القيادة الإدارية

أساسيات الإدارة والدور الوظيفي للمدير

يقوم المدير والعاملين بمراجعة المعلومات في المصنع

••• هيرو إيماجيس / جيتي إيماجيس

ما هي الإدارة؟ ماذا المديرين فعل؟ كيف أدير؟ هذه أسئلة قياسية طُرحت على معظمنا في مهنة الإدارة أكثر من مرة وهي أسئلة طرحناها مرة واحدة في وظائفنا أيضًا. هنا نظرة أساسية على الإدارة - افتراضية الإدارة 101 .

الفن والعلوم

الإدارة فن وعلم. إنه فن جعل الناس أكثر فاعلية مما كانوا سيكونون بدونك وهناك علم لكيفية القيام بذلك. هناك أربع ركائز أساسية لـ دور المدير : التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة.

تعظيم الفعالية

لتوضيح فوائد المدير الفعال ، ضع في اعتبارك هذا السيناريو: يمكن لأربعة عمال عمل 6 وحدات في وردية مدتها ثماني ساعات بدون مدير. إذا تم تعيينك لإدارتها وما زالوا ينتجون 6 وحدات في اليوم ، فما فائدة عملك؟ من ناحية أخرى ، إذا قاموا الآن بإنتاج 8 وحدات في اليوم ، فأنت - بصفتك المدير - لديك قيمة.

ينطبق نفس القياس على الخدمة أو البيع بالتجزئة أو التدريس أو أي نوع آخر من العمل. هل يمكن لمجموعتك التعامل مع مكالمات العملاء معك أكثر من بدونها؟ بيع سلع ذات قيمة أعلى؟ نقل المعرفة بشكل أكثر فعالية؟ هذه هي قيمة الإدارة - جعل مجموعة من الأفراد العاملين أكثر فعالية.

يخطط

إذا بدأت الإدارة بالتخطيط ، فإن الإدارة الجيدة تبدأ بالتخطيط الجيد. بدون خطة ، لن تنجح أبدًا. إذا كنت قد وصلت إلى الهدف ، فسيكون ذلك بسبب الحظ أو الصدفة ولا يمكن تكراره. قد تجعلها بمثابة وميض - إحساس بين عشية وضحاها - ولكن لن يكون لديك أبدًا سجل حافل بالإنجازات التي تم تحقيق النجاح فيها.

اكتشف هدفك ، أو استمع عندما يخبرك رئيسك في العمل ، ثم اكتشف أفضل طريقة للوصول إليه. ما هي الموارد التي لديك؟ ما الذي يمكنك الحصول عليه؟ قارن بين نقاط القوة والضعف لدى الأفراد والموارد الأخرى. انظر إلى جميع السيناريوهات المحتملة وقم بوضع خطة لها. اكتشف أسوأ سيناريو ممكن وخطط لذلك أيضًا. قم بتقييم خططك المختلفة وقم بتطوير ما ، في أفضل تقدير ، ما الذي سيعمل بشكل أفضل وما الذي ستفعله إذا لم يكن كذلك.

تلميح: من أكثر أدوات التخطيط الإداري إغفالًا هي الأكثر فاعلية. اطلب من الأشخاص الذين يقومون بالعمل عن مدخلاتهم.

تنظم

الآن بعد أن أصبحت لديك خطة ، عليك أن تحققها. هل كل شيء جاهز قبل مجموعتك حتى تصل الأشياء المناسبة إلى مجموعتك في الوقت المناسب؟ هل مجموعتك مستعدة للقيام بدورها في الخطة؟ هل المنظمة النهائية جاهزة لما ستقدمه مجموعتك ومتى ستصل؟

اكتشف ما إذا كان العاملين لديك يتدربون ولديهم الحافز وما إذا كان لديهم المعدات اللازمة لمتابعة خطتك. يجب أن تتضمن خطتك حلولًا لأي احتمال ، لذا استعد للحصول على قطع الغيار اللازمة للمعدات. تأكد من أن عملية الشراء قد طلبت المواد وأنها هي الأشياء الصحيحة وستصل في الوقت المناسب للحفاظ على خطتك في الموعد المحدد.

قم بالعمل القانوني للتأكد من أن كل ما هو مطلوب لتنفيذ الخطة جاهز للبدء أو سيكون عند الحاجة. تحقق مرة أخرى للتأكد من أن الجميع يفهم دورهم وأهمية دورهم في النجاح الشامل.

مباشر

كل شيء في مكانه وحان الوقت الآن لقلب مفتاح 'التشغيل' - أخبر الناس ما يحتاجون إلى القيام به. نحب أن نفكر في هذا الجزء مثل إدارة أوركسترا: كل فرد في الأوركسترا لديه الموسيقى أمامه ويعرف أي قسم يعزف أي قطعة ومتى. إنهم يعرفون متى يحضرون ، وماذا يلعبون ، ومتى يتوقفون مرة أخرى. يشير الموصل إلى كل قسم لجعل الموسيقى تحدث - هذه هي وظيفتك هنا. لقد أعطيت جميع الموسيقيين (العمال) النوتة الموسيقية (الخطة) ، ولديك العدد الصحيح من الموسيقيين (العمال) في كل قسم (قسم) ، وقمت بترتيب الأقسام على خشبة المسرح حتى تبدو الموسيقى أفضل (قمت بتنظيم العمل).الآن ما عليك سوى النقر على المنصة برفق بهراوتك لجذب انتباههم والتشجيع.

شاشة

الآن بعد أن أصبح كل شيء يتحرك ، عليك أن تفعل راقب الأشياء . تأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة ، وعندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة ، تدخل وقم بتعديل الخطة.

سوف تظهر المشاكل - سوف يمرض شخص ما ؛ لن يتم تسليم جزء في الوقت المحدد ؛ سيُفلس عميل رئيسي - ولكن هذا هو السبب في أنك وضعت خطة طوارئ في المقام الأول. أنت ، بصفتك المدير ، يجب أن تكون دائمًا على دراية بما يحدث حتى تتمكن من إجراء أي تعديلات ضرورية. المراقبة هي عملية تكرارية - عندما يكون هناك شيء غير متزامن ، فأنت بحاجة إلى التخطيط لإصلاح ، وتنظيم الموارد لإنجاحه ، وتوجيه الأشخاص الذين سيحدثون ، ومواصلة مراقبة تأثير التغيير.

تجربة مجزية

إدارة الناس ليست سهلة. ومع ذلك ، يمكن أن يتم ذلك بنجاح ويمكن أن تكون تجربة مجزية للغاية. تذكر أن الإدارة ، مثل أي مهارة أخرى ، شيء يمكنك تحسينه من خلال الدراسة والممارسة.