بدائل إدارة المشروع لمخططات جانت

5 طرق لتتبع مشروعك دون استخدام مخططات جانت

•••

هنريك سورنسن / رايزر / جيتي إيماجيس

يستخدم مديرو المشاريع مخططات جانت كأداة مفيدة للغاية لتتبع وتنسيق كل الخطوات الصغيرة التي تدخل في مشروع كبير. يمكن أن تصبح مخططات جانت بسرعة ساحقة وفوضوية. يمكن أن تكون مربكة بشكل خاص للأشخاص الذين لا يعرفون كيفية قراءتها. حاول استخدام مخطط جانت لشرح تقدمك لعميل أو زميل في قسم آخر ، وقد تواجه التحدي الكبير بين يديك.

هذا ليس التحدي الوحيد الذي تقدمه مخططات جانت. البيانات في مخطط جانت يتطلب عادةً برنامجًا خاصًا للعرض والتحرير والطباعة والذي يمثل تحديًا دائمًا تقريبًا. علاوة على ذلك ، في بعض الأحيان تريد فقط التركيز على جزء صغير من المشروع دون أن تطغى على كل المعلومات الإضافية الخاصة بالمشروع بأكمله.

بينما تعد مخططات جانت أحد الحلول الرائعة لإدارة المشاريع ، فهي ليست الحل الوحيد. عندما تحتاج إلى إلقاء نظرة على عينة أصغر من المعلومات ، أو تحتاج إلى تقديم نسخة مبسطة - أو جزء من المعلومات - في موقف لا يكون فيه مخطط جانت عمليًا ، فقد تناسب الطريقة البديلة الفاتورة.

قوائم المهام

يجب أن يكون كل فرد في مجتمع الأعمال مألوفًا ومريحًا مع قائمة المهام الأساسية. في الواقع ، أن تكون منظمًا هو أحد أعلى المهارات لمدير المشروع .

قائمة المهام تأخذ قائمة المهام إلى المستوى التالي. باستخدام قائمة المهام ، يمكنك إضافة أعمدة إضافية لإظهار الشخص الذي سيكمل كل مهمة ، وحالة المهمة ، وتاريخي البدء والانتهاء ، واحتمال اكتمال المهمة في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا إضافة مربعات اختيار لأعضاء فريقك للتحقق من اكتمال العناصر.

جداول البيانات

يعد الرسم البياني المبسط في جدول البيانات بديلاً آخر. لا يزال بإمكانك سرد المهام على الجانب الأيسر ، ولا يزال بإمكانك تظليل الأشرطة لإظهار مستوى تقدمك وتواريخ البدء والانتهاء المقدرة للمهام.

يمكن أن تستغرق جداول البيانات وقتًا طويلاً في الإعداد وتستغرق وقتًا طويلاً للتحديث ، ومع ذلك ، لن ترغب في استخدامها كحل إجمالي لإدارة مشروعك. للحصول على تقرير بسيط لمرة واحدة لعميل أو مدير ، ومع ذلك ، يمكن لجدول بيانات مبسط تخطيط المشروع بشكل مرئي بطريقة
سهل الشرح والفهم. إنه أيضًا خيار جيد لتتبع تقدم المشروع.

مخططات التدفق

تُظهر مخططات التدفق ، أو الرسوم التخطيطية للشبكة ، مهام المشروع بالترتيب المطلوب إكمالها. يمكن أن تكون مخططات التدفق بسيطة أو معقدة كما تريد. على سبيل المثال ، قد ترغب أو لا ترغب في سرد ​​معلومات مثل تاريخ البدء والانتهاء لكل خطوة أو رقم تعريف المهمة أو
الموقع. ضع في اعتبارك أن إضافة الكثير من المعلومات يمكن أن يجعل قراءة هذه المخططات صعبة.

في حين أن العديد من الأشخاص يجدون مخططات التدفق أسهل في القراءة والفهم من مخططات جانت ، إلا أن جعلها يمثل مشكلة. علاوة على ذلك ، غالبًا ما تكون غير مناسبة للمشكلات الكبيرة والمعقدة. تعد مخططات التدفق هي الأفضل لتقديم مشاريع بسيطة مع المهام التي تتقدم بشكل طبيعي من واحد إلى
التالي ، ولكن لا ينبغي استخدامه كأداة طويلة الأجل أو لمشاريع معقدة للغاية.

لوحات كانبان

هل يحتوي مشروعك على عدد كبير من الخطوات التي لا يلزم بالضرورة إجراؤها بترتيب تسلسلي؟ هل لديك عدة أشخاص يعملون في نفس المشروع أم يتم تحديث المهام بشكل متكرر؟ لو ذلك، كانبان قد تقدم الحل الأمثل لك.

باستخدام لوحة Kanban ، تتم كتابة كل مهمة مشروع على ملاحظة لاصقة ووضعها في العمود المناسب ، مثل 'المهام' أو 'قيد التقدم' أو 'تم'. عند اكتمال كل مهمة ، يتم نقل الملاحظة اللاصقة المقابلة عبر اللوحة حتى يتم وضع جميع الملاحظات في عمود 'تم'.

من السهل جدًا فهم هذا النظام التنظيمي وتعديله بسرعة ، ولكنه ليس سهل النقل للغاية ، وستحتاج إلى توخي الحذر حتى لا تسقط أي من الملاحظات وتضيع.

تقارير الحالة

تعد مخططات جانت أدوات ممتازة لتتبع مشروعاتك ، وليس بالضرورة لتوصيلها. إذا كان كل ما عليك فعله هو توصيل تقدمك مع عميل أو راعي مشروعك أو أعضاء آخرين في الفريق ، أ تقرير حالة يمكن أن يكون خيارك الأفضل. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم العديد من برامج إدارة المشاريع بإنشاء تقارير حالة مبسطة وسهلة الفهم ببضع نقرات على الماوس ، مما يوفر لك وقتًا وطاقة ثمينين.

تعد مخططات جانت عملية للغاية لتتبع جميع المهام التي تدخل في مشروع كبير ، لكنها ليست دائمًا الأفضل لتوصيل هذه المعلومات مع الآخرين ، وخاصة أولئك الذين لم يعتادوا على قراءتها.

لديك العديد من البدائل الأخرى. جرب أحد بدائل مخطط جانت الخمسة هذه بنفسك. قد تتفاجأ بسرور من مقدار الوقت الذي يمكنك توفيره.