الموارد البشرية

كيفية تقديم ملاحظات بناءة لتطوير مهارات الموظفين

ستساعدك هذه النصائح على مساعدة موظفيك على النمو

يقدم رجل الأعمال ملاحظات بناءة لزميله في العمل في الاجتماع.

••• هيرو إيماجيس / جيتي إيماجيس

راجيف بيهيرا ، الرئيس التنفيذي لمنصة إدارة الأداء عاكس ، علق ذات مرة ، 'المديح ، بحكم تعريفه ، هو التعبير عن الموافقة أو الإعجاب بشيء أو بشخص ما. التعليقات ، من ناحية أخرى ، هي معلومات حول أداء الشخص لمهمة تستخدم كأساس للتحسين. بمعنى آخر ، يمكن أن يكون كل من التعليقات والثناء إيجابيين ، ولكن الملاحظات مصممة دائمًا لتحسين الأداء.

يجب أن تتماشى التعليقات مع أهداف موظفيك ومهاراتهم ، وأن تكون مصممة لمساعدتهم على النمو المهني. هناك الكثير مما هو جيد في تقديم الثناء لمن يقومون بهذا العمل.

عند مدح موظفيك ، ضع في اعتبارك أنه لم يفعل أي شيء للمساعدة في تطويرهم أو نموهم ، بل إنه يتيح لهم معرفة أنك ترى عملهم وتقدره.

تطوير أهداف الموظف

أثناء إدارة القوى العاملة لديك ، يجب أن تلاحظ خلال فترة زمنية قصيرة سلوكيات موظفيك وأدائهم الوظيفي. عندما تلاحظ ذلك ، يجب أن تبدأ في تدوين ما تراه حتى تتمكن من البدء في تطوير خطة نمو لكل منها.

بعد فترة ، ستعرف موظفيك أهداف الآداء —أهداف المبيعات التي من المفترض أن يصلوا إليها ، أو عدد الملفات التي من المفترض معالجتها كل يوم ، أو أيًا كان ما يعمل عليه موظفوك.

أثناء المراقبة ، تأكد من سؤالهم عن أهدافهم المهنية الشخصية ، حتى تتمكن من معالجة ذلك أثناء جلسة التعليقات أيضًا.

ستساعدك هذه الخطوات على تركيز ملاحظاتك. يوصي بهيرا بأخذ هذه الأهداف وتقسيمها إلى مهام ومهارات قابلة للتحقيق حتى لا تظل غامضة. على سبيل المثال ، إذا كان هدف موظفك هو تقديم عروض تقديمية أفضل ، فستحتاج إلى تفصيل المهارات المطلوبة.

المهارات اللازمة للعروض التقديمية يمكن أن تكون:

  • التحدث بثقة ووضوح
  • معرفة الموضوع
  • إنشاء شرائح تنقل البيانات بشكل أفضل مما تستطيع الكلمات
  • الرد على أسئلة المشاركين في الاجتماع
  • الحفاظ على تركيز الاجتماع عن طريق إعادة توجيه الأشخاص إلى الموضوع الرئيسي

بعد ذلك ، تقدم ملاحظات للموظف على عرضه التقديمي. الرجوع إلى هذه المهارات. كنت واثقا من تلك البيانات. كنت تعرف بالضبط ما كنت تتحدث عنه ويمكن للجميع في الاجتماع أن يخبروك أنك على استعداد.

لاحظ أنك محدد ، وتركز على المجالات التي يحتاج موظفك إلى تحسينها.

اجتماعات فردية منتظمة

إذا كنت ترغب في إعطاء ملاحظات إيجابية لموظفيك ، فيجب أن تأخذ الوقت الكافي للقيام بذلك. تعتبر التعليقات الفورية فعالة وضرورية ، لكن الجلسة الهادئة حيث يمكنك التحدث معًا هي الأفضل.

الهدف الواقعي لجلسات التغذية الراجعة المنتظمة هو مرة واحدة في الشهر. قد لا يكون هذا قابلاً للتحقيق في بعض الصناعات ، لذا اعمل على إجرائها قدر المستطاع. بغض النظر عن الجدول الزمني الذي تختاره ، يجب أن تحاول مقابلة موظفيك كثيرًا بما يكفي حتى يستفيدوا من التفاعل.

إذا كنت تحتفظ بجميع المعلومات حتى نهاية العام ، فلن يعني ذلك الكثير للموظف ، ولن يساعد الموظف على تحسين أي منها خلال هذه الفترة. يجب استخدام مراجعة نهاية العام لتلخيص جميع جلسات التعليقات السابقة لإظهار التقدم الذي أحرزه الموظف.

تتيح التعليقات المبكرة والمتكررة للموظف معرفة أنه يسير على الطريق الصحيح وأنه يمكنه استخدام نفس الاستراتيجيات في مجالات أخرى. من المحتمل أن تنسى (وكذلك الموظف) معظم الإجراءات التي تستحق الاستدعاء إذا قدمت ملاحظات مرة أو مرتين فقط في السنة.

تجنب ساندويتش التغذية المرتدة

لقد سمع أي شخص يعمل في الإدارة أو الموارد البشرية أنه يجب عليك وضع 'التعليقات السيئة' بين طبقتين من 'التعليقات الجيدة'. لذلك ، على سبيل المثال ، تقول ، يا جين ، لقد قمت بعمل رائع في هذا العرض التقديمي. مع ذلك ، لقد تأخرت ثلاثة أيام من أصل خمسة الأسبوع الماضي ، وأنا أه حقًا أحب توقيع بريدك الإلكتروني.

هذا ليس له آثار إيجابية. يتم ذلك فقط لأن المدير شعر بأنه مضطر لتقديم ملاحظات. يظهر هذا عادةً عندما تكون هناك جلسات ملاحظات إلزامية ، ولا يكون لدى المديرين أي شيء جاهز ، ويتم تعليمهم استخدام طريقة الساندويتش.

تقديم ملاحظات تنموية

شيء آخر يجب مراعاته هو أنه لا يوجد شيء مثل ردود الفعل السلبية أو السيئة. أ تعليق يجب أن تحدد الجلسة القضايا ولكن لديها أفكار أو أهداف إيجابية نتيجة لذلك. إذا تأخرت جين في ثلاثة أيام من أصل خمسة أيام الأسبوع الماضي ، فامنحها رأيك. 'جين ، لقد لاحظت أنك تأخرت الأسبوع الماضي ثلاثة أيام. هل كل شيء على ما يرام ، أو أي شيء يمكنني القيام به لمساعدتك في الوصول إلى هنا في الوقت المحدد؟ '

كانت مشكلة في السيارة ، لكنها تم حلها الآن؟ يبدو رائعًا ، أنا سعيد لأنك قمت بإصلاحه.

لم يكن هناك أي شيء سلبي في هذا الأمر ، وكانت جين لديها مشكلة حقيقية.

الآن إذا استيقظت جين في وقت متأخر من تلك الأيام الثلاثة ، فربما تكون جلسة التغذية الراجعة مع بعض الأهداف والخطوات المصممة لضمان وصولها في الوقت المحدد. 'جين ، ما رأيك في التحقق من المنبه كل ليلة للتأكد من ضبطه ، ووضع ملابسك في الليلة السابقة ، والتأكد من مغادرتك في وقت يسمح لك بالمرور عبر حركة المرور للوصول إلى هنا للعمل؟'

مرة أخرى ، هذه ليست 'ردود فعل سيئة' ، إنها مجرد ردود فعل.

التعليقات الجيدة مهمة

لا تقتصر الإدارة على تحقيق الأرقام وإسعاد المديرين التنفيذيين. لا يتعلق الأمر بالثناء والشكر اللذين تقدمهما للموظفين عندما يقومون بعمل جيد.

تتعلق الإدارة أيضًا بتطوير الموظفين وتحفيزهم وتدريبهم. ستجعل التعليقات المستخدمة بشكل صحيح قسمك مكانًا رائعًا للعمل ، وتمنح موظفيك فرصة للنمو. أثناء رعاية موظفيك ، سترى تحسينات في إنتاجيتك. يمكن للجميع الاستفادة من ردود الفعل المحددة والإيجابية.