أمثلة على الترحيب بالبريد الإلكتروني ونصائح حول الكتابة
أدريان مانجل / التوازن
يقضي معظم المحترفين جزءًا كبيرًا من يومهم في إرسال البريد الإلكتروني. ما تكتبه وكيف تقوم بتنسيق رسالتك وإرسالها يمكن أن يحدث فرقًا بين قراءة بريدك الإلكتروني والرد عليه أو إرساله إلى المهملات. بينما يحتاج بعض الناس إلى فرشاة آداب البريد الإلكتروني الأساسية ، يرتكب الآخرون أخطاء لمجرد أنهم غارقون في الحجم الهائل للاتصالات.
أثناء البحث عن وظيفة ، من المحتمل أن ترسل العديد من رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك رسائل الغلاف وملاحظات الشكر والرسائل إلى الاتصالات المتعلقة بالبحث عن وظيفة.
خذ الوقت الكافي لتجنب ارتكاب أخطاء محرجة ، مثل كتابة اسم شخص ما بشكل خاطئ ، وتأكد من كتابة الملاحظات التي تحصل على رد.
راجع أمثلة على التحيات التي يجب استخدامها لبدء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وكيفية بدء رسائلك ، والأخطاء التي يجب تجنبها عند إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية.
استخدم سطر موضوع واضح
اسعى جاهدا من أجل الوضوح في سطر الموضوع الخاص بك. اختر شيئًا مباشرًا يحدد الغرض من بريدك الإلكتروني ، مثل 'تغير وقت الاجتماع' أو 'استعلام سريع عن اقتراحك'.
تجنب تعليق جزرة بإعلان تشويقي مثل 'أريد إخبارك ...' الذي يحاول جذب القارئ إلى فتح البريد الإلكتروني للوصول إلى نيتك. غالبًا ما يقرر الأشخاص ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا استنادًا إلى سطر الموضوع ، لذا اختر واحدًا يوضح غرضك بوضوح.
استخدم تحية احترافية
قم بتضمين ملف التحية المناسبة للظروف والمتلقي. تعمل بعض التحيات في رسالة بريد إلكتروني ولكنها لا تُستخدم في الرسائل العادية ، بينما تعمل بعض التحيات مع كليهما.
اختر تحية بناءً على مدى معرفتك بالشخص الذي تكتب إليه ونوع الرسالة التي ترسلها. على سبيل المثال ، إذا كتبت إلى شخص تعرفه ، فإن عبارة 'مرحبًا جيم' مناسبة. 'عزيزي السيد / السيدة. سميث 'مناسبًا عند التقدم لوظيفة أو كتابة خطاب عمل.
تجنب فتح رسالة بريد إلكتروني بـ 'مرحبًا' ، والتي تبدو غير رسمية جدًا ولا يتم استخدامها بشكل عام في مكان العمل. أيضًا ، تجنب استخدام 'مرحبًا يا رفاق' أو 'مرحبًا يا رفاق' ، حتى إذا كانت طبيعة بريدك الإلكتروني عادية.
أمثلة تحية البريد الإلكتروني
فيما يلي بعض الأمثلة على التحية التي يجب استخدامها عند كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية.
- عزيزي الاسم الأول اسم العائلة (هذا يعمل بشكل جيد إذا كنت لا تعرف جنس الشخص الذي تكتب إليه)
- عزيزي الاسم الأول (عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
- مرحبا الاسم الأول (عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه)
- عزيزي السيد / السيدة. الكنية
- عزيزي السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير
- عزيزي دكتور الاسم الأخير
- عزيزي مدير الموارد البشرية
- عزيزي مدير التوظيف
- إلى من يهمه الأمر
استخدم علامات الترقيم الصحيحة بعد تحيتك. لمزيد من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، استخدم فاصلة منقوطة بعد الاسم. بالنسبة للأشخاص الذين تعرفهم أو المراسلات غير الرسمية ، استخدم فاصلة بعد اسم التحية.
تجنب الأخطاء الشائعة
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تحدث الأخطاء التالية أحيانًا عندما يندفع الأشخاص لإلغاء رسالة بسرعة. خذ الوقت الكافي لمراجعة رسالتك وتنفيذ الخطوات التالية قبل النقر فوق إرسال لتجنب الأخطاء التي يسهل ارتكابها.
- أضف عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا. إذا لم يكن لديك خيار إلغاء إرسال بريد إلكتروني ، فأضف العنوان أخيرًا إذا كان لديك إصبع تشغيل سريع. أدخل اسم المستلم فقط عندما تكون متأكدًا من أن بريدك الإلكتروني جاهز للذهاب.
- تجنب الخطأ 'الرد على الكل'. راقب إصبعك الزناد عند الضغط على 'الرد على الكل'. ضع في اعتبارك ما إذا كان كل شخص في القائمة يحتاج حقًا إلى قراءة ما تريد قوله. ضع في اعتبارك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني القديمة في السلسلة والتي قد لا تريد أن يراها أحد الأشخاص في قائمة 'الرد على الكل'.
- انطلق بهدوء على الدعابة. قد يكون من الصعب تمييز الفكاهة في رسالة بريد إلكتروني لأن نبرة صوتك لن تتألق بالضرورة. بدون لغة الجسد أو تعبيرات الوجه أو الإيقاع ، يمكن أن تسقط الدعابة أو تهين القارئ عن غير قصد. العبها بأمان واتركها بالخارج.
- صحح بروفات الطباعة. لا تخطئ في التفكير في أن الناس سوف يغفرون الأخطاء المطبعية في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية أو أنه سيتم التسامح مع الأخطاء إذا كنت تكتب على هاتفك. قد يتم الحكم عليك بقسوة من خلال الأخطاء في بريدك الإلكتروني ، خاصةً إذا كانت متفشية. لا تعتمد على المدقق الإملائي الذي يمكنه غالبًا اختيار كلمة خاطئة لك.
تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تمامًا كما تفعل مع أي مستند مهم. على وجه الخصوص ، تحقق دائمًا من صحة تهجئة أسماء الأشخاص وتحقق منها.
- لا تستخدم الرموز التعبيرية أو الرموز التعبيرية. المزيد والمزيد ، بدأت رسائل البريد الإلكتروني تشبه الرسائل النصية. تتضمن رسائل مكان العمل الآن أحيانًا رموز تعبيرية 'رائعة' أو وجوه مبتسمة. على الرغم من أنها أصبحت أكثر شيوعًا ، تجنب الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية في المراسلات الرسمية. إذا كانت تحية البريد الإلكتروني الخاصة بك تتضمن الاسم الأخير لشخص ما ، فهذه علامة مؤكدة أنه يجب عليك حذف الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية.
- تذكر أن البريد الإلكتروني يستمر إلى الأبد. فكر مليًا قبل إرسال بريد إلكتروني لشيء شخصي أو سري ، أو طرد شخص ما عبر البريد الإلكتروني ، أو الاستخفاف بشخص ما ، أو الرد بغضب. حتى رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة يمكن إحياءها من النسخ الاحتياطية للبيانات. قد يكون من الأفضل القيام بهذه الأنواع من التفاعلات شخصيًا. قاعدة أساسية جيدة: لا تكتب أي شيء في رسالة بريد إلكتروني لا ترغب في مشاركته علنًا ، كما هو الحال في الإيداع ، أو على وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال.
طبق قاعدة الـ 24 ساعة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب عليك إرسال الرسالة ، فانتظر حتى اليوم التالي لاتخاذ القرار.