نصائح لإدارة الميزانية للمديرين الجدد

•••

صور SuperStock / جيتي

عندما يتم ترقية الموظف إلى وظيفته أول دور إداري ، من المحتمل أن تكون هذه هي المرة الأولى التي يدير فيها أو تدير ميزانية القسم.

معظم مدراء جدد تلقي القليل من التدريب الرسمي أو عدم تلقيه تدريبًا رسميًا على كيفية تطوير توقعات الميزانية ، أو تتبع نفقاتهم ، أو كيفية إجراء تعديلات في منتصف العام. غالبًا ما يتم تسليمهم جدول بيانات أو تقرير من مديرهم أو القسم المالي ، ويتوقع منهم معرفة كيفية القيام بذلك ، أو التعلم عن طريق التجربة والخطأ.

بينما يمكن أن تكون التجربة والخطأ طريقة فعالة لتعلم مهارة جديدة ، سيكون من الأفضل ألا يضطر المدير الجديد إلى ارتكاب الكثير من الأخطاء المؤلمة. فيما يلي بعض النصائح إذا تمت ترقيتك للتو كمدير مسؤول عن الميزانية.

استثمر الوقت لتتعلم منذ البداية

لا يوجد وقت أفضل لطرح أسئلة غبية عندما تكون جديدًا على شيء ما ولم تفعله أبدًا. من الأفضل أن تسأل وتقضي الوقت مقدمًا في التعلم ، بدلاً من الانتظار حتى يضطر شخص ما للإشارة اخطاؤك . اطلب وقتًا من مديرك (أو سلفك إن أمكن) لمراجعة الفلسفة الأساسية والأهداف الشاملة والتنسيق وكل بند. إذا كان لدى مؤسستك شخص مالي ، فاطلب من هذا الشخص قضاء الوقت معك أيضًا. سيكون معظمهم ممتلئين ومستعدين لمشاركة خبراتهم.بعد كل شيء ، إذا تمكنوا من تدريبك على كيفية القيام بالأشياء وفقًا لمواصفاتهم مقدمًا ، فلن تكون مصدر إزعاج لهم فيما بعد.

خذ دورة المالية والميزنة للمدراء غير الماليين

تحقق مع كليات إدارة الأعمال في جامعتك المحلية ، تحت التعليم التنفيذي. تقدم معظم كليات إدارة الأعمال دورات دراسية غير معتمدة من يوم إلى ثلاثة أيام. أثناء أو بعد الدورة ، خذ الوقت الكافي لمراجعة التقرير السنوي لشركتك وفهم النسب والتقارير المالية المختلفة.

إدارة ميزانية إدارتك كما لو كانت عملك الخاص

عندما نعمل في مؤسسات كبيرة ، فإننا نميل إلى التعامل مع أموال الشركة كما لو كانت تنمو على الأشجار. لم يكن الأمر كذلك ، وحالياً وظيفتك كمدير أن تأخذ الملكية الشخصية لموارد إدارتك.

كن لاعب فريق

إذا أمكن ، راجع ميزانية مديرك. في حين أنه من المهم الحصول على ملكية ميزانيتك ، فإن وحدتك جزء من كيان أكبر. اطلب من مديرك أن يوضح لك المواضع التي تناسب ميزانيتك وتدعم الصورة الكبيرة بالإضافة إلى الترابط مع أقرانك. قد تكون هناك أوقات يحتاج فيها قسم آخر إلى المال لتحقيق أهداف ذات أولوية أعلى من أهدافك. لا تنتظر أن يُطلب منك ذلك أو تسحبه - كن سباقًا واعرض مساعدة مدير نظيرك. سيُنظر إليك على أنك استراتيجي و التعاونيه .

لا تلعب ألعاب غبية

فقط لأن الجميع يفعل ذلك لا يعني أنه ليس غبيًا وسيئًا للشركة. مثال على لعبة الميزانية الغبية النموذجية التي يلعبها المديرون هي استخدامها أو خسارة الإنفاق. إنه الوقت الذي تقترب فيه من نهاية العام ، وتكون ميزانيتك أقل من توقعاتك. في السنوات السابقة ، عند إنفاقك ناقصًا ، تم تعيين ميزانية العام التالي بناءً على الفعلية لتلك السنة. لذلك ، من أجل عدم خفض ميزانيتك مرة أخرى ، يمكنك الذهاب في جولة تسوق - شراء أشياء لا تحتاجها أو تخزينها في حالة احتياجك إليها.

تتبع نفقاتك شهريًا وقم بإجراء تصحيحات استباقية

لا تفترض أن شخصًا ما سيخبرك عندما تتجاوز الميزانية. في الواقع ، قد تضطر حتى إلى طلب تقارير شهرية أو تتبع نفسك. لا تنتظر حتى نهاية العام ، عندما يكون مفاجأة لك ولرئيسك في العمل. بحلول ذلك الوقت ، يكون قد فات الأوان للتحقيق وإجراء التصحيحات. كن مسؤولاً ، وقم بقياس نفسك ، وقم بإبلاغ مديرك بشكل استباقي.

تحلى بالشفافية واشرك فريقك

شارك ميزانيتك مع فريقك ، وربما حتى إشراكهم في إعداد التوقعات. إن إشراك فريقك ومساعدتهم على فهم عملية إعداد الميزانية يخلق إحساسًا بالملكية المشتركة ويشجع موظفيك على إيجاد طرق مبتكرة لإدارة النفقات.

كن استراتيجيًا

لا تأخذ فقط القيم الفعلية للعام الماضي وتضيف 10 في المائة إلى توقعات العام المقبل. ابدأ بوضع استراتيجية وأهداف ، ثم حدد الموارد المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. إذا كنت تحتاج إلى أكثر من العام الماضي ، فقم بإعداد دراسة جدوى لتبرير طلبك للحصول على تمويل إضافي.

لا تطرف

بينما تعد إدارة الميزانية دورًا مهمًا للمدير ، لا تغفل أبدًا عن أهم الأصول: موظفوك! تأكد من أنك تقضي ما لا يقل عن خمسة أضعاف مقدار الوقت تطوير فريقك من سحق الأرقام.