دعاية

كيفية إنشاء ملف صحفي لعملك

الملف الصحفي لبرنامج تلفزيوني

•••

بول ساجيت

ربما تكون قد سمعت بمصطلح 'مجموعة أدوات صحفية' وربما تلقيت مجموعة أدوات صحفية لشيء ما. على الرغم من أن شكل ووظيفة مجموعة المواد الصحفية يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا حسب الصناعة ، فإن التعريف المقبول للملف الصحفي هو:

'حزمة من المواد الترويجية المقدمة لأعضاء الصحافة لإطلاعهم ، خاصة حول منتج أو خدمة أو مرشح.'

نظرًا لوجود الكثير من التنوع ، فلنلقِ نظرة على المكونات الفعلية التي يمكن أن تشكل مجموعة صحفية ، وكيفية تجميع واحد يمنح منتجك أو خدمتك أفضل فرصة للدعاية المجانية ، والمعروفة أيضًا باسم الوسائط المكتسبة. اذا أنت قم بعمل ملفك الصحفي بشكل صحيح ، سترى عائدًا أكبر بعدة مرات من استثمارك الأولي ، خاصةً إذا كانت المجموعة تحصل على وقت بث منتجك أو خدمتك في محطات الأخبار ، أو عمليات الكتابة على الإنترنت وفي وسائل الإعلام المطبوعة.

إنشاء ملفك الصحفي

لا يوجد كتاب قواعد بشأن إنشاء مجموعات صحفية تحدد المكونات التي يجب عليك تضمينها. ستختلف مجموعاتك الصحفية بناءً على ما تروج له ونوع الوسائط التي ستتلقى ملفك الصحفي.

يتم إرسال معظم مجموعات المواد الصحفية ، غالبًا إلى الأشخاص الذين لديهم مساعدين إداريين ، وتتمثل مهمتك في إنشاء مجموعة مواد صحفية مثيرة للاهتمام بما يكفي لتجاوز حارس البوابة. المحتوى والعرض مهمان كثيرًا. يمكنك أيضًا إرسال مجموعة أدواتك إلكترونيًا ، على الرغم من أنها قد تكون مرهقة إذا كانت تحتوي على عشرة أجزاء.

ما تقوم بتضمينه مهم جدًا لأن المجموعة الصحفية يجب أن تكون طريقة سهلة لتسليط الضوء عليك أو على عملك. فكر في الأمر على أنه أفضل تجميع لأعمال شركتك ، لأنك تريد أن تعرف وسائل الإعلام عنك وعن منتجاتك وخدماتك في حزمة واحدة مرتبة. تتضمن مكونات المجموعة الصحفية الرئيسية التي تريد وضعها في الاعتبار العناصر التالية.

كيفية إنشاء ملف صحفي

التوازن.

البيان الصحفي

يعلن البيان الصحفي لمجموعة أدواتك الصحفية عما تنشره. إذا كان لديك منتج جديد ، فإن المجموعة الصحفية تساعد في تقديمه. إذا كانت شركتك تندمج مع شركة أخرى ، فإن البيان الصحفي يدعم ذلك.

يمكنك تضمين عدة بيانات صحفية في ملفك الصحفي. على سبيل المثال ، قد تحتوي المجموعة الصحفية للعرض التجاري على بيان صحفي لدمج الشركة وثلاثة إصدارات صحفية جديدة للمنتج وبيان صحفي يعلن عن رئيس تنفيذي جديد.

ومع ذلك ، لا تقم بتضمين أكثر من بيان صحفي إذا كان بإمكانك تجنب ذلك. إذا كنت ترسل ملفًا صحفيًا إلى محرر ، فستحتاج إلى بيان صحفي واحد فقط. تذكر أنه كلما قمت بتضمين المزيد ، زاد العمل الذي تقوم به الأشخاص. تريد أن تجعل عملهم أسهل ما يمكن.

خطاب موجز / جدول محتويات

هذا مفيد بشكل خاص لأي نوع من الأدوات الصحفية التي تتضمن الكثير من العناصر المختلفة ، ولكن بنفس الأهمية. يمكن توجيه رسالتك إلى وسائل الإعلام التي تشكرهم على اهتمامهم بها مسبقًا ، وبعد ذلك يمكنك تقديم ملخص لما يتضمنه وبيان سبب اهتمامهم بالمنتج أو الخدمة. تأكد من صحة اسم جهة الاتصال الإعلامية ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

A Brochure

إيجابيات العلاقات العامة استخدم مجموعات الصحافة للإعلان عن منتج جديد ، ولكن يمكنك أيضًا تضمين الكتيب الخاص بك. الكتيبات مفيدة بشكل خاص لشرح منتجك أو خدمتك بالإضافة إلى بيان صحفي بسيط. إنه ليس عنصرًا مرئيًا فحسب ، بل يمكنه توفير معلومات فنية بطريقة مباشرة. للحصول على مجموعة أدوات صحفية للمعرض التجاري ، يمكنك تضمين عدد من الكتيبات التي تعطي ملف محرر / مراسل كمية كبيرة من المعلومات حول جميع المنتجات / الخدمات المختلفة الخاصة بك.

عينات المنتج

إذا كان منتجك صغيرًا بما يكفي ، ويمكنك القيام بذلك ، يجب عليك وضع عينة داخل المجموعة الصحفية. وهذا يمنح المحررين والمراسلين الفرصة لاختبار المنتج بأنفسهم. بالطبع ، تأكد من أن المنتج يعمل قبل إرساله إلى المحرر. أنت لا تريد أن ترسل سلكي مجلة نوع جديد من مصباح يدوي يشتعل في اللهب أثناء التشغيل.

إذا كان منتجك كبيرًا جدًا وستقيم عرضًا توضيحيًا في منشأتك ، فقم بتضمين هذه المعلومات حتى يتمكن المحرر / المراسل من الوصول إلى موقعك ورؤية المنتج عن قرب. أو ، إذا كان جناح العرض التجاري الخاص بك يقدم عرضًا توضيحيًا ، فهذه طريقة جيدة لمنح الكثير من المحررين والمراسلين من جميع أنحاء البلاد فرصة لمشاهدة منتجك أثناء العمل.

إذا كان لديك عدد قليل من العينات فقط ، فقم بإنشاء مجموعة صحفية متدرجة بالبريد. قد تتكون الوسائط عالية المستوى من خمسة إلى عشرة منافذ فقط ، لكنها ستكون الأكثر أهمية.

التغطية الصحفية السابقة

إذا كنت قد تلقيت تغطية إعلامية مجانية من قبل ، فيمكنك تضمين ورقة تفصيلية عن تلك المنافذ الإعلامية. لكن لا ترسل تغطية إعلامية من منافس مباشر وإلا فلن تتم تغطيتها. على سبيل المثال ، إذا منزل جميل ركض قطعة على منتجك لا ترسلها إليه حديقة المنزل لأنهم سيقولون أنه تمت تغطيته بالفعل من خلال منشور الملجأ. ومع ذلك ، إذا ظهر منتجك في مقطع CNN ، فابدأ وقم بتضمين ذلك التعرض الصحفي.

بيان حقائق

يمكن أن يكون هذا إضافة رائعة إلى مجموعة أدوات صحفية لأنه يفصل الميزات والفوائد والمعلومات المحددة الأخرى بطريقة تثقف المراسل أو المحرر عن شركتك و / أو منتجاتك بنقاط سريعة من المعلومات. يمكن استخدام صحائف الوقائع لإطلاق المنتجات ، ومجموعات المواد الصحفية حول التعيينات الجديدة ، والمؤتمرات الصحفية ، وغيرها من المجالات التي تريد فيها إعطاء الحقائق الرئيسية للمحرر التي قد يرغبون في استخدامها كلمة بكلمة.

معلومات أساسية عن الشركة

يمكن أن تكون كتابة صفحة تاريخ الشركة ذات قيمة بالنسبة لمجموعات الصحافة الحالية والمستقبلية. توضح هذه المعلومات الأساسية بدايات شركتك ويمكن أن تتضمن إلى أين يتجه عملك. يجب تضمين الإنجازات الرئيسية بالإضافة إلى أي أوسمة أو جوائز. أيضًا ، لا تنسَ خططك للتوسع وتطوير المنتجات. تأكد من تحديث المعلومات الأساسية الخاصة بك على أساس سنوي لتشمل أي إنجازات إضافية ولحظات مرجعية.

السيرة الذاتية التنفيذية

سواء كان ملف الرئيس التنفيذي الجديد أو مسؤول تنفيذي جديد للعلاقات العامة أو عضو جديد في مجلس إدارتك ، فهذا هو المكان المناسب لإطلاع الأشخاص على أولئك الذين يشكلون فريقك.

تقدم السير التنفيذية ، جنبًا إلى جنب مع الصور عالية الدقة ، المحرر معلومات أساسية تشتد الحاجة إليها حول عيار الأشخاص الذين يقفون وراء الشركة. تطبع بعض المنشورات السيرة الذاتية كلمة بكلمة ، لذا اكتب السيرة الذاتية بصيغة الشخص الثالث بدلاً من وجهة نظر الشخص الأول. احتفظ بجميع السير في صفحة واحدة وتتضمن الجوائز والأوسمة ولكن لا تحتوي على معلومات شخصية بخلاف الانتماءات الصناعية.

ورقة الاقتباس والأسئلة الشائعة

ورقة الاقتباس - التي تحتوي على اقتباسات من الأشخاص في شركتك - هي طريقة مبسطة لمنح المحررين المشغولين الاقتباسات التي يحتاجون إليها لإكمال مقال دون إجبار المحررين على تعقب شخص العلاقات العامة في الشركة.

هذه الورقة يمكن أن تعرض اقتباسات من الخاص بك المديرين و مطوري المنتج ، وحتى عملائك (المعروفين باسم الشهادات). ورقة واحدة من الاقتباسات يمكن أن تجيب على الأسئلة الأكثر وضوحًا التي قد يطرحها المحرر. فقط تأكد من قراءة كل اقتباس جيدًا على الورق لأنه من المرجح أن يتم استخدام هذا الاقتباس حرفيًا في الطباعة.

قم بتضمين صور عالية الدقة على محرك أقراص فلاش

هل الصور ذات صلة بمجموعتك الصحفية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من أنها صور عالية الدقة مخزنة على جهاز وسائط سهل الاستخدام مثل محرك أقراص فلاش أو قرص مضغوط. يمكنك أيضًا تضمين صور عالية الدقة على موقع الويب الخاص بك لتنزيل الوسائط. فقط تأكد من تضمين الرابط المباشر لمعرض الصور الخاص بك في مواد المجموعة الصحفية.