البحث عن العمل

مهارات مهمة للوظائف الكتابية

للسير الذاتية وخطابات الغلاف والمقابلات

عامل إداري في المكتب

•••

nadia_bormotova / iStock / Getty Images Plus

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

يضمن العمل الكتابي أن يعمل المكتب بسلاسة وكفاءة. يتضمن المهام الإدارية اليومية للمكتب ، مثل الرد على الهواتف وجدولة المواعيد وإرسال رسائل الفاكس وحفظ المستندات.

المهارات الكتابية والإدارية مفيدة تقريبًا لأي شخص يعمل في المكتب. يحتاج معظم الموظفين إلى القيام ببعض الأعمال الكتابية على الأقل. لذلك ، هذه المهارات مهمة بغض النظر عن المسمى الوظيفي الرسمي الخاص بك. يحتاج كتبة المكاتب والسكرتارية إلى مهارات كتابية قوية بشكل خاص. يؤدي الموظفون في هذه المناصب غالبية المهام اليومية للمكتب.

أنواع الوظائف الكتابية

بينما يستخدم بعض الأشخاص هذه المسميات الوظيفية بالتبادل ، يختلف موظفو المكاتب والسكرتارية عنهم المساعدين الإداريين . غالبًا ما يحتاج المساعدون الإداريون إلى شهادة جامعية ويتم منحهم المزيد من المسؤوليات ، بما في ذلك قيادة المشاريع وأحيانًا إدارة الفرق.

في المقابل ، لا يحتاج الكتبة والسكرتارية عادةً إلى تعليم مكثف يتجاوز درجة المدرسة الثانوية (على الرغم من وجود برامج التعليم العالي التي تركز على الأعمال الكتابية والسكرتارية). الكتبة والسكرتيرات يديرون العمليات اليومية للمكتب ولكن ليس لديهم مسؤوليات إدارية بشكل عام.

يعمل الكتبة والأمناء في مجموعة متنوعة من الصناعات ، بما في ذلك المالية والأعمال والطب والحكومة والقانون. تتطلب بعض هذه المواقف مهارات محددة. ومع ذلك ، هناك مهارات أساسية ضرورية لكل منصب مساعد كتابي وإداري تقريبًا.

أعلى المهارات الكتابية

تصف القائمة أدناه المهارات الكتابية التي يبحث عنها أصحاب العمل في المرشحين للعمل. يشتمل على قائمة مفصلة بأهم خمس مهارات كتابية ، بالإضافة إلى قوائم تكميلية للمهارات الإدارية ذات الصلة.

انتبه للتفاصيل

يتضمن العمل الكتابي الانتباه إلى التفاصيل اليومية للمكتب - أشياء قد يغفلها الآخرون - مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتتبعها ، وتتبع المواعيد ، ومراجعة المستندات. بصفتك كاتبًا أو سكرتيرًا ، من المهم التركيز على هذه التفاصيل وعدم ترك أي شيء يفلت من الشقوق. على سبيل المثال ، من المتوقع أن يقوم الكتبة بمراجعة المستندات بحثًا عن أي أخطاء إملائية أو أخطاء قبل إرسالها إلى أصحاب المصلحة.

  • الاستماع الفعال
  • تحليلي
  • اجتهاد
  • تحديد المخاطر
  • عمل ترتيبات السفر
  • ملاحظة
  • منظمة
  • تخطيط
  • تحديد الأولويات
  • حل المشاكل
  • منطق
  • حفظ السجلات
  • جدولة المواعيد
  • إدارة الوقت
  • الكتابة

تواصل

يحتاج الموظفون الكتابيون إلى أن يكون لديهم كتابات قوية وشفوية مهارات التواصل مع الرؤساء والزملاء والعملاء. سيقومون عادة بالرد على الهواتف وكتابة المذكرات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والترحيب بالعملاء والعملاء. يجب أن يكونوا قادرين على التحدث والكتابة بوضوح وفعالية ، وبطريقة يسهل فهمها. يتواصل الكتبة والسكرتيرات مع العديد من الشخصيات المختلفة على أساس يومي ، لذا فإن معرفة كيفية التواصل الفعال مع زملاء العمل سيعني الفرق بين الحياة المهنية طويلة الأجل والمهنية قصيرة الأجل.

  • الرد على الهواتف
  • تواصل
  • مراسلة
  • خدمة الزبائن
  • تفويض
  • بريد الالكتروني
  • الفاكس
  • المقعدالامامي
  • مهارات اللغة
  • الاستماع
  • تواصل شفوي
  • التدقيق اللغوي
  • العمل بروح الفريق الواحد
  • التواصل الكتابي

مهارات الحاسوب

في هذا اليوم وهذا العصر، مهارات الحاسوب تعتبر حاسمة لأي وظيفة كتابية. يجب أن يكون الكتبة والسكرتيرات كاتبي سريع ودقيق. كما يُطلب منهم عادةً القيام ببعض عمليات إدخال البيانات ، لذا ينبغي عليهم ذلك التعرف على Microsoft Excel وبرامج إدخال البيانات الأخرى. يجب أن يكونوا على دراية ببرامج Microsoft Office الأخرى ، مثل Word و PowerPoint. أي مهارات حاسوبية إضافية ، مثل القدرة على تصميم صفحات الويب أو تعديلها ، تعتبر ميزة إضافية كبيرة.

  • الذمم الدائنة / الذمم المدينة
  • ادخال بيانات
  • إدارة البيانات
  • عرض مرئي للمعلومات
  • طلاقة قاعدة البيانات
  • النشر المكتبي
  • التقاويم الرقمية (Google و Outlook وما إلى ذلك)
  • التواصل عبر البريد الإلكتروني
  • مايكروسوفت أوفيس
  • آلات المكتب
  • جداول البيانات
  • الكتابة
  • معالجة الكلمة

الحساب

يتضمن العمل الكتابي الحساب ، والذي يتطلب مهارات رياضية أساسية لفهم المعلومات العددية. بعض الكتبة مسؤولون ، إلى حد ما ، عن مسك الدفاتر و / أو المحاسبة لشركة ، من بين واجبات عددية أخرى. سوف يزدهر الموظفون القادرين على تنفيذ هذه الوظائف بسرعة وكفاءة في هذه الأدوار. إذا لم تكن عالم رياضيات رائعًا ، فلا تقلق. فقط تأكد من أن لديك مهارات الرياضيات الأساسية و تفكير تحليلي .

  • محاسبة
  • دقة
  • علم الحساب
  • عملية حسابية
  • الفواتير
  • إمساك الدفاتر
  • الميزانية
  • تحليلات البيانات
  • تقدير
  • مصروف
  • التفكير المنطقي
  • تنظيم المعلومات
  • جداول البيانات
  • تكنولوجيا
  • فهم الاتجاهات
  • تزن الخيارات المختلفة

منظمة

يجب تنظيم الكتبة والأمناء لأنهم مسؤولون عن التأكد من سير المكتب بسلاسة. ستشمل مهامهم تتبع جدول صاحب العمل ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، والحفاظ على الملفات.

نأخذ مهارات تنظيمية قوية سيسمح لك بتنفيذ هذه المهام بفعالية. سيكون من المفيد تقييم المجالات التي يتم تنظيمك فيها وما يجب أن تعمل عليه. على سبيل المثال ، تدوين المهام والأشياء التي يجب تذكرها على الملاحظات اللاصقة هي طريقة لضمان عدم التغاضي عن أي شيء.

  • تقدير
  • تعاون
  • صناعة القرار
  • وفد
  • تسليم البريد
  • التوثيق
  • فعالة
  • الايداع
  • إدارة
  • تعدد المهام
  • إدارة المكاتب
  • الرقابة
  • التصوير والمقارنة
  • التنظيم المادي
  • تخطيط
  • ترتيب الاولويات
  • حفظ السجلات
  • فرز
  • إدارة الوقت

حل المشاكل

كونه حل مشكلة قوي هو المفتاح لأداء الوظائف الكتابية والقضايا بفعالية عند ظهورها. اعتمادًا على نطاق دورك ، سيتعين عليك حل المشكلات مع العملاء أو بين الزملاء أو المشكلات الفنية. القيام بذلك في الوقت المناسب مع الحفاظ على الهدوء تحت الضغط سيضمن أفضل النتائج في كل مرة.

  • الاستماع الفعال
  • القدرة على التكيف
  • التحليل
  • تواصل
  • تفكير ابداعى
  • التفكير النقدي
  • شكاوى الزبون
  • صناعة القرار
  • تفويض
  • المهارات العاطفية
  • شخصي
  • مستوى العقل
  • صمود
  • إدارة المخاطر
  • استكشاف الأخطاء وإصلاحها الفنية

الحيلة

بصفتك كاتبًا ، ستساعدك القدرة على التكيف على الازدهار في بيئة سريعة الخطى. يُتوقع منك إنجاز المهمة خلال أوقات التغيير وأن تكون موردًا موثوقًا به لزملائك. سيتطلب القيام بذلك بشكل فعال مجموعة من المهارات ، من تعدد المهام والتفكير النقدي إلى الانفتاح. قد تكون هناك بعض الحالات التي يكون فيها رئيسك أو رئيسك غير قادر على مساعدتك في استكشاف الأخطاء وإصلاحها. إذا كانت لديك القدرة على العمل بشكل مستقل تحت الضغط ، فستكون موظفًا بارزًا.

  • الفطنة الإدارية
  • تفكير ابداعى
  • المرونة
  • التعامل مع الاستفسارات
  • استقلال
  • مراقبة المخزون المكتبي
  • تعدد المهام
  • الانفتاح
  • إصرار
  • التصوير / المسح الضوئي
  • استباقي
  • حل المشاكل
  • بحث
  • الانضباط الذاتي

مهارات شخصية مهمة

بالإضافة إلى هذه المهارات الكتابية الخمس الأولى ، يمتلكها أيضًا أفضل العاملين في المكاتب المهارات الناعمة التي غالبًا ما تكون سمات شخصية فطرية وليست كفاءات مكتسبة.

وتشمل هذه المهارات الشخصية القوية ، العمل بروح الفريق الواحد والمرونة والاعتمادية والقدرة على التكيف والإبداع. هم الخصائص الأساسية لمديري المكاتب ، موظفو الاستقبال مساعدين شخصيين مساعدي المكتب ، و المساعدين التنفيذيين .

الماخذ الرئيسية

اقرأ وصف الوظيفة بعناية: ستتطلب كل وظيفة مهارات وخبرات مختلفة ، لذا ركز على المهارات المدرجة من قبل صاحب العمل. يمكنك مراجعة قوائمنا الأخرى من المهارات المدرجة حسب الوظيفة وبواسطة نوع المهارة .

استخدم الكلمات الرئيسية في سيرتك الذاتية: يستخدم أصحاب العمل أنظمة تتبع المتقدمين للبحث عن محدد الكلمات الدالة ، لذلك من المرجح أن يتم اختيار السير الذاتية التي تتضمنهم لمزيد من المراجعة.

أضف كلمات رئيسية إلى خطاب الغلاف الخاص بك: في جسدك غطاء الرسالة ، حاول أن تذكر واحدة أو اثنتين من هذه المهارات ، وأعطي مثالًا محددًا للوقت الذي أظهرته فيهما في العمل.

ذكر كلمات المهارات في المقابلة: تأكد من أن لديك مثالاً واحداً على الأقل للوقت الذي أظهرت فيه كل واحدة من أفضل خمس مهارات مدرجة هنا بالنسبة لك مقابلة .

مصادر المادة

  1. O * NET. ' المعرفة - الكتابية ، تم الوصول إليه في 12 نوفمبر / تشرين الثاني 2019.

  2. مكتب إحصاءات العمل. ' ماذا كتبة المعلومات يفعلون؟ ، تم الوصول إليه في 12 نوفمبر / تشرين الثاني 2019.

  3. مكتب إحصاءات العمل. ' كيف تصبح كاتب معلومات ، تم الوصول إليه في 12 نوفمبر / تشرين الثاني 2019.

  4. مكتب إحصاءات العمل. ' كتبة المعلومات - بيئة العمل ، تم الوصول في 12 نوفمبر / تشرين الثاني 2019.