كيفية تنفيذ خطة عمل بعيدة المدى عن بعد
يمكنك تلبية احتياجات الموظفين والعمل
••• جيتي إيماجيس / Westend61
أصبح العمل عن بعد هو القاعدة بالنسبة للشركات التي تتراوح من Twitter و Google إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. تظهر الإحصائيات أن عددا كبيرا من العمال ما زالوا خائفين حول العودة إلى المكتب وأن العمل عن بعد على المدى الطويل قد أدى بالفعل إلى تحسين إنتاجيتهم.
في استطلاع حالة العمل عن بُعد لعام 2020 الذي أجرته Owl Labs بالاشتراك مع Global Workplace Analytics ، يعتقد 81٪ من المشاركين أن صاحب العمل سيدعم العمل عن بُعد بعد COVID-19 ، بينما يعتقد 29٪ أن شركتهم ستدعمه بالفعل أكثر. بالإضافة إلى ذلك ، قال 77٪ ممن شملهم الاستطلاع إن العمل من المنزل بعد COVID-19 سيجعلهم أكثر سعادة ، وربما بشكل أكثر وضوحًا ، سيبحث ما يقرب من نصف المستجيبين عن وظيفة أخرى إذا لم يعد مسموحًا بالعمل من المنزل.
لذا ، إذا وجدت ذلك العمل عن بعد في مصلحة شركتك وموظفيك ، كيف يمكنك وضع خطة للعمل عن بُعد طويل الأجل من المنزل وحشد فريقك حول الفكرة؟ إذا اخترت اتباع هذا المسار ، فستكون في شركة جيدة كما تتوقع Global Workplace Analytics أن 25٪ -30٪ من القوى العاملة ستستمر في العمل من المنزل لعدة أيام في الأسبوع بحلول نهاية عام 2021.
حدد رؤيتك للعمل عن بعد طويل المدى
كصاحب عمل ، ضع في اعتبارك معايير معينة من قبل إنشاء وتنفيذ رؤيتك لخطة العمل عن بعد من المنزل. من أهم المعايير إجراء مسح لموظفيك لتحديد مزاجهم واحتياجاتهم. تعرف على النسبة المئوية لموظفيك وفرقهم الذين يرغبون في متابعة العمل عن بُعد والمتابعة عن بُعد وعدد الأيام في الأسبوع التي يفضلون القدوم إلى المكتب.
مسلحًا بهذه المعلومات ، يمكنك بعد ذلك تحديد أهدافك ومشاركتها للسماح للموظفين بالعمل عن بُعد على المدى الطويل. تأكد من أنك إشراك عدد كبير من موظفيك في تطوير هذه الخطط.
النهج الموصى به هو أن تطلب من القيادة العليا تنفيذ عملية مشاركة الموظف التي قد تشمل اجتماعات شاملة واستطلاعات إضافية وتصويت. لا تقلل من أهمية إشراك أعضاء فريقك في اتخاذ القرارات بشأن مستقبل عملهم.
يجب أن تتضمن الأهداف التي تقررها ما يلي:
- صياغة رؤية شاملة لما تأمل في تحقيقه من خلال السماح للموظفين بالعمل عن بعد طويل الأمد من المنزل حتى يدعموا الخطة
- مساعدة موظفيك على البقاء بصحة جيدة
- تحقيق زيادات إضافية في الإنتاجية من خلال راحة الموظف وتقليل وقت التنقل
- خلق معنويات أكثر إيجابية للموظفين ومعدلات استبقاء أعلى
- الاعتبارات المالية مثل تأجير مساحات مكتبية أقل ، وتأجير مساحة تملكها ، وتعديل خطة المبنى لاستيعاب مساحة أقل للموظفين
- توفير تكلفة السفر بغرض العمل
- إنشاء محطات عمل ومناطق شائعة الاستخدام لتلائم الحاجة إلى التباعد الشخصي
- تأكد من أنك تزود القوة العاملة عن بُعد بأحدث وأقوى التقنيات والمعدات المكتبية
- إتاحة ملف الدعم العاطفي و التوازن بين العمل والحياة التي يحتاجها موظفوك
- تحديد الوظائف التي يمكن أن تعمل بشكل فعال عن بُعد وبأي تردد مع الحفاظ على خدمة العملاء وربحية الأعمال
- توفير الأدوات المناسبة بحيث يكون سير العمل ثابتًا ويتم الحفاظ عليه مثل مطالبة الفرق بالعمل لساعات العمل الأساسية وإعداد اجتماعات أسبوعية
أخيرًا ، وربما الأهم من ذلك ، أن تمكين المديرين هو المفتاح لفعالية ونجاح خطة العمل عن بُعد طويلة المدى الخاصة بك. كما يشير جالوب ، لا يوجد دور آخر في أي مؤسسة له تأثير أكبر ، والطريقة التي يقود بها المديرون فرقهم ووضع كل عضو في الفريق لتحقيق النجاح أمر بالغ الأهمية لإنتاجية الموظفين ومشاركتهم.
سياسات لدعم خطة العمل عن بعد طويلة الأجل
إذا كان موظفوك يقومون بعمل عن بعد من المنزل لبعض الوقت ، فمن المحتمل أنك قد أعدت صياغة السياسات والممارسات لدعم هذا الوضع الطبيعي الجديد غير المتوقع. من الآن فصاعدًا ، هذه بعض سياسات وممارسات الموارد البشرية التي قد ترغب في تحديد أولوياتها لتغييرها وتحديثها للعمل عن بُعد طويل المدى من المنزل.
- القواعد والمعايير والمقاييس الرئيسية التي ستحتاج إلى تطويرها للحفاظ عليها وتعزيزها ثقافتك التنظيمية وقيمك
( مثال : عرض الأنشطة الاجتماعية الافتراضية وبناء الفريق وتقدير الموظف)
- كيف تدعم موظفيك عاطفياً وتساعدهم على ممارسة التوازن بين العمل والحياة
( مثال : النظر في دعم رعاية الطفل للآباء العاملين وسياسات إجازة أكثر مرونة للموظفين لاستيعاب الوضع الطبيعي الجديد)
- كيف ستعيد تخصيص مدخرات البنية التحتية عندما تقلل الحاجة إلى مساحة مكتبية ( مثال: تقديم مكافآت فائقة للموظفين ، ورفع مستوى تقنيتهم إلى الأحدث والأسرع والأكثر تفاعلية ، وتوفير أجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات للموظفين الذين يحتاجون إليها ، والتأكيد على التدريب والتطوير حتى يستمر الموظفون في تعلم مهارات جديدة)
- معالجة قدرة الموظفين على العمل بأمان في المكتب حسب الحاجة
( مثال : تلبية احتياجات المكاتب البعيدة ، وإتاحة مكاتب مؤقتة في إعداد الفنادق ، وتوفير خدمات الصرف الصحي والتطهير الإضافي لمساحات العمل)
- تحديد الساعات المتوقعة ومتطلبات القوى العاملة
(مثال : التأكيد على أن جميع القواعد واللوائح الحالية تنطبق في مكان العمل البعيد كما هو الحال في المكتب ، لذلك لن يتم التسامح مع أي مضايقات أو أي سلوك عدائي آخر. أيضًا ، التأكيد على أنه من المتوقع أن يعمل كل موظف لساعات أساسية حسب الحاجة.)
- النظر في كيف ومن الذي توظفه وعلى متن الطائرة. سترغب في تعيين الأشخاص الذين سينجحون في العمل عن بُعد ، كما أن العمل عن بُعد طويل الأمد يوسع قدرتك على توظيف أشخاص على مستوى العالم طالما أنك تفهم احتياجات الفرق للتواصل الشخصي.
( مثال : توظيف أشخاص من دول أخرى وتطوير عملية تدريب للموظفين عن بعد وإعدادهم)
- التأكيد على حاجة الموظفين لتوثيق إنجازات أدائهم والبقاء على اتصال مع مديريهم بانتظام لمناقشة الأهداف المهنية قصيرة وطويلة الأجل واحتياجات التطوير
( مثال : جدولة مكالمة Zoom لتحديث المدير بشأن تقدم المشروع أو طلب ملاحظات حول كيفية أدائه)
كيفية حشد الموظفين حول العمل عن بعد طويل المدى
باتباع التوصيات المذكورة أعلاه ، يمكنك بناء الأساس الذي سيساعد موظفيك على الالتفاف حول مفهوم العمل عن بعد. الخطوة الأولى هي إشراك موظفيك باستخدام الاستبيانات لتحديد رغباتهم ومخاوفهم. بعد ذلك ، يأتي إشراك موظفيك في تحديد توقعات واحتياجات كل من مكان العمل في الموقع ومواقع العمل عن بُعد في المرتبة الثانية.
يتبع ذلك إبلاغ الموظفين بما يمكنك استيعابه وما الذي لن ينجح ولماذا. بعد ذلك ، اطلب المساعدة من موظفيك لحل المشكلات - ربما لديهم إجابات لم يجدها كبار القادة.
أخيرًا ، اطلب من مديرك وضع خطة لفرق الاحترام الخاصة بهم حول كيفية تحقيق هذه الضروريات العشر للثقافة الداعمة:
- التواصل وحل المشكلات
- إرساء قواعد السلوك والتفاعل والمساهمة
- تحديد مقدار الوقت الذي يرغب فيه موظفوك في مقابلة مديريهم وجعل الأمر مناسبًا لمراعاة الاحتياجات المختلفة لكل عامل
- بناء الثقة والحفاظ على ثقافة عمل شاملة وداعمة وفعالة
- قياس الإنتاجية والجودة بشكل موضوعي بحيث يكون لديهم مخاوف أقل بشأن الثقة مع الموظفين
- التعامل مع شعور الموظفين بالعزلة والوحدة والعزلة
- الاتفاق على مقدار الوقت الذي يحتاجه الفريق ليكون معًا في المكتب
- معالجة تحديات التعاون والنتائج وحل النزاعات
- تحديد ساعات العمل المناسبة التي من شأنها تعزيز التعاون مع احترام الحاجة إلى التوازن بين العمل والحياة
- تطوير طريقة للتقييم الشامل بشكل دوري لتجربة العمل من المنزل بدوام جزئي أو بدوام كامل
إذا عالجت فرقك كل من هذه المشكلات بشكل فعال ، وقمت بشكل دوري بتقييم ما إذا كانت الخطط تعمل مع إبقاء إصبعك على نبض معنويات الموظفين ، فقد تجد أن الوضع الطبيعي الجديد يخدم احتياجات الجميع بشكل أفضل. وبذلك ، يمكنك إنشاء وضع يربح فيه الجميع بينما تشق أرضية جديدة.
مصادر المادة
مختبرات البومة. حالة العمل عن بُعد 2020: إصدار COVID . تم الوصول في 4 نوفمبر 2020.
تحليلات مكان العمل العالمية. العمل في المنزل بعد COVID-19: توقعاتنا . تم الوصول في 4 نوفمبر 2020.
جالوب. كيفية بناء الثقة وتعزيز الإنتاجية داخل الفرق البعيدة . تم الوصول في 4 نوفمبر 2020.