الموارد البشرية

مكونات الاتصال في مكان العمل

فهم مكونات الاتصال يعزز التفاعل

يعني التواصل الفعال بين الأشخاص أن المشاركين ينتهي بهم الأمر إلى مشاركة المعنى.

••• صور MichaelDeLeon / جيتي

الاتصال هو عملية مشاركة ونقل المعلومات بين شخصين أو أكثر. إنه يحتوي على العديد من المكونات ، والفشل في التواصل بشكل فعال في مكان العمل أمر شائع.

يتطلب الاتصال الفعال أن تعمل جميع المكونات بشكل مثالي من أجل المعنى المشترك ، وهو التعريف المفضل للاتصال. إنها ذات أهمية خاصة عندما يتم طرح الأسئلة والإجابة عليها. سوف تجد مكونات الاتصال الفعال وأشكال واستخدامات الأسئلة لتعزيزها.

مكونات في الاتصال

هناك خمسة مكونات لأي اتصال والسادس هو البيئة العامة لمكان العمل الذي يتم فيه التنقل ذهابًا وإيابًا.

الفرد المرسل للرسالة

يجب على المرسل تقديم الرسالة بوضوح وبتفاصيل كافية بحيث يشارك المتلقي المعنى مع المرسل أثناء الاتصال وبعده.

سياق الرسالة

السياق هو كيف يتم تسليم الرسالة من قبل مرسل الرسالة. السياق يشمل التواصل غير اللفظي مثل الإيماءات ولغة الجسد وتعبيرات الوجه وعناصر مثل نبرة الصوت. يتوفر معظم سياق الرسالة فقط عندما يستطيع المتلقي رؤية وسماع مرسل الرسالة. على سبيل المثال ، تعد الرموز التعبيرية / الرموز التعبيرية للبريد الإلكتروني والرسائل الفورية بديلاً ضعيفًا حيث يصوغها المرسل دون إدخال من جهاز الاستقبال.

جزء آخر من السياق هو العواطف التي تشارك في دائرة الاتصال. هل المرسل غاضب؟ هل المتلقي غير مكترث بمحتوى الاتصال أو يحتقر المرسل؟ تؤثر المشاعر البشرية الطبيعية على مشاركة الرسالة بنجاح.

الشخص الذي يتلقى الرسالة

ال يجب أن يستمع المتلقي بعناية وباهتمام ، اطرح أسئلة للتوضيح ، وأعد الصياغة للتأكد من أنها تشترك في المعنى مع المرسل. إذا كان المستلم يثق في المرسل ، تزداد فرص التواصل الفعال. على سبيل المثال ، قد يقول المستمع ، 'أعتقد أن ما قلته هو أنك تشعر بعدم الاحترام. هل هذه هي الرسالة التي كنت تعطيني إياها؟

طريقة التسليم التي تختارها

يجب اختيار طريقة التسليم بناءً على الوسيط الأكثر فاعلية لنقل معنى الرسالة. نظرًا لتنوع طرق الاتصال منذ فجر أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ، أصبحت القرارات المتعلقة بطريقة التوصيل أكثر تعقيدًا. يجب أن تتناسب طريقة التسليم مع احتياجات الاتصال لكل من المرسل والمستقبل حتى يحدث المعنى المشترك.

تشمل طرق الاتصال الاتصال اللفظي والرسائل الفورية (IM) والبريد الإلكتروني والرسائل واللافتات والملصقات ومقاطع الفيديو ولقطات الشاشة والهواتف والملاحظات والنماذج والمستندات المكتوبة ورسائل Facebook و Face Time والمزيد. ستستمر هذه الأساليب في التوسع ، وستستمر توقعات الموظفين للتواصل الفوري حول كل ما يتعلق بعملهم في النمو.

ازدادت أهمية الاتصال الشخصي بشكل خاص بالنسبة للمعلومات التنظيمية التي قد تتطلب التغيير ، أو توفر اعترافًا بالموظف ، أو تسمح بالأسئلة الفورية. يُفضل الاتصال الشخصي أيضًا لأن الموظفين لديهم وصول إلى مكون آخر ، سياق الرسالة.

محتوى الرسالة

يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا ومعروضًا وموصوفًا بالتفصيل الكافي للحصول على فهم من المتلقي. افهم أنه إذا كان محتوى الرسالة له صدى واتصل ، على مستوى ما ، بالمعتقدات الراسخة بالفعل للمتلقي ، فإنه يكون أكثر فاعلية.

البيئة والاتصالات

تعزز مكونات الاتصال المذكورة أعلاه المعنى المشترك عندما تعمل معًا لتوصيل رسالة بشكل فعال. تؤثر بيئة العمل التي تحدث فيها هذه المكونات أيضًا على الاتصال وما إذا كان يتم تلقي الاتصال أم لا. لذا هل الأسئلة التي تطرحها.

عندما تطرح أسئلة صحيحة ، فإنك تبني علاقة وتوحي بالثقة. تشكل الأسئلة جزءًا آخر من الأساس للاتصال في مكان العمل الذي يشترك في المعنى بين المتصلين.

في بيئة عمل تشدد على التواصل المفتوح ، ادخال الموظفين ، و أهداف مشتركة ، التواصل أكثر تواترا وأكثر فعالية. لكن توقع الاتصالات المهمة يضع معايير أعلى في أفضل أماكن العمل هذه. لذلك ، حتى في ارتفاع الروح المعنوية ، بيئات العمل التي تركز على الموظف ، يشتكي الموظفون من أنهم لا يعرفون ما يجري.

نظرًا لجميع المكونات والبيئة العامة لمكان العمل الفردي ، لا يزال الاتصال يمثل تحديًا. الأسئلة القديمة حول من يحتاج إلى معرفة ماذا ومتى يحتاجون إلى معرفته لا يتم الرد عليها بشكل كامل لإرضاء أي شخص.

شكاوى الموظفين حول الكثير من المعلومات ، ليست هناك معلومات كافية ، وحتى عبء المعلومات الزائد ، سيستمر صدى في أماكن العمل.

الخط السفلي

لن تعالج أبدًا مشكلة التواصل في مكان العمل. ولكن ، من خلال الالتزام والتفكير وفهم مكونات الاتصال الفعال وطرح الأسئلة المناسبة ، يمكنك زيادة فعالية كل من علاقاتك الشخصية و التواصل في مكان العمل .

مصادر المادة

  1. جمعية الإدارة الأمريكية. ' ما هو السؤال الجيد؟ هذا سؤال جيد '. تم الوصول إليه في 29 أبريل 2020.