الموارد البشرية

كيف تعمل نفقات السفر التجارية؟

يدفع أرباب العمل مقابل السفر التجاري للشركة بعدة طرق

امرأة في المطار على الهاتف الخليوي

••• صدى / ثقافة / جيتي إيماجيس

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

نفقات السفر هي النفقات التي يتكبدها الموظف أثناء السفر في أعمال الشركة. يمكن أن تشمل أعمال الشركة المؤتمرات والمعارض واجتماعات العمل واجتماعات العملاء والعملاء ومعارض العمل وجلسات التدريب ومكالمات المبيعات ، على سبيل المثال.

يمكن أن تشمل النفقات السكن والسيارات الشخصية سداد الأميال ، والرحلات الجوية ، والنقل البري ، ونصائح عن المطاعم ، والوجبات ، وإرشادات النوادل ، وخدمة الغرف ، والنفقات العرضية الأخرى التي قد يواجهها الموظف أثناء سيره على الطريق.

تم العثور على النفقات التي ستقوم المنظمة بسدادها في سياسة السفر التجاري للشركة. كن على دراية بسياسة شركتك لأن المصروفات المتنوعة مثل التنظيف الجاف وعضوية الصالة الرياضية يمكن تغطيتها للموظفين في الرحلات الطويلة بالإضافة إلى تكاليف السفر والإسكان والوجبات المتوقعة.

نفقات السفر للموظفين في مهام طويلة الأجل

عند استخدام مرافق الإسكان طويلة الأجل للموظفين المسافرين ، يوفر العديد من أصحاب العمل أيضًا فرصًا لعائلة الموظف لزيارتها عندما يسافر الموظف كثيرًا في رحلة عمل. عندما يتم تعيين موظف في موقع شركة آخر بشكل مؤقت ، يدفع أصحاب العمل أحيانًا مقابل زيارة عائلة الموظف في فترات زمنية محددة. هذا يمنع عبء العمل عن بعد من التأثير سلبا على العلاقات الأسرية.

يسعى أصحاب العمل إلى توفير خيارات ذات قيمة للموظفين الذين يبتعدون عن المنزل والأسرة لفترات طويلة من الزمن. تحتاج إلى الاستفادة من أي امتيازات سفر يقدمها لك صاحب العمل بناء معنويات الموظفين والتفاني.

ترفيه العميل في المؤتمرات ومكالمات المبيعات والزيارات في الموقع هي مصاريف أخرى قابلة للسداد ، لكن تعرف على سياسات شركتك حتى لا تتجاوز الحدود الموضوعة على تكاليف الترفيه. على سبيل المثال ، كثيرًا ما تضع الشركات حدًا أقصى لما يمكنك إنفاقه على اصطحاب العميل لتناول العشاء.

تعرف أيضًا على سياسة شركتك بشأن منح رصيد أميال الطيران. أنه يختلف. تسمح بعض الشركات للموظفين بتجميع أميال سفر بالطائرة يمكنهم استخدامها بعد ذلك للسفر العائلي الشخصي. يتراكم البعض الآخر على بنك من أميال السفر التي يستخدمونها لتغطية سفر الأعمال الإضافي للموظفين. مرة أخرى ، معرفة سياسات شركتك أمر بالغ الأهمية.

كيف يدفع أصحاب العمل مصاريف سفر الموظفين؟

عادة ، تدفع المنظمات نفقات سفر الموظفين بهذه الطرق الثلاث.

بطاقات ائتمان الشركة

يتم إصدار بطاقات الائتمان للموظفين الذين يتعين عليهم السفر بشكل متكرر للعمل. قد يتقاضى الموظفون معظم النفقات التي يتكبدونها في رحلة عمل إلى بطاقة ائتمان الشركة. للتعويض عن الأمور النثرية مثل الإكراميات والوجبات السريعة ، سيحتاج الموظفون إلى ملء تقرير المصروفات عند عودتهم من رحلتهم.

تعد بطاقات الشحن مناسبة للموظفين حيث لا يتعين عليهم الحصول على النقود لدفع مصاريف العمل قبل السداد. كن على دراية بسياسات شركتك ؛ قد لا تزال بحاجة إلى تسليم الإيصالات والمستندات الداعمة الأخرى حتى عند تحميل هذه النفقات على بطاقة ائتمان.

نقدي:

تتطلب المنظمات التي ليس لديها بطاقات ائتمان لشركة موظفين من الموظفين ملء تقرير سداد المصروفات لكل نفقات أثناء تواجد الموظف على الطريق. تتطلب عمومًا إيصالات ومستوى معين من التبرير لكل حساب.

نادرًا ما تطلب المنظمة من الموظفين دفع ثمن المواد باهظة الثمن مثل تذكرة الطيران وطلب التعويض لاحقًا. أمر شراء الشركة أو بطاقة ائتمان الشركة ستدفع التكاليف الكبيرة مقدمًا. لكن غالبًا ما يُطلب من الموظفين الدفع نقدًا من جيوبهم لتغطية نفقات السفر اليومية التي يتم تعويضها لاحقًا.

كل يوم

ل كل يوم هو بدل يومي لمبلغ معين من المال يعطى للموظف لتغطية جميع النفقات. الموظف مسؤول عن اتخاذ خيارات سليمة لنفقات السفر ضمن معايير مبلغ المال الذي يتم تخصيصه له يوميًا.

تدفع بعض الشركات تكاليف النقل والإسكان مباشرةً ، ولكنها تمنح الموظفين المسافرين بدلًا يوميًا لجميع النفقات الأخرى بما في ذلك الوجبات والنقل البري. من المعروف أن الموظفين ينفقون أقل من النفقات للحفاظ على النقود الإضافية من البدل اليومي. تسمح الشركات بهذا بشكل عام.

تعرف على سياسات نفقات السفر الخاصة بصاحب العمل

يُنصح الموظفون الذين يسافرون بغرض العمل بالبقاء على اطلاع دائم بسياسات سفر الشركة والتكاليف التي يتم تغطيتها للتعويض. المصروفات التي تقع خارج السياسات لا يتم تعويضها أو تغطيتها بشكل عام.

تطلب معظم الشركات الإيصالات باستثناء تلك التي تدفع بدل يومي. من المحتمل أيضًا أن يكون لشركتك نموذج يتوقعون من الموظفين استخدامه لتحويل نفقات السفر.

للبقاء على رأس النفقات القابلة للاسترداد ، غالبًا ما يُمنح الموظفون موعدًا نهائيًا يحتاجون فيه إلى تقديم تقرير بالمصروفات وتقديم الإيصالات القابلة للتطبيق. سيكون لدى القسم المالي إرشادات تساعده على البقاء محدثًا.

إذا كانت لديك أسئلة حول ما يشكل نفقات السفر المناسبة في مؤسستك ، فتحقق من مديرك و الموارد البشرية  قسم، أقسام. لا تريد إنفاق المال والحصول على مفاجأة لاحقًا.

يستخدم أصحاب العمل السفر كحافز للموظفين

بدأ بعض أصحاب العمل في استخدام السفر كحافز للموظفين . عندما يكافأ الموظفون بالسفر من قبل شركتهم لتحقيق هدف ما ، سيزيد السفر التحفيزي كليهما ولاء الموظف و المشاركة في مكان العمل .