كيف تدير مشروعك الأول بنجاح

••• HeroImages / GettyImages

لقد تم تكليفك للتو بمشروع جديد مهم. من الواضح أن رئيسك في العمل يقدم هذه الفرصة كتصويت على الثقة في مهاراتك. وبينما أنت متحمس ، فهذه هي المرة الأولى التي تكون فيها مسؤولاً عن مشروع بأكمله.

البدء لأول مرة يمثل تحديا. ومع ذلك ، هناك طرق لمساعدتك على بلل قدميك. تطورت إدارة المشروع إلى عملية ذات مراحل وخطوات محددة لتوجيه أولئك الجدد في إدارة المشروع نحو مشروع ناجح.

5 مراحل من عملية المشروع:

1. البدء: يبدأ المشروع عندما يتم تحديد الحاجة إلى التغيير
2. التخطيط: تخطيط عمل المشروع
3. التنفيذ: أداء العمل
4. الإدارة والتحكم: كل العمل الذي تقوم به أثناء المشروع لرصد التقدم
5. الخاتمة: استكمال وتسليم المشروع وتأجيل الفريق

هذه الخطوات متطابقة لكل مشروع. وتذكر أنك مدير المشروع ، ولست مشرف الخط الأمامي. وظيفتك هي إدارة المشروع ، وليس الناس.

الخطوات الأساسية لمشروع مبتدئ:

أثناء مرحلة البدء ، يتم إنشاء المشروع ووضع ميثاق يخولك أن تكون مدير البرنامج وإنشاء سلسلة تقارير. مرحلة التخطيط هي المكان الذي:

حدد النطاق

الخطوة الأولى والأكثر أهمية في أي مشروع هي تحديد نطاق المشروع . ما الذي من المفترض أن تحققه أو تخلقه؟ ما هو هدف المشروع؟ نفس القدر من الأهمية هو تحديد ما لم يتم تضمينه في نطاق مشروعك. إذا لم تحصل على تعريف كاف من رئيسك في العمل ، فقم بتوضيح النطاق بنفسك وأرسله مرة أخرى إلى الطابق العلوي للتأكيد.

في حين أن هذا المثال بعيد قليلاً عن موضوع العمل ، يمكننا جميعًا الارتباط بحفل زفاف. عند التخطيط لحفل زفاف ، قد يكون لديك نطاقك: إعداد حفل زفاف لـ 100 ضيف كامل مع العشاء ، والبار المفتوح ، وكعكة الزفاف والفرقة الحية للرقص في تاريخ معين بتكلفة لا تتجاوز 20.000 دولار.

تحديد الموارد المتاحة

ما الأشخاص والمعدات والأموال التي ستكون متوفرة لديك لتحقيق أهداف المشروع؟ بصفتك مدير مشروع ، لن يكون لديك عادة سيطرة مباشرة على هذه الموارد ولكن سيتعين عليك إدارتها من خلال إدارة المصفوفة.

تشير إدارة المصفوفة إلى استخدام التسلسل الهرمي المحدد داخل الشركة لإنجاز ما تريد القيام به. إذا كان Joe يعمل في مشروعك ولإدارته أيضًا ، فعليه الاستماع إلى رئيسين. بصفتك مدير المشروع ، حاول البقاء على اتصال مع المشرفين على الأشخاص أو أصحاب المعدات التي استعرتها حتى تتمكن من حل النزاعات.

افهم الجدول الزمني

متى يجب أن يكتمل المشروع؟ أثناء قيامك بتطوير خطة مشروعك ، قد يكون لديك بعض المرونة في كيفية استخدامك للوقت أثناء المشروع ، ولكن عادةً ما يتم تحديد المواعيد النهائية ، كما هو الحال في حفل الزفاف. إذا قررت استخدام ساعات العمل الإضافي للوفاء بالجدول الزمني ، فيجب أن تزن ذلك مقابل قيود ميزانيتك.

تفصيل العمل

ما هي القطع أو المكونات الرئيسية التي يجب إنشاؤها لإكمال المشروع؟ على سبيل المثال ، يتطلب حفل زفاف على مستوى عالٍ: قاعة استقبال ، طعام ، شراب ، كعكة ، ضيوف ، ترفيه. بالطبع ، يمكن تقسيم كل عنصر من هذه العناصر الكبيرة إلى العديد من العناصر الإضافية. هذه هي الخطوة التالية.

في مثال حفل الزفاف أعلاه ، من المحتمل أن يكون لديك فريق أو شخص مسؤول عن مكونات مختلفة. اعمل مع أعضاء فريقك لتوضيح التفاصيل اللازمة لتحقيق كل عنصر رئيسي.

يجب أن يفهم الشخص المسؤول عن الطعام الخيارات وقيود التكلفة والاختيارات التي تدعم تحقيق النطاق . ضع قائمة بالخطوات الأصغر في كل خطوة من الخطوات الأكبر. سيعتمد عدد المستويات العميقة التي تذهب إليها في خطوات التفصيل على حجم وتعقيد مشروعك.

تطوير خطة أولية

اجمع كل خطواتك في خطة. هناك طريقة جيدة للقيام بذلك وهي استخدام جدول أسبقية يحدد العناصر التي يجب أن تسبق العناصر الأخرى. تتطلب ممارسات إدارة المشروع الرسمية تطوير ما يسمى بمخطط الشبكة وتحديد المسار الحرج. في حين أن هذا قد يتجاوز احتياجاتك أو مستوى معرفتك ، فإن القضية الأساسية هي ترتيب الأنشطة بالترتيب الصحيح ثم تخصيص الموارد للأنشطة.

تتضمن الأسئلة التي يجب طرحها ما يلي: ماذا يحدث أولاً؟ ما هي الخطوة التالية؟ ما هي الخطوات التي يمكن أن تستمر في نفس الوقت مع موارد مختلفة؟ من سيفعل كل خطوة؟ كم من الوقت سوف يستغرق؟ هناك العديد من حزم البرامج الممتازة المتاحة التي يمكنها أتمتة الكثير من هذه التفاصيل لك. اسأل الآخرين في نفس المواقف عما يستخدمونه.

قم بإنشاء خطتك الأساسية

احصل على تعليقات على خطتك الأولية من فريقك ومن أي أصحاب مصلحة آخرين. اضبط الجداول الزمنية وجداول العمل لتناسب المشروع في الوقت المتاح. قم بإجراء أي تعديلات ضرورية على الخطة الأولية لإنتاج خطة أساسية.

طلب تعديلات المشروع

يكاد لا يوجد ما يكفي من الوقت أو المال أو الموهبة المخصصة للمشروع. مهمتك هي الاكتفاء بالموارد المحدودة لديك. ومع ذلك ، غالبًا ما تكون هناك حدود موضوعة على مشروع ما تكون ببساطة غير واقعية. تحتاج إلى عرض قضيتك وتقديمها إلى رئيسك في العمل وطلب تغيير هذه الحدود غير الواقعية. اطلب التغييرات في بداية المشروع. لا تنتظر حتى تواجه مشكلة في طلب التغييرات التي تحتاجها.

عندما تبدأ في الحصول على الموارد وشراء المواد اللازمة ، فأنت في مرحلة التنفيذ. في هذه المرحلة ، أنت أيضًا:

تجميع فريق المشروع الخاص بك

اجمع الأشخاص في فريقك معًا وابدأ حوارًا. هم الخبراء الفنيون. لهذا السبب كلفهم المشرف الوظيفي لهم بالمشروع. مهمتك هي إدارة الفريق.

اعمل على خطتك

يعد وضع الخطة أمرًا مهمًا ، ولكن يمكن تغيير الخطة. لديك خطة للقيادة إلى العمل كل صباح. إذا تم حظر تقاطع واحد بسبب حادث ، فإنك تغير خطتك وتسلك طريقًا مختلفًا. افعل نفس الشيء مع خطط مشروعك. قم بتغييرها حسب الحاجة ، ولكن ضع دائمًا النطاق والموارد في الاعتبار.

عندما تتكشف خطتك وينتهي العمل ، تدخل مرحلة المراقبة والتحكم. في هذه المرحلة ، تعمل على التحكم في التكاليف والموارد والجودة بالإضافة إلى:

راقب تقدم فريقك

ستحرز تقدمًا طفيفًا في بداية المشروع ، لكن ابدأ بعد ذلك بمراقبة ما يفعله الجميع على أي حال. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التعرف على المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل.

وثق كل شيء

احتفظ السجلات. في كل مرة تقوم فيها بتغيير خطتك الأساسية ، قم بتدوين ماهية التغيير ولماذا كان ضروريًا. في كل مرة يتم فيها إضافة متطلب جديد إلى المشروع ، قم بتدوين مصدر المتطلب وكيف تم تعديل الجدول الزمني أو الميزانية بسببه. لا يمكنك تذكر كل شيء ، لذا قم بتدوينها وستتمكن من البحث عنها في مراجعة نهاية المشروع والتعلم منها.

اجعل الجميع على اطلاع

إبقاء جميع أصحاب المصلحة في المشروع على علم بالتقدم المحرز طوال الوقت. دعهم يعرفون نجاحك عند إكمال كل معلم ، ولكن أخبرهم أيضًا بالمشكلات بمجرد ظهورها.

أيضا ، إبقاء فريقك على اطلاع. إذا تم النظر في التغييرات ، فأخبر الفريق عنها قدر الإمكان. تأكد من أن كل فرد في الفريق على دراية بما يفعله الآخرون.

اتبع الخطوات

ليس عليك أن تكون مدير مشروع رسميًا لقيادة مبادرة المشروع. ومع ذلك ، يجب عليك تطبيق أدوات ومنطق وخطوات إدارة المشروع لتوضيح أهدافك وتفاصيل العمل وبناء فريق لتنفيذه أثناء إدارتك كلها.