رسائل ورسائل بريد إلكتروني

أفضل الرسائل والبريد الإلكتروني التحية والتحية

سيدة أعمال تعمل في المكتب في المكتب

••• براتان شوروانجساك / إيم / جيتي إيماجيس

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

يعد بدء خطاب بالنغمة الصحيحة أمرًا مهمًا في المراسلات الرسمية المكتوبة أو بالبريد الإلكتروني ، مثل خطاب الغلاف أو a شكرا لك ملاحظة . هذا هو سبب أهمية التحية التي تستخدمها في هذه المراسلات.

تعرف على التحية الشائعة لمساعدتك على نقل المستوى الصحيح من الألفة والاحترام في أي موقف مهني.

إرشادات عامة لاختيار التحية

التحية هي التحية في بداية الرسالة أو رسالة البريد الإلكتروني. نظرًا لأن التحية هي أول ما يراه المجند أو مدير التوظيف أو جهة اتصال عمل أخرى ، فمن المهم أن تحدد التحية نغمة يتم تفسيرها على أنها مناسبة من قبل المستلم.

الملاءمة تعتمد على:

  • ما مدى معرفتك بالمتلقي
  • سواء كنت ترسل خطابًا مكتوبًا أو مطبوعًا أو بريدًا إلكترونيًا
  • نوع الرسالة التي ترسلها

بشكل عام ، كلما عرفت الشخص بشكل أفضل وكلما كانت المراسلات غير رسمية ، كلما كانت التحية التي يمكنك استخدامها أقل رسمية.

عادةً ما تكون التحية في رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الرسائل المكتوبة أو المطبوعة.

التحية الرسمية للخطاب

تحية طيبة (أو صباح الخير ، مساء الخير): ضع في اعتبارك هذه الخيارات كإصدار رسمي أكثر من 'مرحبًا' و 'مرحبًا'. إنها مناسبة للرسائل الرسمية المكتوبة أو المطبوعة ورسائل البريد الإلكتروني لأشخاص لا تعرفهم (أو تعرفهم فقط على أساس غير رسمي). على سبيل المثال ، فكر في استخدامها عند إرسال رسالة إخبارية إلى قسم آخر.

العزيز: هذه التحية مناسبة لمعظم أنواع المراسلات الرسمية المكتوبة أو بالبريد الإلكتروني. يمكنك استخدامه سواء كنت تعرف الشخص أم لا وما إذا كان مستلم الرسالة هو مشرف أو أحد معارف الأعمال. يشيع استخدام كلمة 'Dear' في خطابات الغلاف وخطابات المتابعة وخطابات الاستقالة إلى أصحاب العمل. يستخدمه أرباب العمل أيضًا في رسائل القبول والرفض للمتقدمين للوظائف.

إلى من يهمه الأمر: يتم استخدام هذا في المراسلات الرسمية المكتوبة أو عبر البريد الإلكتروني عندما لا يكون لديك طريقة لمعرفة الشخص المحدد الذي تكتب إليه. قد تستخدم ' إلى من يهمه الأمر ' متي إجراء استفسار حول وظيفة تريد التقدم لها أو عند التقدم لوظيفة ولكنك لا تعرف اسم الشخص الذي يقود عملية البحث عن المرشح.

تحيات رسالة غير رسمية

مرحبا: في حين أن التحية العامة ، 'مرحبًا' مناسبة بشكل عام لمراسلات البريد الإلكتروني فقط. هناك أيضًا ، يجب استخدامه فقط في المراسلات العرضية مع الأشخاص الذين أنشأت معهم بالفعل علاقة مهنية (خطاب تقدير إلى مشرف ، على سبيل المثال).

مرحبا: هذا الاختلاف غير الرسمي مناسب فقط في معظم مراسلات البريد الإلكتروني غير الرسمية مع الأشخاص الذين تعرفهم جيدًا. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك استخدامه في رسالة شكر لزميل عمل مقرب.

ابذل جهدًا للعثور على اسم شخص محدد في القسم تهتم بالاتصال به. (حاول استخدام موقع ويب لشركة أو LinkedIn للعثور على جهة اتصال معينة.) يؤدي استخدام اسم الشخص إلى إضفاء لمسة شخصية على الرسالة.

كيف تتبع التحية

بعد المصطلح الافتتاحي الذي ينقل معرفتك بالشخص (مثل 'عزيزي') ، قم بتضمين إما اسم وتكريم المستلم (مثل 'السيدة هدسون' أو 'دكتور زيفاجو') ، الاسم (الأول أو الأول والأخير ، مثل 'Abby' أو 'Peter Parker') ، أو عنوان عام ('Sir' أو 'Madam') ، اعتمادًا على علاقتك بالمتلقي.

عندما تعرف الشخص جيدا

إذا كنت تعرف الشخص جيدًا بما يكفي لتكون على أساس الاسم الأول (زميل أو مشرف حالي ، على سبيل المثال) ، فاتبع التحية باسمه الأول فقط.

عندما لا تعرف الشخص

إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، فاستخدم السيد / السيدة. اسم العائلة أو السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير. إذا كانت جهة الاتصال الخاصة بك تحمل اسمًا محايدًا بين الجنسين (مثل تايلور براون) ولم تكن متأكدًا مما إذا كنت تخاطب امرأة أو رجلًا ، فاتبع المصطلح الافتتاحي بالاسم الكامل للشخص ('عزيزي تايلور براون').

لصاحب عمل محتمل

لصاحب عمل أو مشرف محتمل ، استخدم دائمًا السيد أو السيدة (السيدة أو الآنسة مناسبة فقط عندما تعرف ما إذا كانت المرأة متزوجة أم عازبة) ما لم يُطلب منك تحديدًا استخدام الاسم الأول للشخص.

تحيات عامة

قد يفسر البعض التحية 'سيدي أو سيدتي' أو 'لمن يهمه الأمر' على أنها عفا عليها الزمن ، ولكن من الأفضل أن نخطئ في جانب المحافظة عند التعامل مع المراسلات داخل علاقات العمل. لا يضر بشكل عام أن تكون رسميًا بشكل مفرط ، بينما قد يتم التشكيك في مهنتك إذا اخترت تحية غير رسمية.

معالجة الجنس

يمكنك استخدام لقب الجنس المناسب (مثل 'سيدي' أو 'سيدتي') إذا كنت تعرف جنس الشخص وليس اسمه. بينما يجب عليك دائمًا توجيه رسائلك بأكبر قدر ممكن من التحديد ، إذا لم تتمكن من الحصول على جنس الشخص ، يمكنك استخدام الاسم الأول والأخير: عزيزي روري سميث. استخدم 'سيدي أو سيدتي العزيزة' كملاذ أخير.

مخاطبة عدة أشخاص

عند مخاطبة العديد من الأشخاص ، لا تزال التحيات والتحيات المذكورة أعلاه مناسبة. ومع ذلك ، يجب عليك تضمين أسماء جميع المستلمين إذا كان هناك ثلاثة أسماء أو أقل.

يمكنك كتابة 'مرحبًا وريك وجين' أو 'عزيزي ماري وبوب وسو'. ولكن إذا كان هناك أكثر من ثلاثة أسماء أو كنت تفضل تحية جماعية ، فاستخدم 'الكل' أو 'الفريق' بعد الاسم ('مرحبًا ، الكل' أو 'عزيزي الفريق').

التنقيط تحيات

في نهاية التحية ، يجب أن تضع فاصلة أو نقطتين. على سبيل المثال ، كل ما يلي مقبول:

  • عزيزتي السيدة براون:
  • عزيزتي السيدة براون ،
  • عزيزتي سارة:
  • عزيزتي سارة،

ومع ذلك ، فإن النقطتين هي الخيار الأكثر رسمية ، مما يجعلها مناسبة لكل من المراسلات المكتوبة والبريد الإلكتروني. في المقابل ، تعتبر الفاصلة خيارًا غير رسمي إلى حد ما ، مما يجعلها أكثر ملاءمة لرسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل غير الرسمية المكتوبة أو المطبوعة.

التوازن / ميليسا لينغ

متى يتم التبديل إلى التحيات الأقل رسمية

ضع في اعتبارك أن بعض المصطلحات الافتتاحية التي تنقل نغمة احترافية في مراسلاتك الأولى يمكن أن تنقل نغمة صارمة إذا تم استخدامها في الرسائل اللاحقة ، وعند هذه النقطة ستعرف الشخص بشكل أفضل.

ضع في اعتبارك الاحتفاظ بالمصطلحات الرسمية مثل 'عزيزي' أو 'تحياتي' لنقطة الاتصال الأولى ثم التبديل إلى المزيد من التحيات والتحية المألوفة (مثل مرحبًا مرة أخرى) في رسائل البريد الإلكتروني اللاحقة.

وبالمثل ، قم بتغيير التحية مع تعمق علاقتك مع جهة اتصال تجارية. على سبيل المثال ، بمجرد أن يصبح صاحب العمل المحتمل مشرفًا ، يمكنك الانتقال من 'عزيزي' إلى 'مرحبًا'. وإذا قامت جهة الاتصال الخاصة بك بتسجيل الخروج باسمها الأول وخاطبتك باسمك الأول ، فيمكنك الرد بالمثل.

تكوين رسائل فعالة

التحية عنصر مهم في المراسلات الرسمية التي تجذب المتلقي وتضع لهجة مهنية. ومع ذلك ، هناك المزيد لمعرفة المزيد حول كتابة خطابات الأعمال التي يجب استخدامها بعد ذلك التحية.

سيساعدك تحسين مهاراتك في كتابة الرسائل التجارية بشكل عام على صياغة نص مقنع للرسالة حتى تتمكن من إجراء تلك المقابلة ، وإرسال خطاب شكر مناسب ، والفوز في النهاية بجهات الاتصال التجارية. بالاشارة الى عينات خطاب العمل يمكن أن تساعدك على تقييم مهاراتك في كتابة الرسائل وإتقانها.

التحية تحدد النغمة. اختر واحدًا مناسبًا بناءً على طريقة الاتصال ومدى معرفتك بالمستلم ونوع الرسالة التي ترسلها.

كلما أمكن ، استخدم اسم الشخص. إذا لم تتمكن من معرفة ما هو ، فتكون عبارة 'لمن يهمه الأمر' أو 'سيدي أو سيدتي العزيزة' مناسبة.

بمرور الوقت ، يمكن أن تصبح التحية أقل رسمية. عندما تتواصل مع شخص ما ، يمكن أن يتحول 'عزيزي السيد سميث' إلى 'مرحبًا مرة أخرى ، بوب'. اتبع قيادة الشخص الذي تتواصل معه. عندما تكون في شك ، فمن الأفضل أن تخطئ في جانب المبالغة في الرسمية بدلاً من الإفراط في الرسمية.

مصادر المادة

  1. قاموس كامبردج. ' تحية '. تم الوصول إليه في 22 مايو 2020.