تغطي الرسائل

كيفية تنسيق خطاب الغلاف (مع أمثلة)

صورة لرجل أعمال جاد مع مستندات تنظر إلى الكمبيوتر اللوحي

••• Westend61 / جيتي إيماجيس

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

عندما تتقدم للحصول على وظيفة ، كيف تقوم بتنسيق ملف غطاء الرسالة مهم لأن الخطاب هو أحد الانطباعات الأولى التي ستتركها على صاحب العمل. في الواقع ، إن كيفية تنسيق رسالتك تكاد تكون بنفس أهمية ما تكتبه فيه.

يمكن لخطاب الغلاف الذي تم تنسيقه بشكل غير صحيح ، أو يصعب قراءته ، استبعادك سريعًا من مجموعة المرشحين ، لذلك من المهم إيلاء نفس القدر من الاهتمام لتنسيق رسالتك بقدر ما توليه لمحتواها.

فيما يلي معلومات حول إرشادات تنسيق خطاب الغلاف بما في ذلك تعيين هوامش الصفحة ، واختيار نمط الخط وحجمه ، والتباعد بين الفقرات والقسم ، والمزيد من النصائح حول كيفية تنسيق خطابات الغلاف للتوظيف.

إرشادات تنسيق رسالة الغلاف

يتضمن التنسيق عوامل مثل هوامش الصفحة و نوع الخط وحجمه والتباعد بين الأسطر والفقرات والمقاطع ونوع المستند. على سبيل المثال ، سيبدو الحرف الذي لا يحتوي على مسافات صحيحة بين الفقرات ، أو به نص كثير جدًا على الصفحة ، مشوشًا ، أو حرفًا محفوظًا كنوع ملف غير مخصص لمستند نصي (مثل .jpg أو a .png) قد يمنع القارئ من فتحه وعرضه.

يعد الالتزام بالمعايير النموذجية في التنسيق أمرًا مهمًا بشكل خاص بالنظر إلى ذلك مهارات التواصل مهمة في كل مجال تقريبًا ، ولن يؤدي الفشل في كتابة خطاب تغطية يمكن قراءته بالتأكيد إلى بث الثقة في قدراتك.

من ناحية أخرى ، فإن خطاب الغلاف الذي تم حفظه بشكل صحيح و يستخدم مساحة بيضاء كافية ، وخط بسيط ، بحجم معقول ، و التحية المناسبة وسيترك الختام انطباعًا إيجابيًا لدى أصحاب العمل المحتملين.

أسهل طريقة لتنسيق رسالة الغلاف

أسهل طريقة لتنسيق الرسالة هي كتابة الحرف أولاً ، ثم تنسيقه. بمجرد حصولك على كل المحتوى ( معلومات التواصل ، لماذا تقوم بالتقديم والتأهيل ، التوقيع ، إلخ) على الصفحة ، يمكنك بسهولة ضبط الهوامش والخط والمحاذاة. فيما يلي نظرة عامة على كل قسم.

تنسيق خطاب الغلاف

ميليسا لينغ. التوازن

  • قسم الاتصال : ستختلف كيفية تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك بناءً على كيفية إرسال خطاب الغلاف الخاص بك. إذا كنت تقوم بتحميل أو إرسال بريد إلكتروني ، ضع المعلومات في أعلى الصفحة.

مع خطاب تغطية البريد الإلكتروني ، يجب أن تكون معلومات الاتصال الخاصة بك أقل من توقيعك.

  • عنوان صاحب العمل : تعتمد كيفية معالجة خطاب الغلاف على مقدار المعلومات التي لديك عن صاحب العمل.
  • تحية : التحية هي التحية التي تقوم بتضمينها في بداية خطاب الغلاف. إليك كيفية كتابة تحية ، بما في ذلك ما يجب استخدامه إذا لم يكن لديك اسم جهة الاتصال لإدراجها.
  • الجسم : يتضمن نص خطاب الغلاف الأقسام التي تشرح فيها سبب اهتمامك بالوظيفة التي تتقدم إليها وتأهيلك لها. إليك ما يجب تضمينه في كل قسم أو رسالتك.
  • الفقرات و قوائم نقطية : يحتوي خطاب الغلاف التقليدي على فقرات مكتوبة تصف مؤهلاتك.
  • عمليات الإغلاق : عندما تكتب خطاب تغطية أو ترسل رسالة بريد إلكتروني للتقدم لوظيفة ، فمن المهم إغلاق خطاب الغلاف الخاص بك بطريقة احترافية. إليك كيفية إغلاق رسالتك بالفصل.

ما يجب تضمينه في كل قسم

فيما يلي تفاصيل حول ما يجب تضمينه في كل قسم من رسالة الغلاف الخاصة بك.

مثال على تنسيق رسالة الغلاف

معلومات الاتصال الخاصة بك
اسم
تبوك
المدينة ، الرمز البريدي للولاية
رقم التليفون
عنوان البريد الالكترونى

تاريخ

معلومات الاتصال بصاحب العمل (إذا كان لديك)
اسم
عنوان
شركة
تبوك
المدينة ، الرمز البريدي للولاية

تحية
عزيزي السيد / السيدة. اسم العائلة،

أمثلة على تحية رسالة الغلاف : ملحوظة: إذا لم يكن لديك اسم جهة اتصال ، فيمكنك تخطي التحية بالكامل. أو يمكنك استخدام Dear Hiring Manager ، إلى من يهمه الأمر ، أو أحد الأمثلة الأخرى المدرجة في الارتباط. من الناحية المثالية ، ستكون قادرًا على توجيه خطاب الغلاف الخاص بك إلى شخص معين. يمكن أن يساعدك إجراء البحث في معرفة الشخص الأنسب لتلقي الرسالة. ملحوظة: إذا كنت لا تعرف جنس جهة الاتصال الخاصة بك ، فيمكنك كتابة الاسم الكامل للشخص ، على سبيل المثال ، 'Dear Cory Smith' أو 'Dear Jordan Parish'.

نص الرسالة التعريفية
ال نص خطاب التقديم الخاص بك يتيح لصاحب العمل معرفة الوظيفة التي تتقدم لها ، ولماذا يجب على صاحب العمل اختيارك للمقابلة ، وكيف ستقوم بالمتابعة. قم بتنظيم نص خطاب الغلاف الخاص بك في الفقرات التالية:

  • الفقرة الأولى
    يجب أن تتضمن الفقرة الأولى من رسالتك معلومات عن سبب كتابتك. اذكر الوظيفة التي تتقدم لها والمكان الذي عثرت فيه على قائمة الوظائف. قم بتضمين اسم جهة اتصال متبادلة ، إذا كان لديك واحد.
  • الفقرة الوسطى (الفقرات)
    يجب أن يصف القسم التالي من خطاب الغلاف ما يجب عليك تقديمه لصاحب العمل. اذكر على وجه التحديد كيف تتوافق مؤهلاتك مع الوظيفة التي تتقدم لها. فكر في هذا القسم من خطاب الغلاف على أنه المكان الذي تقوم فيه بعمل عرض تقديمي مناسب لك كموظف وإظهار ما يجعلك مرشحًا رائعًا. اعمل ال الارتباط بين مؤهلاتك ومتطلبات الوظيفة واضح . استخدم هذا القسم لتفسير سيرتك الذاتية - لا تكررها حرفيًا.
  • الفقرة الأخيرة
    اختتم خطاب التغطية الخاص بك بشكر صاحب العمل على اعتبارك لهذا المنصب. قم بتضمين معلومات حول كيفية المتابعة. اختياريًا ، يمكنك إعادة توضيح سبب كونك مناسبًا جيدًا لهذا المنصب.

على مقربة مجاني
مع الاحترام لك،

إمضاء

التوقيع بخط اليد (لنسخة ورقية)

التوقيع المطبوع

وسعت

نصائح لتنسيق خطابات الغلاف

فيما يلي بعض نصائح التنسيق التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة رسالتك:

  • اختيارات الخطوط: يتم احتساب التفاصيل عندما يتعلق الأمر بأحرف الغلاف ، لذا اختر ملف خط احترافي بحجم 10 أو 12 نقطة. هذا ليس الوقت المناسب لكسر الرموز التعبيرية أو الرموز التعبيرية.
  • البريد الإلكتروني مقابل الرسائل الورقية: تم تنسيق نموذج الرسالة أدناه للحصول على نسخة ورقية مطبوعة. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لخطاب التغطية ، فستحتاج إلى إيلاء اهتمام خاص لـ سطر الموضوع من بريدك الإلكتروني. انظر المزيد من النصائح عن تنسيق خطاب تغطية بريدك الإلكتروني .
  • تباعد الأحرف: يجب أن تكون رسالتك بمسافة واحدة. قم بتضمين مسافة بين كل فقرة ، وبشكل عام ، مسافة بين كل قسم من الحرف. (أي يجب أن يكون هناك مسافة بين العنوان والتاريخ ، ثم مرة أخرى بين التاريخ والتحية.)
  • تباعد البريد الإلكتروني: في رسالة غلاف البريد الإلكتروني ، حيث تم ترك العديد من الأقسام ، ستحتاج إلى تضمين مسافة بين التحية وبين كل فقرة ومسافة أخرى قبل الإغلاق المجاني.
  • التدقيق اللغوي: تذكر تلك الملاحظة حول تفاصيل العد في رسائل الغلاف؟ تأكد من تجنب الأخطاء عن طريق التدقيق اللغوي الدقيق لرسالتك. فيما يلي إرشادات لـ التدقيق اللغوي لخطاب الغلاف الخاص بك .

استخدم التدقيق الإملائي لمعالج الكلمات الخاص بك لالتقاط الأخطاء الشائعة ، ثم ضع في اعتبارك قراءة رسالتك بصوت عالٍ - أو جعل صديق يراجعها - لاكتشاف الأخطاء الإضافية.

قالب رسالة الغلاف

قم بتنزيل قالب خطاب الغلاف (متوافق مع محرّر مستندات Google أو Word Online) أو اقرأ المثال أدناه.

لقطة شاشة لمراجعة نموذج رسالة الغلاف

@ الميزان 2020

قم بتنزيل قالب Word

نموذج رسالة الغلاف (نسخة نصية)

مولي سميث
21 شارع الربيع
أنيسيتي ، نيويورك 12000
555-122-3333
msmith@email.com

11 ديسمبر 2020

جون براون
مدير المبيعات
Acme Corp.
321 الشارع الرئيسي
أنيسيتي ، نيويورك 12000

عزيزي السيد براون ،

أرغب في التقدم لشغل منصب المبيعات المعلن عنه على موقع Monster.com. اقترح تيري جونسون أن أتصل بك مباشرة ، حيث عملنا معًا ، وشعر أنني سأكون مناسبًا بشكل جيد مع فريقك.

على مدار العامين الماضيين ، كنت أعمل في المبيعات لشركة Goodman & Co .. لقد تجاوزت أهدافي باستمرار وتم الاعتراف بي في الربع الأخير من الخدمة المتميزة. بصفتي دراجًا شغوفًا ومستخدمًا للعديد من منتجاتك ، فأنا أدرك أن شركة Acme Corp هي شركة ذات إمكانات هائلة. أنا واثق من أن خبرتي ، ومهارات الاتصال ، والقدرة على نقل فوائد المنتج بفعالية ستمكنني من التفوق في دور المبيعات.

يسعدني أن أناقش معك كيف يمكنني أن أكون أحد الأصول لفريق مبيعات شركة Acme. أشكركم على اهتمامكم؛ إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

مع الاحترام لك،

إمضاء (نسخة ورقية)

مولي سميث

وسعت

المزيد من أمثلة خطابات التعريف ونصائح الكتابة

راجع أيضًا المزيد قوالب رسالة الغلاف وأمثلة من خطابات تغطية لأنواع مختلفة من الوظائف وأنواع الباحثين عن عمل وأنواع طلبات العمل.

ثم ابدأ كتابة خطاب التقديم الخاص بك في خمس خطوات سهلة .

مصادر المادة

  1. CareerOneStop. ' كيف أكتب خطاب الغلاف ؟ ' تم الوصول إليه في 11 ديسمبر 2020.