خطوات سهلة لإنشاء ميزانية المشروع
سيكون لدى مديري المشاريع ذوي الخبرة وأولئك الذين يعملون في الشركات الكبرى برامج ومحاسبون لمساعدتهم على تجميع ميزانيات المشاريع. لكن ماذا لو لم تفعل؟ إذا كنت تحدق في جدول بيانات فارغ أو رسالة بريد إلكتروني من راعي المشروع يطلب منك تجميع الموارد المالية للمشروع ، فهذه المقالة لك.
سنلقي نظرة على الأشياء الخمسة التي يتعين عليك القيام بها لإنشاء ميزانية أساسية للمشروع.
استخدم قائمة المهام الخاصة بك
أولاً ، خذ قائمة مهام مشروعك. قد يكون لديك أيضًا هيكل تنظيمي للعمل ، وإذا كان لديك هيكل ، فمن الأفضل استخدامه. لكن قائمة المهام ستعمل طالما أنها تغطي بشكل شامل كل ما تحتاج إلى القيام به في المشروع.
إذا لم يكن لديك قائمة مهام ، فقد حان الوقت لإنشاء واحدة. اكتب كل ما عليك القيام به ، والأشياء التي يجب عليك بناءها أو إنجازها أو إكمالها قبل اكتمال المشروع. ليس من الضروري أن يكون بأي ترتيب معين ، ولكن يجب أن يتضمن كل شيء.
أخيرًا في هذه الخطوة ، وضع الأفكار مع فريق المشروع الخاص بك ، حيث لا بد أن يكون هناك شيء قد نسيته. العديد من الرؤوس أفضل من واحد!
تقدير كل مكون
انتقل الآن إلى قائمتك وحدد سعر كل عنصر. على سبيل المثال ، قد تتضمن المهمة التي تقول 'إعداد اجتماعات لمناقشة المتطلبات' تحديد المصادر والتوظيف أو حجز غرف الاجتماعات أو شراء الموارد التي تحتاجها مثل أقلام العرض أو الرسم البياني. هناك تكلفة مرتبطة بذلك ، لذا احصل على عروض أسعار لاستئجار غرفتك والمعدات الأخرى وقم بتدوينها.
افعل هذا لكل شيء في قائمة المهام ، بحيث ينتهي بك الأمر بسعر مقابل كل عنصر. قد لا يكون لبعض مهام المشروع سعر مرفق ، ولا بأس بذلك.
أضف التقديرات معًا
بعد ذلك ، اجمع كل تقديراتك. من الأسهل القيام بذلك إذا قمت بإنشاء قائمة بالعناصر في جدول بيانات ، وأضفت التكاليف في العمود التالي ، ثم قم بإجمالي العمود في الجزء السفلي. دع جدول البيانات يقوم بالحسابات نيابة عنك! يصبح جدول بيانات ميزانيتك.
إنها فكرة جيدة أن تقوم بتجميع تكاليفك في فئات أيضًا ، بحيث يمكنك بسهولة معرفة أين يذهب الجزء الأكبر من الأموال. استخدم فئات مثل 'مشروع ناشئ' أو 'بنية أساسية' أو 'تدريب' - اختر المجموعات التي تعني شيئًا ما في سياق المشروع.
أضف الطوارئ والضرائب
سيكون رائعًا لو امتلكت كرة بلورية وتمكّنت من التنبؤ بهذه التكاليف بدقة 100٪ ولكنك على الأرجح لا تشعر بالثقة في قدرتك على القيام بذلك! هذا هو المكان الذي يأتي فيه الطوارئ. إنه صندوق من المال يعتمد على مدى ثقتك في أنك حصلت على التقديرات بشكل صحيح. لا تتعلق بأي مهمة معينة. إنه 'وعاء طوارئ' شامل في حالة حدوث خطأ ما أو ترك شيء ما عن طريق الخطأ.
إذا كنت لا تعرف مقدار الطوارئ التي يجب إضافتها ، فانتقل إلى 10٪ من الإجمالي الذي أنشأته في الخطوة الثالثة. إنه تخمين غير علمي يستخدمه العديد من مديري المشاريع ويمنحك القليل من التخفيف في ميزانيتك في حال احتجت إليها.
أضف سطرًا في جدول بيانات ميزانيتك في الجزء السفلي يشير إلى 'الطوارئ' ويحدد النسبة المئوية التي استخدمتها.
لا تنس إضافة أي ضريبة مبيعات أو ضرائب أخرى لم يتم تضمينها صراحةً بالفعل في تقديرات البنود الفردية.
اجمعها كلها ، وهذا هو مبلغ ميزانيتك النهائية.
الحصول على موافقة
آخر شيء تفعله هو إقناع مديرك أو راعي المشروع بميزانيتك. تحدث معهم حول كيفية تجميعها والعناصر التي تشكل ميزانيتك الإجمالية.
هذا هو! تعد ميزانية المشروع من المهارات الأساسية لإدارة المشروع ، وسيساعدك هذا الدليل على البدء في إنشاء ميزانية المشروع.