الموارد البشرية

كيفية تقديم الملاحظات التي تساعد الموظفين على التحسين

ملاحظاتك لها تأثير عند تقديمها باحترام وبعناية

ثلاثة عمال مصنع في اجتماع غير رسمي

••• جيتا للإنتاج / Iconica / Getty Images

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

قدم الملاحظات التي لها تأثير

اجعل ملاحظاتك لها التأثير الذي تستحقه من خلال الطريقة والنهج الذي تستخدمه عندما تريد ذلك تزويد الموظفين بتعليقات حول الأداء . يمكن أن تحدث ملاحظاتك فرقًا للأشخاص إذا كان بإمكانك تجنب إثارة رد دفاعي.

يميل الموظفون إلى الرد بشكل دفاعي على وجه الخصوص فيما يتعلق بالتعليقات السلبية أو الأقل من الإيجابية ، لأن الناس يميلون إلى أخذ الملاحظات بشكل شخصي وليس مهنيًا. يعد هذا رادعًا لقدرتك على مساعدة الموظف على تحسين أدائه.

ستساعدك هذه الإرشادات على مساعدة الموظفين على تطوير أدائهم من خلال استخدامك الإيجابي للتعليقات.

إليك أفضل طريقة لتقديم الملاحظات

ملاحظات الموظف الفعالة محددة وليست عامة.

لتقديم ملاحظات محددة ، على سبيل المثال ، قل ، 'التقرير الذي قدمته بالأمس كان مكتوبًا جيدًا ومفهومًا ، وقد أوضح نقاطك حول الميزانية بشكل فعال للغاية.' لا تقل 'تقرير جيد'. هذا البيان عام جدًا بحيث لا يستخدم الموظف المعلومات لتحسينه.

أحد أغراض الملاحظات البناءة والفعالة هو السماح للفرد بمعرفة السلوك المحدد الذي ترغب في رؤية المزيد منه منه. التعليقات العامة مثل الربت على الظهر تجعل الموظف يشعر بالرضا للحظات ولكنه لا يقوم بعمل جيد في تعزيز السلوك.

دائمًا ما تركز التعليقات المفيدة على سلوك معين.

أنت تريد تحديد السلوك الذي يحتاج إلى تحسين على وجه التحديد وليس على شخص أو نواياهم. (عندما شاركت في محادثات متنافسة خلال اجتماع الموظفين ، بينما كانت الكلمة ماري ، لقد صرفت انتباه الآخرين الحاضرين . نتيجة لذلك ، تم إغفال نقطة ماري جزئيًا).

يتم تقديم أفضل التعليقات بصدق وصدق للمساعدة.

ثق في هذا البيان. سيعرف الأشخاص ما إذا كانوا يتلقون تعليقات لأي سبب آخر. يمتلك معظم الناس رادارًا داخليًا يمكنه بسهولة اكتشاف النفاق. ضع ذلك في الاعتبار عندما تقدم ملاحظات.

تصف الملاحظات الناجحة الإجراءات أو السلوك الذي يمكن للفرد أن يفعل شيئًا حياله.

على سبيل المثال ، لن تقدم ملاحظاتك أبدًا إذا كان بإمكانك تقديم أي أدوات أو تدريب أو وقت أو دعم يحتاجه الشخص لأداءه بنجاح كما تريده لأداء.

عندما يكون ذلك ممكنًا ، تكون التعليقات المطلوبة أكثر قوة.

اطلب الإذن لتقديم التغذية الراجعة. قل ، 'أود أن أقدم لك بعض الملاحظات حول العرض التقديمي ، هل هذا مناسب لك؟' هذا يعطي المستلم بعض التحكم في الموقف المرغوب فيه. ربما يقول المستلم ، 'ماذا عن الغد؟ أود التفكير في أدائي بين عشية وضحاها.

قدم ملاحظات قد يستخدمها المستلم.

عندما تشارك معلومات وملاحظات محددة ، فإنك تقدم ملاحظات قد يستخدمها الموظف.

لا يشمل النصيحة ما لم يكن لديك إذن أو طلب مشورة. اسأل الموظف عما قد يفعله بشكل مختلف نتيجة لسماع التعليقات. من المرجح أن تساعد الموظف على تغيير نهجه أكثر مما إذا أخبرت الموظف بما يجب فعله أو كيفية التغيير.

تقديم ملاحظات بالقرب من الحدث.

سواء كانت التعليقات إيجابية أو بناءة ، قدم المعلومات التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالحدث قدر الإمكان. ردود الفعل الفعالة في توقيت جيد بحيث يمكن للموظف بسهولة ربط الملاحظات بأفعاله. الحاجة إلى التذكر بعد بضعة أيام ليس بالأمر المثالي.

تتضمن التغذية الراجعة الفعالة ما أو كيف تم إجراء شيء ما ، وليس السبب.

يسأل لماذا يسأل الناس عن شخصيتهم تحفيز وهذا يثير موقف دفاعي من الشخص الذي يتلقى التعليقات. اسأل ماذا حدث؟ كيف حدث هذا؟ كيف يمكنك منع هذه النتيجة في المستقبل؟ كيف يمكنني القيام بعمل أفضل في مساعدتك؟ ماذا تريد مني في المستقبل؟

تحقق للتأكد من أن الشخص الآخر قد فهم ما قمت بتوصيله باستخدام حلقة التغذية الراجعة.

تتيح لك حلقة التعليقات ، مثل طرح سؤال على الموظف أو مراقبة سلوكه المتغير ، معرفة أن فهم الطرف الآخر ما قمت بتوصيله . حدد وقتًا للرجوع معًا لمناقشة ما إذا كانت التعليقات قد غيرت الأداء وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي إجراءات إضافية.

ردود الفعل الناجحة متسقة قدر الإمكان.

إذا كانت تصرفات الموظف رائعة اليوم ، فهي رائعة غدًا. إذا كان انتهاك السياسة يستحق إجراءات تأديبية ، يجب أن تستحق دائمًا إجراءً تأديبيًا - بالنسبة لهذا الموظف أو أي شخص آخر يؤدي نفس الأداء. الرسائل المختلطة لا تعطي نتائج.

نصائح لتقديم ردود الفعل الأكثر فعالية

عندما تقدم ردود الفعل إلى الموظف ، ضع هذه النصائح الخمس في الاعتبار.

  1. يتم إرسال التعليقات إلى شخص أو فريق من الأشخاص فيما يتعلق بتأثير سلوكهم على شخص آخر أو المؤسسة أو العميل أو الفريق.
  2. تتضمن التعليقات الإيجابية إخبار شخص ما بالأداء الجيد. اجعل هذه التعليقات مناسبة ومحددة ومتكررة.
  3. الملاحظات البناءة تنبه الفرد إلى منطقة يمكن أن يتحسن فيها أدائه. التعليقات البناءة ليست نقدًا. إنه وصفي ويجب توجيهه دائمًا إلى الإجراءات المتخذة ، وليس الشخص. على سبيل المثال ، 'ماري ، كان تواصلك أثناء العرض متعمقًا للغاية بالنسبة لاحتياجات جمهورك. لقد احتاجوا إلى سماع الأساسيات فقط ، وقمت بمشاركة كل المعلومات التي كانت لديك. للحصول على ردود فعل فعالة ، لن تقول ، 'ماري ، كان هذا خطابًا طويلًا ومملًا.'
  4. الغرض الرئيسي من الملاحظات البناءة هو مساعدة الناس على فهم موقفهم فيما يتعلق به السلوك الوظيفي المتوقع و / أو المنتج .
  5. الاعتراف بالأداء الفعال هو محفز قوي. يرغب معظم الناس في الحصول على مزيد من الاعتراف ، لذا فإن الاعتراف يعزز المزيد من الإجراءات التي يتم تقديرها.