كيف يجب على موظفي الموارد البشرية التفكير في القضايا
••• لافلور / جيتي إيماجيس
يبدو سؤال الموظف بسيطًا ومباشرًا ومن السهل الإجابة عليه. حق؟ ليس إذا كان عملك في الموارد البشرية. حتى أبسط سؤال للموظفين يثير عددًا لا يحصى من الأعلام الحمراء لفريق الموارد البشرية لدى صاحب العمل. مرة أخرى ، تمشي في هذا المسار ذي الشوكات الخمس. كيف ترضي جميع أصحاب المصلحة الخمسة بينما تعامل الموظف الحالي بإنصاف؟
ما هو الأفضل لصاحب العمل؟ ما هو الأفضل للموظف؟ ما هو قانوني أو مطلوب من قبل وكالة حكومية؟ ما الذي يحدد سابقة القرارات المستقبلية والمعاملة العادلة للموظفين؟ ما هو القرار الذي سيتم رفع دعوى ضدك مع جميع التكاليف المتزامنة والتفاقم؟
لا يمكنك اتخاذ قرار ما لم يرضي القرار جميع أصحاب المصلحة الخمسة - إلى حد ما. هل حقا لا عجب أنه في بعض الأحيان يكون الموظف المعني هو الذي يعاني؟ إليك كيف يتعين على موظفي الموارد البشرية التفكير واتخاذ القرارات للإجابة على سؤال الموظف. دعنا نستخدم تعديل سياسة السفر الخاصة بالمعرض التجاري للشركة كمثال.
كيف يفكر الموارد البشرية ، واتخاذ القرارات ، وإجابات الأسئلة
بدا السؤال الذي طرحه القارئ بسيطًا بدرجة كافية. أراد الموظف ، الذي يسافر في أعمال الشركة لحضور المعارض التجارية وأحداث العملاء الأخرى ، تمديد وقته في مدينة الحدث باستخدام وقت الإجازة. لا مشكلة.
لا توجد مشكلة ، حتى أعلمه قسم الموارد البشرية بكيفية احتساب الأيام عليه وقت الإجازة مدفوعة الأجر . مع التعاطف مع كل من الموارد البشرية والموظف ، إليك كيفية تفكير شخص الموارد البشرية واتخاذ القرارات.
سافر الموظف يوم الأحد لحضور معرض تجاري. (لا توجد مشكلة في وقت السفر هذا ؛ فالشركة ، بموجب السياسة ، التي يفهمها جميع الموظفين ، لا تدفع وقت السفر في عطلة نهاية الأسبوع الموظفين المعفيين .) عمل الموظف من الاثنين إلى الأربعاء في المعرض التجاري وأراد أن يبدأ استخدام يوم الإجازة بعد الحدث.
حسنًا ، قال ال مدير الموارد البشرية ، الخميس والجمعة أيام إجازة. لا ، أجاب الموظف ، يوم الخميس ، سأعود عادة إلى الشركة ؛ نظرًا لأن ذلك اليوم سوف يتم دفعه كجزء من أسبوع العمل المعتاد ، فليس من العدل أن أجعلني أقضي يوم إجازة لتغطية يوم الخميس. هل أنت معي؟
يبدأ التفكير في الموارد البشرية واتخاذ القرار
حسنًا ، كما يقول مدير الموارد البشرية ، الذي يميله الأول إلى فرض رسوم يوم الخميس على أنه يوم إجازة نظرًا لأن الموظف في الواقع لا يستخدم اليوم للعودة إلى الشركة. لا يرغب موظف الموارد البشرية ، بحق ، في اتخاذ قرارات إجازة الموظف على أساس كل حالة على حدة ، للموظفين الذين يحضرون الأحداث التي ترعاها الشركة.
عند التحقق مع اثنين من الرؤساء التنفيذيين وشخص آخر في مجال الموارد البشرية ، كان كلا القرارين مؤيدين. إذا كان من المتوقع أن يعود الموظف من المؤتمر يوم الأربعاء ويعمل يوم الخميس ، فيجب أن يكون يوم الخميس يوم عطلة.
إذا كان يوم الخميس عادة يوم سفر ، فسيتم اعتباره يوم عمل وليس يوم عطلة. في ظل الظروف العادية ، كان سيسافر إلى الوراء على أي حال ولا ينبغي للشركة أن تعاقبه لأنه مدد إقامته بإجازة.
لكن المعارضين قالوا إنه اختار عدم العودة بل الذهاب في إجازة. هذه ليست مشكلة الشركة ونحن ندفع فقط مقابل وقت السفر إذا استخدم الموظف يوم الأسبوع للعودة. نظرًا لأننا لا ندفع مقابل أي وقت سفر في عطلات نهاية الأسبوع ولا يوجد شيء مثل يوم السفر ، فلا يجب الدفع للموظفين إلا إذا كانوا يعملون.
بالإضافة إلى ذلك ، عادةً ما يكون الموظف ، ما لم يتم تكليفه بتدمير المقصورة ، من المتوقع أن يسافر يوم الأربعاء ويذهب إلى العمل يوم الخميس. يمكنه الترتيب للوصول متأخرًا مع مديره إذا كانت رحلته متضررة.
في هذه الحالة ، لا شك ، يجب احتساب يوم الخميس باعتباره يوم عطلة. ولكن ، ما هي الممارسات السابقة في الشركة؟ هل يُتوقع عودة الموظفين يوم الأربعاء ، إن أمكن ، أم أن يوم الخميس هو يوم السفر المعتاد للعودة.
يرغب معظم الموظفين في العودة إلى المنزل والعمل في أسرع وقت ممكن. لذا ، فإنهم يسافرون إلى ديارهم يوم الأربعاء إذا كان من الممكن القيام بأي رحلة ، بدلاً من قضاء ليلة متسكعة بمفردهم في مدينة غريبة دون أي شيء يفعلونه.
هذا أيضًا سؤال خاص مقابل قطاع الموظفين العام. إذا كنت موظفًا في القطاع العام ، وتعمل غالبًا في ظل الشروط التفاوضية لعقد النقابة ، فإنك تتوقع اعتبارات مثل الدفع مقابل كل دقيقة تعمل فيها. إن لم يكن بشكل مباشر تعويضات ، يتوقع موظف في القطاع العام وقت كومب لساعات العمل ونتوقع أن يتم الدفع مقابل السفر في عطلة نهاية الأسبوع أيضًا.
هذا التفكير هو لعنة على صاحب العمل في القطاع الخاص الذي يتوقع الموظفين المعفيين لإنجاز المهمة وتحقيق الأهداف. في الواقع ، التفكير كموظف بالساعة سيعيق حياتك المهنية ويجعلك أقل قيمة كموظف. فيما يلي بعض الأفكار السابقة حول تعويض الموظفين عن وقت السفر .
إذا كان الموظف بالساعة أو موظف غير معفي ، يتعين على أصحاب العمل مراعاة وقت السفر المدفوع ، بالإضافة إلى ساعات العمل في المعرض التجاري. عندما يكون الموظف مؤهلا ل متأخر، بعد فوات الوقت ، تنطبق هذه اللوائح حتى على الطريق.
(هذه إحدى النظريات حول سبب ندرة مطالبة الموظفين غير المعفيين بالسفر لحضور أحداث العملاء والتدريب. تجعل اللوائح الحكومية تكلفة حضورهم باهظة - أو على الأقل - ألمًا في الخلف للمساءلة والدفع من قبل أصحاب العمل. و ، بقدر ما قد تمنع هذه القواعد الاستفادة والنمو الوظيفي للموظفين بالساعة ، فإن تعاطف الموارد البشرية مع أصحاب العمل.)
اعتبارات لقرار الموارد البشرية بشأن سياسة المعارض التجارية
المشكلة التالية التي يجب على الموارد البشرية أخذها في الاعتبار ، في هذه الحالة ، هي أن العديد من الموظفين يسافرون كثيرًا لحضور المعارض التجارية وأحداث الشركة الأخرى. القرار المتخذ ، في هذه الحالة ، له تداعيات بعيدة المدى على صاحب العمل وقرارات بشأن طلبات الموظفين الأخرى في المستقبل.
هل تريد الموارد البشرية حقًا اتخاذ هذه القرارات على أساس كل حالة على حدة؟ في أي مرحلة ينتهي العمل وتبدأ الإجازة؟ عندما ينتهي المعرض التجاري في الساعة 4 مساءً. يوم الاربعاء؟
متى تغادر آخر طائرة إلى المدينة التي يعيش فيها الموظف مساء الأربعاء؟ ماذا لو لم تكن هناك طائرة يوم الأربعاء؟ ما مقدار التوثيق والبحث الذي سيحتاجه قسم الموارد البشرية في المستقبل من الموظفين الآخرين للتأكد من أن قرارات الشركة المحاسبية متسقة وعادلة؟
في مرحلة ما ، يتعين على الموارد البشرية تحديد أن القرار المؤيد للسماح لهذا الموظف باستخدام يوم الخميس باعتباره يوم عطلة له تداعيات كثيرة جدًا لطلبات مماثلة في المستقبل. سيشعر الموظف بالتعاسة بشكل مفهوم.
لكن لا أحد في الموارد البشرية ، ممن أعرفهم ، يريد أن يقضي وقت عمله كشرطي مسؤول عن الموارد البشرية. الموظف يختار عدم العودة في الوقت المدفوع ؛ يمكنه العودة إذا أراد راتبه ، ثم الذهاب في إجازة. أي قرار آخر يفتح الطريق أمام علبة من الديدان.
تتمثل إحدى الأفكار الأخيرة لموظف الموارد البشرية في كيفية معاملة الموظفين في الماضي. هل يسافر الموظفون بشكل عام ليلة الأربعاء أو الخميس؟ إذا كان يوم الخميس ، هل من المتوقع أن يحضروا إلى المكتب؟ إذا كانت ليلة الأربعاء ، كم كان من المتوقع أن يعملوا يوم الخميس؟
إذا عاد ليل الأربعاء في سياق العمل المعتاد ، فيجب اعتبار الخميس إجازة. إذا كان في سياق العمل العادي ، سيسافر يوم الخميس ولكن من المتوقع أن يظهر أيضًا في مكان العمل يوم الخميس ، فيجب احتساب يوم الخميس على أنه يوم عطلة.
آه ، إنها المرة الأولى التي تواجه فيها هذا السؤال؟ باهر. لديك فرصة لوضع سابقة وإنشاء سياسة وممارسات السفر لشركتك.
من المحتمل أن تضيف قرارك إلى ملف دليل الموظف ، لذلك يعرف جميع الموظفين طبيعة الأرض لتوجيه عملية صنع القرار في المستقبل.
الموارد البشرية تصل إلى حل
ماذا عن هذا لحل السؤال الحالي؟ كيف تعاملت الشركة مع سفر الموظفين للمعارض التجارية وأحداث العملاء في الماضي؟ هل يعود الموظفون في تلك الليلة ويعملون في اليوم التالي أم تمنحهم الشركة مهلة وتسمح لهم بالعودة في اليوم التالي للحدث ويذهبون إلى العمل في اليوم التالي؟
حدد ما كان يحكم إدارة هذه الممارسات في الماضي ، وفقًا للعديد من المديرين المسؤولين عن الموظفين الذين يحضرون الأحداث التي تواجه العملاء. ستحدد الممارسة السابقة استخدام يوم الإجازة - أم لا - لـ غياب يوم الخميس.
ماذا لو اكتشفت - كما هو محتمل - أن الممارسات كانت غير متسقة في جميع المجالات ولا توجد ممارسة مسبقة واضحة؟ ارسم الخط على الرمال. أخبر الموظف الذي يطلب ذلك حاليًا ، والذي ليس لديه قواعد لتوجيهه ، أنه يمكنه استخدام يوم عطلة ليوم الخميس. ثم:
- تطوير سياستك ،
- أضف السياسة إلى كتيب الموظف و
- تدريب الموظفين الذين يسافرون حول السياسة المعدلة ،
- دع المديرين يعرفون أن تقدير الإدارة لن يوجه قرارات سفر الموظفين بعد الآن لأن القرارات لم تكن متسقة وعادلة ، و
- استخدم السياسة الجديدة لاتخاذ قرارات متسقة وعادلة في المستقبل.
لغة وثيقة السفر للمستقبل
في شركة يسافر فيها الموظفون بشكل متكرر للعمل ، وخاصة إذا كانت مجموعة الموظفين كبيرة ، سيكون بمثابة كابوس بالنسبة للشركة لاتخاذ قرارات على أساس كل حالة على حدة ، ولا يمكن للشركة أبدًا أن تكون عادلة في جميع المجالات. متطلبات التوثيق للموظفين إضافة عبء لا داعي له.
التعامل مع الموظفين الجيدين والمساهمين خلال دقيقة لتتبع الوقت هو إهانة ومهينة - للمدير والموارد البشرية والموظف. وهي تهزم هدفك هو الوثوق بالموظفين ، ومعاملة الموظفين مثل البالغين ، وتوقع أن يتخذ الموظفون قرارات مسؤولة ضمن المبادئ التوجيهية المنصوص عليها.
لذلك ، بناءً على احتياجات شركتك ، إليك السياسة الموصى بها كجزء من سياسة السفر الشاملة. (لديك مجموعة كبيرة من القرارات الإضافية لسياسة شاملة).
وبالمناسبة ، إذا كان لديك موظفان فقط يسافرون؟ تجاهل كل هذا التفكير في الموارد البشرية واتخاذ القرار. دوه! يمكن للمديرين اتخاذ قرارات محاسبة الوقت على أساس كل حالة على حدة.
السفر من وإلى الأحداث التي ترعاها الشركة:
في (اسم الشركة) ، يسافر الموظفون كثيرًا للعمل. يحضر الموظفون التدريب أو اجتماعات الجمعيات المهنية ، ويزورون البائعين والمنافسين ، ويلتقون بالعملاء ، ويحضرون المعارض التجارية وأحداث تفاعل العملاء الأخرى ، على سبيل المثال لا الحصر. نظرًا لأن هذه الأحداث تُعقد غالبًا في مواقع مرغوبة ، كثيرًا ما يطلب الموظفون استخدام PTO أو وقت الإجازة لتمديد إقامتهم في موقع الحدث.
في هذه الحالات ، تكون الشركة مسؤولة عن تكلفة سفر الموظفين بما في ذلك الطائرات وسيارات الأجرة وحافلات المطار ووسائل النقل الضرورية من اليوم الذي يسافر فيه الموظف إلى الحدث حتى يكمل الموظف أعمال الشركة في الحدث. يجب على الموظف حساب كل يوم إضافي من أيام الأسبوع يتم إقلاعه من العمل بعد الحدث كوقت إجازة مدفوعة الأجر أو وقت PTO أو إجازة غير مدفوعة الأجر بإذن من الإدارة.
يجب على الموظف دفع جميع التكاليف التي يتكبدها الموظف أو مرافقيه في السفر للسفر والطعام والسكن والنقل وما إلى ذلك ، أثناء الإجازة. الجزء من تذكرة الطائرة ، الذي تم شراؤه من قبل الشركة لعودة الموظف بعد الحضور في الحدث ، أو تمثل الأميال ، التي يتم دفعها عادةً مقابل عائد الموظف من قبل الشركة ، يمكن استخدامها لعودة الموظف إلى المنزل.
لن تدفع الشركة أي مصاريف إضافية. يجب على الموظف حساب كل يوم يتم خلعه بعد الحدث الذي ترعاه الشركة.
نعم ، هذه إجابة مطولة لسؤال الموظف حول استخدام وقت الإجازة لتمديد رحلات الشركة الخاصة به. لكنه مثال جيد لجميع العوامل التي يجب على الموارد البشرية مراعاتها في تفكير الموارد البشرية واتخاذ القرار. إنه ليس ممتعًا للموارد البشرية ، ولكنه من الضروري التفكير في الموارد البشرية واتخاذ القرار لتلبية احتياجات أصحاب المصلحة الخمسة في الشركة.
لا أنت فقط أكره مصطلحات الموارد البشرية ؟ ابدأ بالكلمة: تحفيز.