مهارات التفويض المهمة للنجاح في مكان العمل
أمثلة على مهارات التفويض الفعال
••• كلاوس فيدفيلت / جيتي إيماجيس
جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات
القدرة على التفويض مهمة لكل مشرف أو مدير. يجب أن يكون المديرون قادرين على الوثوق بالموظفين الذين يتحملون المسؤوليات ، مع الاستمرار في ضمان إنجاز العمل بشكل جيد.
تمكن مهارات التفويض القوية المدير من معرفة العمل الذي يجب تفويضه ومن يجب تكليفه بالمسؤوليات لتحقيق الأهداف التنظيمية بنجاح.
ما هو التفويض؟
في إعداد العمل ، يعني التفويض عادةً نقل المسؤولية عن مهمة من مدير إلى مرؤوس. عادة ما يتخذ المدير قرار التفويض. ومع ذلك ، في بعض الأحيان يتطوع الموظف للقيام بدور موسع.
يمكن أن يحدث التفويض أيضًا عندما تكون هناك سلسلة سلطة أقل رسمية. على سبيل المثال ، عضو مجموعة الأقران الذي تم تعيينه على أنه قائد فريق قد يفوض المهام إلى أقرانهم في المجموعة.
ما هي مهارات التفويض؟
في معظم الأوقات ، يعرف المديرون الجيدون كيفية إنجاز كل مهمة يتطلبها الفريق. يعرف المدراء الأفضل أنه لا ينبغي عليهم محاولة إكمال كل مهمة لسببين.
أولاً ، يعرفون أنه من المحتمل جدًا أن يتمكن كل عضو في الفريق من أداء معظم هذه المهام بشكل جيد أو أفضل. وثانيًا ، يتفهم المديرون المتميزون أنه لا ينبغي عليهم إرباك جدولهم الزمني من خلال الإدارة الدقيقة.
القادة الذين يعرفون كيفية الإدارة سيفوضون دائمًا. يتعلمون كيفية إدارة مخاوفهم الخاصة حول ما إذا كان أعضاء فريقهم يمكن الاعتماد عليهم أم لا.
إنهم يعرفون كيفية إرشاد أعضاء فريقهم بطريقة تجعل الأعضاء يشعرون بالقدرة على إنجاز المهام المطلوبة منهم.
التفويض لا يعني بالضرورة نقل المسؤولية الكاملة. على سبيل المثال ، قد يطلب المدير من أحد المرؤوسين تعيين مساعد إداري ، لكن المدير سيستمر في مراجعة الإجراءات التي يتخذها المرؤوس لإنجاز المهمة وتقديم التوجيه.
أنواع مهارات التفويض
عندما يقوم أصحاب العمل بتعيين الموظفين وترقيتهم إلى أدوار إدارية ، فإنهم يبحثون عن مرشحين يتمتعون بمهارات تفويض فعالة. فيما يلي بعض أهم المهارات والسمات التي يبحث عنها أصحاب العمل.
تواصل
يجب أن يكون المديرون قادرين على التواصل بشكل واضح مع موظفيهم عند التفويض. عليهم أن يشرحوا سبب تكليف الموظف بمهمة ، وما هي المهمة ، وما هي التوقعات. كل هذا يتطلب شفهياً وخطياً واضحاً وفعالاً مهارات التواصل .
الاستماع هي أيضًا مهارة اتصال مهمة لاستخدامها عند التفويض. تحتاج إلى الاستماع إلى أي أسئلة أو مخاوف من موظفك ، والتأكد من أنه أو أنها تفهم توقعاتك.
- شرح إرشادات المهام بشكل صحيح
- تحديد التوقعات
- مقتبسا
- الاستماع الفعال
- تواصل شفوي
- التواصل الكتابي
- سرعة التصحيح الخاطئ
إعطاء ردود الفعل
بينما يعني التفويض إعطاء مهمة لشخص آخر ، فإن هذا لا يعني أنك لست مسؤولاً. يجب عليك تسجيل الوصول مع الموظف ، خاصة في نهاية المهمة ، للتأكد من تحقيق الأهداف.
يجب على المديرين تقديم ملاحظات حول ما قام به الموظف بشكل جيد ، وما الذي واجهوه ، ولماذا. سيساعد هذا الموظف على أداء المهام بشكل أفضل في المرة القادمة.
إدارة الوقت
على الرغم من قيام شخص آخر بهذه المهمة ، فلا يزال عليك أن تكون فعالًا في إدارة الوقت . تحتاج إلى إعطاء مواعيد نهائية واضحة ونقاط تفتيش للموظف ومحاسبة الموظف. هذا يتطلب منك التخطيط لمن يجب تفويضه مسبقًا. كل هذا يتطلب تنظيم وإدارة الوقت.
- موازنة الوقت
- الجدولة
- إنشاء معالم
- معرفة الوقت المناسب للمساعدة
- مسئولية
- ضمان الجودة
- تقدير
تمرين
في كثير من الأحيان عند التفويض ، يجب عليك التأكد من أن موظفك أو زميلك لديه المهارات والقدرات اللازمة لأداء المهمة. قد يتطلب هذا بعض التدريب قبل التفويض. المدير الجيد يعرف كيفية تدريب موظفيه بشكل فعال في مهمة أو مهارة جديدة.
تتطلب بعض المهام رؤية المدير وخبرته.
قبل التفويض ، يحتاج المديرون إلى تقييم المهام لتحديد ما إذا كان من المنطقي تمريرها إلى المرؤوس.
مهمة التفويض الأخرى التي يتولى المديرون القيام بها هي تحديد الموارد الخارجية - سواء كانت تقنية أو شركات أخرى - يمكن أن تساعد في المهام اليومية.
- تحديد الأنشطة عالية القيمة
- تقييم نقاط القوة والضعف لدى الموظفين
- خلق الحوافز
- إدارة الموهبة
- تعزيز
- تكوين توصيفات وظيفية
- توظيف
- البحث عن أدوات التدريب المتاحة
- الاستعانة بمصادر خارجية
- تعاون
ثقة
في كثير من الأحيان ، لا يقوم المديرون بالتفويض لأنهم لا يثقون في أن موظفيهم يقومون بعمل جيد كما يفعلون. المدير الجيد يثق في مهارات موظفيه. يضعون توقعات واضحة ، ويقدمون ملاحظات ، لكنهم لا يديرون التفاصيل الدقيقة أثناء عمل الموظف في المهمة. الثقة هي مفتاح التفويض الفعال.
- توظيف
- العمل بروح الفريق الواحد
- قيادة
- تسهيل مناقشة المجموعة
- الاتفاق على الأدوار التي تستفيد من نقاط القوة الفردية
- توافق البناء
- استخلاص وجهات النظر من أعضاء الفريق المترددين
- ليس من السهل الإساءة
- قادرة على الانفصال عن مشاعرهم القوية
- تحديد المشاكل المنهجية
مزيد من الأمثلة على مهارات التفويض
- الموارد البشرية
- الحساسية للخلفيات العرقية والدينية
- برامج الإنتاجية
- تحليل المشكلات دون توجيه اللوم
- العصف الذهني
- مساومة
- تحديد الأدوار المقبولة بشكل متبادل
- توثيق تقدم الفريق
- اجتهاد
- مهارات تحليلية
- الاستقرار العاطفي
- تقدير ومكافأة إنجازات المجموعة
- إبداع
- التفكير النقدي
- حل المشاكل
- ابتكار
- منظمة
- حساسية المشكلة
- وساطة
- صمود
- حل النزاعات
- الذكاء العاطفي
- نزاهة
- تحفيز
- حرية التصرف
- تفاوض
- فريق البناء
كيف تبرز مهاراتك
أضف مهارات إلى سيرتك الذاتية يضيف مهارة الكلمات والعبارات إلى سيرتك الذاتية. في وصف سجل عملك ، قد ترغب في استخدام بعض هذه الكلمات الرئيسية المذكورة أعلاه.
قم بتمييز المهارات في خطاب الغلاف الخاص بك في نص رسالتك ، يمكنك ذكر واحدة أو اثنتين من هذه المهارات ، وإعطاء مثال محدد للوقت الذي أظهرت فيه تلك المهارات في العمل.
استخدم كلمات المهارة في مقابلة العمل اذكر قدرات التفويض الخاص بك أثناء مقابلة . بالنسبة لمقابلات العمل الإدارية ، تأكد من أن لديك مثالاً أو مثالين على الأقل للوقت الذي أظهرت فيه قدرتك على التفويض.
مصادر المادة
CareerOneStop. ' تفويض '. تم الوصول في 7 ديسمبر 2020.