الإيجابيات والسلبيات حول التوصيفات الوظيفية
يمكنك تطويرها واستخدامها لصالحك
••• مانوب فيمسيت / إيم / جيتي إيماجيس
موظف الأوصاف الوظيفية هي بيانات مكتوبة التي تصف الواجبات والمسؤوليات والمؤهلات المطلوبة وعلاقات إعداد التقارير لوظيفة معينة. أنها تستند إلى معلومات موضوعية تم الحصول عليها من خلال تحليل الوظيفة ، فهم الكفاءات والمهارات المطلوبة لإنجاز المهام المطلوبة ، واحتياجات المنظمة لإنتاج العمل.
تحدد التوصيفات الوظيفية للموظف مسؤوليات وظيفة معينة وتوضحها. وتشمل أيضًا معلومات حول ظروف العمل والأدوات والمعدات المستخدمة والمعرفة والمهارات اللازمة والعلاقات مع المناصب الأخرى بما في ذلك الرئيس المباشر.
تعد التوصيفات الوظيفية للموظفين ، المطورة بشكل فعال ، أدوات اتصال مهمة لنجاح مؤسستك. من ناحية أخرى ، فإن الأوصاف الوظيفية المكتوبة بشكل سيئ تزيد من الارتباك في مكان العمل وسوء التواصل وتجعل الناس يشعرون أنهم لا يعرفون ما هو متوقع منهم.
إذا كنت تستخدم التوصيفات الوظيفية للموظف كوثائق حية ومتنقلة يتم تحديثها بانتظام لتعكس المتطلبات المتغيرة لكل موظف ، فيمكن لهذه الأوصاف تصبح أكثر من خطة عمل من مستند غير ذي صلة.
ايجابيات حول التوصيف الوظيفي
توفر التوصيفات الوظيفية التي لها تأثير إيجابي على فهم الموظف لوظيفته ومعيار الأداء المتوقع المكونات التالية.
وفر فرصة للتواصل مع اتجاه شركتك وإعلام الموظفين بمدى ملاءمتهم للصورة الكبيرة
سواء كنت شركة صغيرة أو كبيرة أو مؤسسة متعددة المواقع ، فإن الوصف الوظيفي المكتوب جيدًا سيساعدك على مواءمة اتجاه الموظف بتوجيه من قيادتك العليا وخطتهم الاستراتيجية للأعمال.
مواءمة الموظفين مع أهدافك ، رؤية ، و مهمة يعني النجاح لمؤسستك. كقائد ، أنت تضمن نقل الوظائف لجميع المناصب والأدوار اللازمة لإرضاء عملائك.
ضع توقعات واضحة حول ما تتوقعه من الناس:
فرديناند فورنيس ، في 'لماذا لا يفعل الموظفون ما يفترض أن يفعلوه وماذا يفعلون حيال ذلك؟ ' يقول أن توقع العامل هو المكان الأول الذي يجب أن تبحث فيه عما إذا كان الناس لا يفعلون ما تريد منهم أن يفعلوه. يقول إنك بحاجة إلى التأكد من أن جميع الموظفين يفهمون بوضوح توقعاتك - وهذا الفهم يبدأ من الوصف الوظيفي للموظف.
هذا صحيح سواء كنت توظف موظفين جدد أو تنشر وظائف لهم المتقدمين الداخليين .
تساعدك على تغطية نفسك قانونيا
على سبيل المثال ، للامتثال لقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ، سترغب في التأكد من أن وصف المتطلبات المادية للوظيفة دقيق تمامًا. سيساعدك هذا على الرد بشكل مناسب إذا طلب الموظف مكانًا للإقامة بموجب قانون ADA.
ساعد الموظفين التنظيميين ، الذين يجب أن يعملوا مع الموظف الجديد ، على فهم حدود مسؤوليات الشخص
الناس الذين كانوا تشارك في عملية التوظيف من المرجح أن تدعم نجاح الموظف الجديد أو زميل عمل تمت ترقيته . يعد تطوير التوصيف الوظيفي للموظفين طريقة سهلة لإشراك الأشخاص في نجاح مؤسستك.
تذكر ، أثناء قيامك بتطوير التوصيفات الوظيفية للموظفين ، إدراك أنها عنصر واحد في نظام فعال لإدارة الأداء . ضع في اعتبارك هذه التحذيرات حول التوصيف الوظيفي للموظف.
الاحتمالية السلبية للأوصاف الوظيفية للموظف
الأوصاف الوظيفية للموظف لها جوانبها السلبية ، بما في ذلك ما يلي:
لقد عفا عليهم الزمن في بيئة عمل سريعة الإيقاع ومتغيرة يحركها العملاء
يجب عليك استكمال التوصيف الوظيفي للموظف بـ أهداف يتم التفاوض عليها بانتظام و الفرص التنموية ، كل ثلاثة أشهر كحد أدنى - ويفضل أن يكون شهريًا. يتطلب من الموظف مقابلة الرئيس أو الفريق لتحديد المجموعة التالية من الأهداف المحددة والقابلة للقياس.
يجب أن يكون هذا الاجتماع واقعيا أيضا. إذا تلقى الموظف أهدافًا جديدة ولا يزال مسؤولاً عن كل مهمة مدرجة في الوصف الوظيفي الأصلي للموظف ، فهذا غير عادل. إنه أمر محبط للموظف الذي لا يشعر أبدًا أنه يحقق النجاح في وظيفته.
على وجه الخصوص ، إذا كانت الأهداف والإنجازات الوظيفية مرتبطة بالراتب أو المكافأة ، فيجب عليك إلقاء نظرة على المكان الذي يستثمر فيه الموظف وقته. إذا قدمت التوصيفات الوظيفية للموظف صورة غير دقيقة ، فقم بتغيير الوصف الوظيفي للموظف.
لا تتمتع دائمًا بالمرونة الكافية حتى يتمكن الأفراد من العمل خارج الصندوق
يجب أن تكون التوصيفات الوظيفية للموظفين مرنة حتى يشعر الموظفون بالراحة في التدريب المتبادل. يجب أن يمكّنوا عضوًا آخر في الفريق من إنجاز مهمة وأن يثق الموظف بذلك يمكنهم اتخاذ القرارات المناسبة لخدمة عملائهم. أنت تريد تطوير أشخاص يشعرون بالراحة ويأخذون فرصًا معقولة لتوسيع حدودهم.
لا تقدم دائمًا مراجعة لعمل الموظف اليومي
بالإضافة إلى تحديث الأهداف والغايات العادية المقترحة ، تعتبر التوصيفات الوظيفية للموظفين جزءًا لا يتجزأ من إدارة الأداء ونظام التقييم. هم انهم تستخدم لتحديد الزيادات في الرواتب وأهلية المكافأة.
إنها مرجع وظيفي لتحديد كيفية قضاء الموظف لوقته في العمل على أساس يومي. أنها توفر تركيزًا قابلاً للقياس لطاقة الموظف واهتمامه.
يمكن الجلوس دون استخدام في الدرج ، وبالتالي فهي مضيعة للوقت
يجب أن تكون التوصيفات الوظيفية للموظفين جزءًا لا يتجزأ من تعيينك عملية الاختيار . إذا فشلت في استخدام الأوصاف الوظيفية التي طورتها في جلسات إدارة الأداء والتعليقات ، فإن العملية برمتها كانت مضيعة لوقتك وطاقتك. في المنظمات سريعة الخطى اليوم ، من لديه الوقت لذلك؟
الخط السفلي
يمكنك استخدام التوصيف الوظيفي للموظف للحصول على ملكية الموظف وتتبع معايير المهارات والقدرات التي تبحث عنها للوظيفة. عند التوظيف ، يمكن أن تساعدك الأوصاف الوظيفية المكتوبة جيدًا في اتخاذ قرارات التوظيف السليمة. وتوظيف الفريق المناسب أمر بالغ الأهمية لنجاحك في المستقبل.
مصادر المادة
فورنيز ، فرديناند ف. لماذا لا يفعل الموظفون ما يفترض أن يفعلوه '. (صفحة 18) تم الوصول إليه في 30 يونيو 2020.