كيف تبدأ خطابًا بأمثلة تحية احترافية
- خيارات لبدء حرف
- أمثلة على التحيات المهنية
- حاول البحث عن شخص الاتصال
- إذا لم يكن لديك مسؤول اتصال
- تحيات لتجنب
- نصائح لكتابة رسالة
ميليسا لينغ / التوازن
ما هي أفضل طريقة لبدء حرف؟ عند كتابة خطاب لأغراض مهنية ، فإن التحية المناسبة ضرورية. تحدد تحياتك نغمة رسالتك أو بريدك الإلكتروني ، وهي مؤشر على كتابتك مهارات التواصل .
خيارات لبدء حرف
عند اتخاذ القرار أي التحية لاستخدامها ، يجب أن تفكر فيما إذا كنت تعرف الشخص وكيف تعرفه جيدًا. ستحدد الإجابة كيف تبدأ رسالتك. من المهم استخدام التحية الرسمية والمهنية عندما لا تعرف جيدًا رسالتك أو مستلم بريدك الإلكتروني.
تحيات شخصية
متى تستخدم الاسم الأول لشخص ما: إذا كنت تكتب إلى شخص ما في صفة مهنية كنت تعرفها شخصيًا لسنوات عديدة ، فمن المناسب استخدام اسمه الأول فقط.
تحيات مهنية
متى تستخدم التحية المهنية: إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، من الأفضل استخدام السيد ، السيدة ، أو د. ك تحية خطاب العمل المناسب . إذا كانت لديك أي شكوك بشأن التحية التي يجب أن تستخدمها ، فانتقل إلى جانب الحذر واستخدم أسلوب الخطاب الأكثر رسمية.
استخدم تحية رسمية
اجعلها رسمية: حاول تجنب الإغراء لبدء خطابك المهني بتحية غير رسمية مثل 'مرحبًا' أو 'تحياتي' أو 'مرحبًا هناك' أو 'صباح الخير' إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يمكنك الاتصال به.
في حين أن تلك التحيات غير الرسمية مناسبة لرسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية للأصدقاء أو حتى بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي قد ترسلها إلى مجموعات من الأشخاص ، في خطاب احترافي ، ستحتاج إلى استخدام تحية شخصية إما بالاسم الأول و / أو اسم العائلة ('عزيزي Mr. Doe) أو المسمى الوظيفي ('عزيزي مدير التوظيف').
تأكد دائمًا من إعادة التدقيق الإملائي لاسم المستلم. خلاف ذلك ، سوف تترك انطباعًا سيئًا منذ بداية رسالتك.
علامات ترقيم
تذكر أيضًا تضمين الفترة بعد 'السيد'. و 'السيدة' واتبع تحيتك بعلامة النقطتين (على سبيل المثال ، 'عزيزتي السيدة دو:').
أمثلة على تحيات الرسالة المهنية
كل هذه التحيات مناسبة للاتصالات المهنية.
عندما تعرف الشخص جيداً:
- عزيزتي سيندي
- اهلا بيتر
- مرحبا بوب
عندما تعرف اسم الشخص:
- عزيزي السيد / السيدة. الكنية؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد دولان أو عزيزتي السيدة بتلر
- عزيزي السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد مارتن هاينز أو عزيزتي السيدة ميليسا تاندور
- عزيزي Firstname Lastname ؛ على سبيل المثال ، عزيزي مايكل كيرنز
عندما لا تعرف جنس الشخص:
عندما يكون لديك اسم ولكنك غير متأكد من جنس الشخص الذي تكتب إليه ، فمن المقبول ترك اسم الشرف واستخدام الاسمين الأول والأخير وحدهما. فمثلا:
- عزيزي روبن ميلر
- عزيزي جاميسون كافانو
حاول البحث عن شخص الاتصال
إذا كان ذلك ممكنًا ، استخدم اسم جهة اتصال عند الكتابة. هذا يجعل رسالتك شخصية أكثر ، ويخلق علاقة فورية مع القارئ. إذا لم يكن لديك اسم جهة اتصال ، فابحث عن اسم الشخص المناسب لتوجيه رسالتك إليه .
لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لمحاولة العثور على اسم ، والمشاعر التي تنقلها تستحق العناء. إنه يستحق المحاولة ، حتى لو لم تكن ناجحًا.
في بعض الأحيان يكون الاسم موجودًا على موقع الشركة على الويب ، أو قد تتمكن من العثور على الشخص المناسب على LinkedIn. ربما يعرف أحد زملائك أو جهات اتصالك الشخص المناسب. يمكنك أيضًا الاتصال بمكتب الشخص المجهول الذي تكتب إليه وتطلب من موظف الاستقبال الحصول على الاسم من خلال شرح سبب اتصالك.
فمثلا: أنا أتقدم لوظيفة في شركتك. هل يمكنك إخباري باسم مدير التوظيف الخاص بك حتى أعرف لمن عنوان خطاب التقديم الخاص بي ؟ '
عندما لا يكون لديك مسؤول اتصال
في بعض الأحيان ، على الرغم من بذل قصارى جهدك ، لا يمكنك العثور على اسم لتوجيه رسالتك إليه. في هذه الحالة ، لديك مجموعة متنوعة من الخيارات ، وكلها مهنية ومناسبة.
كلما زادت المعلومات المتوفرة لديك حول المكان الذي ترسل فيه الرسالة ، كان ذلك أفضل. (على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية في الشركة ، أو مدير القسم المرتبط باستفسارك.) بهذه الطريقة ، يمكنك اتخاذ خيار أكثر استهدافًا عند تحديد تحية الخاص بك.
إذا لم يكن لديك مسؤول اتصال ، فهناك مجموعة متنوعة من الخيارات للاختيار من بينها:
- عزيزي مدير التوظيف
- عزيزي مدير الموارد البشرية
- عزيزي فريق التوظيف
- عزيزي [اسم الشركة] المجند ؛ على سبيل المثال ، عزيزي موظف التوظيف في شركة ABC
- عزيزي [اسم القسم] المجند ؛ على سبيل المثال ، عزيزي موظف دعم تكنولوجيا المعلومات
- عزيزي فريق [اسم القسم] ؛ على سبيل المثال ، عزيزي المجند المنتج
- تحيات
- سيدي أو سيدتي العزيزة (هذا عفا عليه الزمن ، لذا تجنبه إن أمكن)
- إلى من يهمه الأمر (استخدم إذا لم يكن لديك خيارات أخرى قابلة للتطبيق)
تحيات لتجنب
التحيات التالية ليست مناسبة للرسائل الرسمية أو رسائل البريد الإلكتروني:
- يوم جيد
- صباح الخير أو بعد الظهر (لا تعرف متى سيتلقون الرسالة أو رسالة البريد الإلكتروني)
- مرحبا
- أهلا
- مهلا
- مرحبا
نصائح لكتابة وإرسال رسالة
تحية
ابدأ رسالتك بتحية مناسبة ، كما هو مذكور أعلاه.
الفقرة الأولى
بعد التحية ، ابدأ فقرتك الأولى ، والتي تكون عادةً مقدمة تتيح للقارئ معرفة من أنت وماذا تكتب عنه. إذا كان لديك أحد المعارف المتبادلين الذي أحالك إلى القارئ ، فيجب عليك ذلك أذكرهم في هذا الوقت .
جثة إلكتروني
يتكون نص رسالتك عادةً من فقرة أو فقرتين من النص. هنا ، يمكنك توضيح موضوع رسالتك وتقديم التفاصيل الداعمة للموضوع.
سترغب في إبقائها موجزة وذات صلة بالشخص والموضوع.
كن دقيقًا ولكن لا تكرر كلامك أو استمر في الحديث عن تفاصيل غير مهمة.
استنتاج
بعد ذلك ، ستحتاج إلى تلخيص رسالتك. يجب أن يشتمل ملخصك على شكر للشخص على وقته أو اهتمامه. إذا كنت تخطط للمتابعة لاحقًا ، فيمكنك أيضًا تقديم تفاصيل متى وكيف ستتصل به أو بها.
خيارات الإغلاق
قم بإنهاء ملف خطاب احترافي مع خاتمة ، مثل 'مع خالص الشكر' أو 'التحيات'. إذا كنت تخطط لإرسال الرسالة عن طريق الخدمة البريدية ، فيجب أن يتبع توقيعك اسمك المكتوب.
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فيجب أن يتبع اسمك المكتوب معلومات الاتصال الخاصة بك ، والتي يمكنك كتابتها يدويًا أو القيام بذلك تلقائيًا نيابة عنك. هنا كيفية إعداد توقيع تلقائي للبريد الإلكتروني .
الماخذ الرئيسية
اختر تحية رسمية: عندما لا تعرف الشخص الذي تكتب إليه جيدًا ، لا تستخدم التحية غير الرسمية.
حاول العثور على شخص للاتصال: إذا لم تتمكن من العثور على شخص اتصال ، فلا بأس من استخدام تحية عامة.
قم بتثبيت رسالتك أو بريدك الإلكتروني: عندما ترسل مراسلات مهنية ، من المهم مراجعة المستند الخاص بك بعناية قبل إرساله.