رسائل ورسائل بريد إلكتروني

قالب خطاب الأعمال المهنية

خطاب توقيع رجل الأعمال

••• نيك كوريا / arabianEye / جيتي إيماجيس

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

خطاب العمل هو أ قطعة من المراسلات المهنية . إذا كنت تكتب خطاب تغطية ، خطاب توصية ، أو شكرا لك ملاحظة ، سوف تحتاج إلى اتباع الاصطلاحات الرسمية لرسالة العمل.

يعد اتباع هذه الإرشادات أمرًا مهمًا لأنه يوضح أنك تأخذ المراسلات على محمل الجد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يضمن أن مستلم الرسالة يمكنه التركيز على رسالتك (وليس على تنسيق التناقضات أو الأخطاء الإملائية أو أي أخطاء أخرى صغيرة ولكنها مشتتة للانتباه).

قبل أن تكتب خطاب العمل التالي - أو تستكمله ، خذ بعض الوقت لمراجعته كيفية تنسيق الرسالة ، من اختيار الخط إلى النمط ، جنبًا إلى جنب مع معلومات عن التحية والتوقيعات المناسبة للاستخدام.

أنواع تنسيقات رسائل الأعمال

هناك ثلاثة تنسيقات أساسية مستخدمة في خطابات الأعمال:

  • تنسيق الكتلة : في هذا النمط ، يتم ترك كل النص مضبوطًا. تخطي سطرًا واحدًا بين كل قسم.
  • تنسيق الكتلة المعدل: يتم ترك معظم المحتوى مبررًا في هذا النمط ، تمامًا كما في حرف تنسيق الكتلة. فيما يلي الاستثناءات: للحصول على معلومات الاتصال الخاصة بك والإغلاق المجاني ، انتقل إلى منتصف الصفحة ، واكتب معلوماتك هناك.
  • تنسيق شبه كتلة: يشار إليه أيضًا أحيانًا باسم تنسيق الكتلة ذي المسافة البادئة ، وهذا النمط هو نفس تنسيق الكتلة المعدل فيما عدا أنه يتم وضع مسافة بادئة لكل فقرة.

أي من هذه الأنماط مقبول للاستخدام في خطاب العمل ، ولكن نظرًا لأن قواعد تنسيق الكتلة واضحة جدًا ، فقد يكون هذا هو الخيار الأسهل للاختيار.

يتوفر للعديد من برامج معالجة النصوص قوالب تسهل عليك تنسيق الخطاب بشكل مناسب.

استفد من هذه القوالب حتى تتمكن من التركيز على محتوى رسالتك بدلاً من التنسيق. أيًا كان التنسيق الذي تختاره ، تأكد من وضع مسافة واحدة للحرف وتخطي مسافة بين كل فقرة وقسم.

كيفية تنسيق وكتابة خطاب

المظاهر مهمة! خطاب العمل هو جزء احترافي من المراسلات ، لكن لن يتم إدراكه بهذه الطريقة إذا اخترت خطًا غريبًا أو كان لديك الكثير من الأخطاء المطبعية. فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب اتباعها:

  • اختيار الخط المناسب وحجم الخط . خلاصة القول هنا أنك تريد خطًا يوميًا غير ملحوظ (مثل Times New Roman أو Calibri أو Arial) لا يبرز. من المحتمل أن يكون الخط الافتراضي في برنامج معالجة الكلمات لديك خيارًا مقبولاً.
  • تجنب اللغة غير الرسمية أو العامية . هذه رسالة رسمية ، لذا سترغب في استخدام لغة أكثر رسمية.
  • منع الأخطاء المطبعية والنحوية بواسطة التدقيق اللغوي بحرص.
  • إذا كنت تطبع الخطاب ، ضع في اعتبارك اختيار ورق عالي الجودة . مهما كان الورق الذي تختاره ، قم بطي الحرف بعناية قبل وضعه في الظرف. إذا استطعت ، اكتب عنوان المستلم على الظرف ؛ إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فاستخدم أرق خط يدك.

ما يجب تضمينه في كل قسم من أقسام الرسالة

معلومات التواصل

تضمين الخاص بك معلومات التواصل في الترتيب التالي:

اسمك
عنوانك
المدينة ، الرمز البريدي للولاية
رقم تليفونك
عنوان بريدك الإلكتروني

إذا كنت تستخدم ورقًا شخصيًا يحتوي على هذه المعلومات ، فاترك هذا القسم.

تاريخ: في الولايات المتحدة ، تنسيق كتابة التاريخ هو الشهر والتاريخ والسنة ، على سبيل المثال ، 3 مارس 2020 . لا تختصر الشهر.

معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم: قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تكتب إليه. إذا لم يكن لديك اسم محدد ، فاترك هذا الاسم.

اسم
عنوان
شركة
تبوك
المدينة ، الرمز البريدي للولاية

تحية: ابدأ الحرف بتحية ، مثل 'عزيزي' متبوعًا بالعنوان والاسم. شاهد المزيد من الأمثلة على التحيات المناسبة لاستخدامها في خطاب العمل بالإضافة إلى نصائح حول ما يجب فعله إذا لم يكن لديك شخص معين للاتصال. اتبع اسم الشخص بنقطتين.

عزيزي السيد / السيدة. اسم العائلة:

خطاب عمل

اجعل رسالتك بسيطة ومركزة حتى يكون الغرض منها واضحًا.

  • يجب أن توفر الفقرة الأولى من خطاب عملك مقدمة عن سبب كتابتك.
  • في الفقرات التالية ، قدم مزيدًا من المعلومات والتفاصيل حول طلبك.
  • يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة سبب كتابتك وتشكر القارئ على مراجعة طلبك.

ضع مسافة واحدة في رسالتك وتبرير رسالتك إلى اليسار. اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة.

على مقربة مجاني :

مع الاحترام لك،

إمضاء

التوقيع بخط اليد (لرسالة بالبريد)

التوقيع المطبوع

قالب خطاب العمل

هذا مثال على خطاب عمل احترافي. قم بتنزيل قالب خطاب الأعمال الاحترافي (متوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

لقطة شاشة لنموذج خطاب عمل احترافي

TheBalance 2018

قم بتنزيل قالب Word

مثال على رسالة العمل (نسخة نصية)

جوان لاو
123 الشارع الرئيسي
أيتاون ، كاليفورنيا 12345
555-555-5555
joan.lau@myemail.com

1 مارس 2020

ستيفن كرامر
مدير الموارد البشرية
لوازم المكتب Acme
123 شارع الأعمال.
مدينة الأعمال ، نيويورك 54321

عزيزي السيد كرامر ،

أكتب اليوم لدعوتك أنت أو ممثل آخر من شركتك للتحدث في مؤتمر متروبوليتان للأعمال السنوي ، الذي سيعقد في فندق نورث برانش ، من 15 إلى 18 سبتمبر 2020.

موضوع مؤتمرنا القادم هو العثور على موظفين يتناسبون مع ثقافة الشركة وتوظيفهم. مع النمو الذي شهدته شركتك في السنوات الخمس الماضية ، أعتقد أنه سيكون لديك الكثير لتقدمه لجمهورنا.

كجزء من حزمة المتحدث ، نقدم تكريمًا متواضعًا وطاولة لستة أشخاص في عشاء ليلة السبت.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو ترغب في معرفة المزيد عن فرصة التحدث ، فيرجى إبلاغي بذلك. رقم هاتفي الخلوي هو 5555-555-555 ، والبريد الإلكتروني الخاص بي هو joan.lau@myemail.com.

إنني أتطلع إلى الاستماع منك. أشكركم على اهتمامكم.

بإخلاص،

توقيعك (نسخة ورقية)

جوان لاو

وسعت

المزيد من القوالب والأمثلة

غارقة في كل الخطوات المتبعة في تنسيق مراسلات الخطابات التجارية؟ يمكن أن يساعد النموذج. قوالب رسائل مايكروسوفت متاحة للتنزيل المجاني لمستخدمي Microsoft Word أو متوفرة ضمن برنامج Word الخاص بك. يمكنك استخدام هذه القوالب لإنشاء مجموعة متنوعة من خطابات العمل والتوظيف.

إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه في نص خطاب العمل ، فراجعها عينة من رسائل البحث عن الوظائف والتوظيف للإلهام.

مصادر المادة

  1. جامعة بوردو. ' كتابة خطاب العمل الأساسي '. تم الوصول إليه في 28 أبريل 2020.

  2. جامعة بوردو. ' كتابة خطاب العمل الأساسي '. تم الوصول إليه في 18 مارس 2020.