة والواجبات الكتابية الموضحة في المستوى السابق من المهارة ويوفر التوجيه الفني بشأن المسائل الإدارية للطابعين والموظفين الكتابيين. تدقيق المراسلات الخاصة بالتنسيق والمحتوى واستخدام الاختصارات المصرح بها. يجيب على استفسارات الموظفين ويقدم المشورة للموظفين بشأن الأمور الإدارية والكتابية. إعداد السجلات والقوائم ولوحات الحالة والمخططات والرسوم البيانية ورسومات العرض والاحتفاظ بها. يؤلف المراسلات الروتينية.
  • (3) مستوى المهارة 3 . يشرف على أداء الوظائف الإدارية. مراجعة وتحرير المراسلات قبل إصدارها أو تقديمها للتوقيع أو أي تصرف آخر. إجراء مراجعة دورية للملفات لضمان حفظ المراسلات بشكل صحيح. يتحكم في استخدام مرافق الاستنساخ ومراجعة العناصر المراد نسخها. يخطط وينظم عمليات المكتب لتشمل المطبوعات والنماذج الإدارية والإجراءات الإدارية للمكتب. يكتب SOP للمكتب ، والأوصاف الوظيفية ، والتوجيهات ، ويحدد متطلبات المعدات المكتبية ، والإمدادات ، والمساحة. مخططات تخطيط المكتب. طلبات الشراء والاستلام والجرد والتوقيع على الإيصالات اليدوية للمعدات المكتبية. ينسق الأنشطة الإدارية مع العناصر التنظيمية الأخرى وأقسام الموظفين. يحدد طرق تسليم البريد والمخططات ويرتب لاستلام التوزيع من قبل السعاة. يعمل كوصي على الوثائق السرية. يوقع إيصالات السجلات والمخزونات والملفات ويؤمن المستندات السرية. يعد المستندات للتلف أو التصرف بأي شكل آخر. يضمن المساءلة الصحيحة للوثائق بناءً على درجة التصنيف.
  • (4) مستوى المهارة 4 . يشرف على الوظائف الإدارية ويؤدي واجبات في المستوى السابق من المهارة في القسم ، أو المقارنات المماثلة ، أو ذات المستوى الأعلى. يوفر التدريب الفني والتعليمات للمرؤوسين والوحدات المدعومة.
  • (5) مستوى المهارة 5 . يشرف على أداء الوظائف الإدارية في عنصر إداري أو ما شابه ذلك في الأقسام أو المقارنات المماثلة أو ذات المستوى الأعلى. يتفقد الوحدات التابعة ويقدم توصيات لإزالة أوجه القصور أو تحسين العمليات الإدارية.

المتطلبات المادية لـ 42 لتر

يجب أن يمتلك المتخصصون الإداريون المؤهلات التالية:

• (1 ل تصنيف المطالب المادية من المتوسط.
• (2) ملف تعريف مادي 323222.
  • (3) ل الحد الأدنى من النقاط من 95 في منطقة الكفاءة CL.
  • (4) القدرة على الكتابة بسرعة لا تقل عن 25 كلمة صافية في الدقيقة.
  • (5) التدريب الرسمي (إكمال دورة تدريبية لدورة MOS 42L التي أجريت في أو تحت إشراف المدرسة العامة المساعدة للجيش الأمريكي) إلزامي.

ج. معرفات المهارة الإضافية

• (1) E3 - مساعد إداري تنفيذي (SPC من خلال SSG).
• (2) E4 - إرفاق الدعم الإداري.
  • (3) F4- مشرف بريد.
  • (4) F5 - العمليات البريدية.
  • (5) مدرب اللياقة البدنية P5 Master ،
  • (6) 2S - عمليات طاقم المعركة (مستوى المهارة 3 وما فوق).
  • (7) 4A - تدريب إعادة التصنيف.

(المعلومات مستمدة من كتيب الجيش 611-21.)