هياكل حوكمة المشروع
••• تارا مور / جيتي إيماجيس
قد تكون الحوكمة أحد الموضوعات الأكثر جفافاً في إدارة المشروع ولكنها أيضًا واحدة من أهم الموضوعات. إنها الطريقة التي تعرف بها الإدارة العليا أن فرقهم تقوم بعمل جيد ، وتؤكد لهم أن المشروع يتطور كما ينبغي. كما يوفر الضوابط والتوازنات اللازمة للمديرين لمعرفة أن الأموال تُنفق بطرق مناسبة ومتوافقة مع دراسة الجدوى.
في النهاية ، تقع على عاتق راعي المشروع مسؤولية ضمان وجود حوكمة مناسبة ، ولكن يمكن لمديري المشروع أيضًا القيام بدور نشط في هذا الأمر. مهما كان دورك ، فإنه يساعد على فهم إدارة المشروع وكيف تساعد الفرق على تحقيق أهدافهم.
تحديد حوكمة المشروع
'الحكم' في ادارة مشروع المصطلحات ، تشير إلى السياسات والعمليات والمعايير والإجراءات والإرشادات التي تحدد كيفية قيادة المشاريع وتشغيلها والتحكم فيها من قبل مؤسستك. إنه الإطار الذي يتقدم فيه المشروع. ويشمل الجوانب المالية للمشروع ، فضلا عن الخدمات اللوجستية والموظفين والمواد المتعلقة بالمشروع.
يمكن أن تكون الحوكمة واسعة النطاق و 'ثقيلة' ، مع الكثير من البيروقراطية ، أو 'خفيفة' ، مع حد أدنى من الرقابة. يجب على المديرين أن يستهدفوا المستوى المناسب من الحوكمة لبيئتهم وثقافتهم. إن التأكد من أن سياسات الحوكمة الخاصة بك تناسب الغرض من المشروع هو عامل رئيسي في ضمان فعاليتها.
الحوكمة تبدأ من القمة. في الشركات الكبيرة ، يجب أن يشمل ذلك التزامًا بإرشادات حوكمة المشروع من مجلس إدارة الشركة. السلوك والمعايير التي يتوقعها أعضاء مجلس الإدارة ستنتقل إلى لوحات المشروع و قادة المشروع و الفرق.
لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة
يريد راعي مشروعك وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين معرفة أنك تنفق ميزانية المشروع بالطريقة الصحيحة. إنهم يريدون أن يروا أنك تتابع تقدم مشروعك بفعالية وتتدخل لإدارة مخاطر المشروع حسب الضرورة - لكن الأساس المنطقي لإدارة المشروع الجيدة يذهب إلى أبعد من ذلك.
الحوكمة ليست مجرد قضية داخلية. الحوكمة مطلوبة من قبل العملاء ، وخاصة أولئك العاملين في القطاع العام. تطلب الحكومات والمنظمون (وفي بعض الحالات يطبقون) معايير معينة لمشروعات معينة. يجب على العديد من الشركات الالتزام بالإرشادات الصادرة عن التشريعات الخارجية ، مثل قانون Sarbanes-Oxley ، الذي تم تمريره في عام 2002 لمطالبة الشركات باتخاذ خطوات معينة لضمان التدقيق الدقيق والمساءلة والشفافية. تعد الحوكمة القوية للمشروع مجرد طريقة صغيرة واحدة لإثبات أن شركتك تعمل بفعالية وضمن الإرشادات واللوائح المحددة للصناعة التي تعمل بها.
تساعدك إدارة المشروع أيضًا على:
- قم بتحسين عائد الاستثمار وتتبع تلك الاستثمارات بشكل فعال
- كسب الشراء للمشاريع
- تجنب الأسباب الشائعة لفشل المشروع من خلال خلق المزيد من الفرص للتعرف عليها في وقت مبكر من العملية
- التواصل بشكل أكثر فعالية
- أدخل التوحيد القياسي عبر المشاريع ، مما يسهل مقارنة الأداء
- تقليل المخاطر
- تطوير وتحفيز الموظفين في بيئة منظمة
كيف تبدو حوكمة المشروع
إذن ، كيف تبدو الحوكمة الرشيدة للمشروع في المشروع؟ سوف تتعرف على بعض الأنشطة والصفات عندما يكون للمشروع حوكمة مناسبة.
هناك دورة حياة منضبطة لإدارة المشروع يتضمن نقاطًا محددة للموافقة عليها. هذه هي النقاط التي تتم فيها مناقشة جدوى المشروع واتخاذ قرار بشأن الاستمرار في العمل أم لا.
المشاريع لها حالة عمل واضحة ، وحالات العمل لديها معلومات كافية لتمكين فرق الإدارة من اتخاذ القرارات الصحيحة. يتم توثيق هذه القرارات وإبلاغها بشكل كافٍ.
الناس الذين يعملون في المشاريع لديهم تحديد الأدوار والمسؤوليات . الأفراد الذين يشكلون فريق المشروع من ذوي الخبرة والمؤهلين في الأدوار ذات الصلة. يجب أن تمكن العمليات والإجراءات فرق المشروع من مراجعة مشروعهم وطلب الدعم المستقل إذا لزم الأمر.
هناك ثقافة التعلم المستمر تسمح لفرق المشروع بالتحسين المستمر ومناقشة الدروس المستفادة في بيئة خالية من اللوم.
يشارك أصحاب المصلحة ويثقون في العملية. ترتبط حوكمة المشروع بهياكل الحوكمة في المنظمة بشكل عام. الهدف الرئيسي من حوكمة المشروع هو ضمان تنفيذ المشاريع بالطريقة الصحيحة ، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالحوكمة المالية على مستوى الشركات ، وإدارة مخاطر الشركات ، وغير ذلك.
ينبغي لإدارة المشروع تتلاءم بسلاسة مع العمليات التنظيمية الحالية الخاصة بك . بعبارة أخرى ، لا تنشئ عملية إدارة مالية جديدة تمامًا عندما يكون لديك بالفعل عملية تعمل في مجالات أخرى! استخدم ما هو موجود حاليًا وقم بتعديل عمليات الشركة لجعلها مناسبة للاستخدام في بيئة المشروع.
5 مجالات التركيز لحوكمة المشروع
عندما تبدأ في النظر في الأمر ، ستدرك أن حوكمة المشروع منتشرة من خلال جميع عناصر إدارة المشروع. ومع ذلك ، هناك بعض مجالات التركيز الرئيسية حيث تكون الحوكمة ذات صلة بشكل خاص.
- المنهجيات والعمليات: تساعدك على تقديم العمل بشكل موثوق ومستدام.
- إدارة المعرفة: هذا أمر بالغ الأهمية لضمان أن المنظمة تتعلم من تجربة المشروع. تعد إدارة المعرفة أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد التوقف عن ارتكاب نفس الأخطاء عدة مرات.
- نضج إدارة المشروع: مع نضوج إدارة مشروعك التنظيمي من خلال الخبرة ، ستنمو أيضًا قدرتك على الإنجاز بنجاح.
- قبول كبار المسؤولين: الالتزام بإدارة المشروع يبدأ من القمة. إذا كان لديك دعم إداري ، فسوف يتدرج هذا من خلال جميع مستويات العمل وسيكون نهج الحوكمة أكثر استدامة.
- الثقافة الداعمة: ثقافة الدعم ، وليس اللوم ، ستضمن لمديري المشاريع البيئة المناسبة للازدهار. سوف تساعد الثقافة الداعمة ، التي يقودها مكتب إدارة المشروع أو مدير المشروع ، مديري المشروع على الوصول إلى أهدافهم وأهداف المشروع.
ماذا تفعل إذا لم يكن هناك معيار مؤسسي
يجد العديد من مديري المشاريع في المؤسسات الصغيرة أنفسهم يديرون مشاريع في بيئة داعمة ، وحيث يكون هناك دعم لمفهوم إدارة المشروع ، ولكن هناك نقص في الهياكل التنظيمية الرسمية التي يمكن الاستفادة منها.
في هذه الحالة - التي لا تقتصر على المؤسسات الصغيرة - ستصمم نموذج حوكمة مشروعك من البداية. إذا لم يكن هناك نهج لإدارة المشروع يمكنك خلعه من الرف وتناسب مشروعك ، فسيتعين عليك بناء مشروعك الخاص.
هذا ليس بالصعوبة التي قد يبدو عليها. ابدأ بإعداد الأساسيات:
- قم بإنشاء وثيقة 'الأدوار والمسؤوليات'.
- تأكد من أن لديك راعي مشروع.
- تأكد من أن لديك لوحة مشروع أو مجموعة توجيهية ، وقم بترتيب اجتماعات منتظمة تأخذها وتوزع دقائقها.
- قم بإعداد عملية إدارة المخاطر.
- أعد ال عملية إدارة التغيير .
- ضع نقاطًا في جدول مشروعك حيث تتحقق من جدوى المشروع مقابل الأهداف الأصلية لحالة العمل (نهاية كل مرحلة من مراحل المرحلة هي النقطة الطبيعية لوضع هذه الفحوصات).