إيجابيات وسلبيات 3 هياكل تنظيمية للمشروع
أي هيكل يناسبك بشكل أفضل؟
••• صور سيدني روبرتس / ديجيتال فيجن / جيتي إيماجيس
جدول المحتوياتوسعتجدول المحتوياتتؤثر الطريقة التي يتم بها تنظيم منظمتك على كيفية إدارتك وتشغيلها المشاريع . يمكن أن يؤثر أيضًا على مقدار السلطة والتواصل لديك للقيام بعملك كمدير للمشروع.
هناك ثلاثة هياكل تنظيمية مشتركة ، ويعمل مديرو المشاريع فيها جميعًا: وظيفية ، ومشروع ، ومصفوفة. دعنا نلقي نظرة على مزايا وعيوب كل منها حتى تعرف ما تواجهه عندما تنضم إلى هيكل جديد.
الهيكل التنظيمي الوظيفي
في الهيكل التنظيمي الوظيفي ، يعمل مدير المشروع وجميع الموارد في نفس قسم الشركة ، مثل قسم المبيعات والتسويق. بشكل عام ، يتمتع المدير الوظيفي بسلطة أكثر من مدير المشروع.
مزايا
يمنحك الهيكل الوظيفي أقل قدر من القوة كمدير مشروع ، ولكنه يوفر الكثير من المزايا الأخرى:
- إنه يعمل بشكل جيد للفرق الصغيرة والمشاريع الصغيرة لأن الوظيفة لها سيطرة كاملة على أعضاء الفريق والموارد الأخرى المطلوبة.
- يمكنك الوصول بسهولة إلى الخبراء الذين تحتاجهم لأنهم في نفس المجال الوظيفي.
- من السهل جمع الجميع معًا لحل المشكلات المتعلقة بالمشروع.
- يمكنك تحديد أدوات اتصالات المشروع التي تحتاج إلى استخدامها لأن الفريق صغير نسبيًا وبسيط.
- غالبًا ما تحصل على أعضاء الفريق المتحمسين الذين يحرصون على العمل في المشروع لأنه يوفر لهم فرصًا وظيفية. يمكن أن يكون العمل في المشروع طريقة رائعة لتحفيز فريقك.
- إذا كنت تقوم بتسليم المشروع إلى فريق وظيفي ، فسيكون الفريق الوظيفي الذي تعمل فيه ، والذي يمكن أن يجعل إغلاق المشروع أسهل.
سلبيات
على الرغم من أن هذا الهيكل يحتوي على الكثير من المزايا ، إلا أنه ضع في اعتبارك أيضًا بعض الجوانب السلبية:
- يتم العمل في صومعة ، مما قد يعني أنه ليس لديك إمكانية الوصول إلى أشخاص خارج القسم الوظيفي الخاص بك.
- قد يكون الأشخاص في فريق المشروع أكثر ولاءً لقسمهم أو مدير فريقهم أكثر من ولائهم لعملهم في المشروع ، مما قد يؤدي إلى حدوث صراعات.
- يمكن أن ينتهي المشروع الكبير بمدير مشروع وظيفي لكل وظيفة. يمكن أن يؤدي إلى سقوط العمل من خلال الثغرات إذا لم يعمل جميع مديري المشاريع بشكل متناغم معًا.
- يمكن أن يكون العمل الوظيفي منعزلًا حيث لا تتاح لك فرصة للتواصل على نطاق واسع مع الشركة. قد يكون الحفاظ على تركيز استراتيجي أكثر صعوبة.
الهيكل التنظيمي للمشروع
يتم تجميع فرق مخصصة للعمل على المشاريع في الهيكل التنظيمي للمشروع. ربما يكون مدير المشروع مسؤولاً عن الإدارة التنفيذية لأعضاء فريق المشروع. ومن الأمثلة على ذلك عمليات البناء الضخمة ، وكذلك مبادرات الشركات التي تتطلب فريقًا متخصصًا. يتمتع مدير المشروع بالسلطة النهائية ، ويقدم تقاريره إلى راعي المشروع و لوحة المشروع . يعمل الأفراد في الفريق مباشرة لمدير المشروع.
مزايا
الميزة الواضحة لهيكل المشروع هي أنه لديك سيطرة أكبر على الفريق ، ولكن هناك مزايا أخرى موجودة أيضًا:
- يمكن أن يكون لدى الفرق شعور قوي بالهوية. إنه أسهل هيكل يمكن من خلاله إنشاء ثقافة فريق قوية.
- يركز الفريق بأكمله على أهداف الفريق ، لذلك يوجد تضارب في الولاء مع الوظيفة اليومية للأشخاص الذين يعملون في المشروع. عملهم اليومي هو المشروع.
- يتم تخصيص الموارد للمشروع ، لذلك من الأسهل بكثير جدولة العمل. ستعرف متى يكون أعضاء الفريق متاحين ولا يوجد خطر من أن يتم سحبهم في غضون مهلة قصيرة للعمل كالمعتاد لمدير آخر.
- تعد المشاريع التي يتم تشغيلها في هذا الهيكل بيئات رائعة لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع بالإضافة إلى المزيد من مهارات القيادة الفنية.
سلبيات
هيكل المشروع هو الأسهل للعمل به ، ولكن لا يزال به بعض العيوب:
- إن وجود فريق مخصص لمشروع واحد هو التزام مكلف. يميل إلى أن يكون خيارًا فقط في المشاريع الكبيرة.
- إذا قمت بإزالة الأشخاص من وظائفهم الوظيفية ، فقد يجدون صعوبة في العودة ، خاصة إذا كان المشروع طويلاً. يمتد عملك في المشروع ، لذا فإن العودة إلى دورك السابق بعد العمل في بيئة متعددة التخصصات في مشروع جديد مليء بالتحديات ، ليس احتمالًا جذابًا لكثير من الناس. وبالتالي ، تصبح إدارة انتقال الفريق عند إغلاق المشروع أكثر أهمية.
- في بعض الأحيان ، قد يعني إغلاق المشروع فقدان وظيفتك إذا انتقل العمل ولم يكن هناك دور آخر متاح لك.
- بحكم طبيعتها ، تمتص الفرق المخصصة الموارد للعمل على شيء واحد فقط. يمكنهم تحديد عدد المشاريع التي يمكن للشركة القيام بها في أي وقت ، خاصة عندما تتطلب المشاريع المختلفة نفس المهارات.
- يقوم مديرو المشاريع في هذا النوع من الهيكل بإدارة خطية لفرقهم أيضًا ، مما يعني قضاء الوقت والجهد في مهام الموارد البشرية التي لن تضطر إلى القيام بها في الهياكل الأخرى. إذا كنت تستمتع بهذا العنصر من العمل مع الناس ، فقد يكون هذا العامل ميزة.
الهيكل التنظيمي للمصفوفة
الخيار الثالث هو بنية المصفوفة. تتم مشاركة الموارد عبر كل من العمل المعتاد وعمل المشروع. قد يعني وجود مديرين أو مسؤولية 'خط منقط' لمدير المشروع وكذلك لمدير الفريق. عادة ما يكون هيكل خط الإدارة الوظيفية في مكانه أولاً ، ويأخذ مدير المشروع الخط المنقط.
يقسم هذا الهيكل السلطة والسلطة بين مدير الفريق الوظيفي أو مدير القسم ومدير المشروع. ستحتاج إلى استخدام مهاراتك التفاوضية بكامل قوتها.
مزايا
هياكل المصفوفة شائعة جدًا لأنها تتيح للمديرين اتخاذ خيارات مرنة بشأن كيفية قضاء الأشخاص لوقتهم. من المحتمل أن تعمل في بيئة مصفوفة في مرحلة ما من حياتك المهنية. مزايا هذا الهيكل هي:
- يتم استخدام الموارد بكفاءة ويمكن التنقل بين المشاريع حسب الحاجة.
- يمكنك العمل على العديد من الأشياء المختلفة ، أحيانًا بالتوازي - على الرغم من أن هذه النقطة يمكن المجادلة بأنها عيب أيضًا.
- يمكن للفرق والأفراد أن يكونوا مستجيبين للغاية. إذا ظهر مشروع جديد وكان يجب أن يأخذ الأولوية ، فمن السهل بما فيه الكفاية التركيز على شيء آخر والتركيز عليه فجأة. لا يمكنك القيام بذلك بسهولة في هيكل المشروع ، والذي يستغرق وقتًا أطول للتفكيك وإعادة التجميع.
- تتطلب البنية أن يستخدم كل شخص دورة حياة إدارة المشروع والمنهجية نفسها ، لذا فإن التنقل بين المشاريع أمر سهل. يمكن للأشخاص الانضمام إلى فريق المشروع مع القليل من الإعداد المطلوب نسبيًا عندما تكون المصطلحات والعمليات شائعة.
سلبيات
كما هو الحال مع جميع الإعدادات ، فإن هذا الجهاز له عيوبه أيضًا. على الرغم من كونه هيكلًا مشتركًا ، إلا أن العديد من أماكن العمل الحديثة لم تتمكن من حل مشاكل الحمل الزائد. يمكن أن يكون إعطاء الأفراد الكثير مما يمكنهم القيام به أمرًا سهلاً إذا لم يكن لديك أنظمة مطبقة لإدارة ومراقبة عبء العمل بأكمله. العيوب الأخرى هي:
- الصراع بين المشاريع شائع لأنك قد تقاتل من أجل نفس الموارد مثل مشروع آخر.
- قد يكون المشروع الآخر قد حاصر أفضل الموارد - الأشخاص الأكثر ملاءمة ذوي المهارات المناسبة - أو قد لا يتيحهم مديرهم المباشر لعمل المشروع.
- يمكن أن يكون هناك بعض التعارض بين مهام العمل المعتاد وعمل المشروع للأفراد ، خاصة عندما يعطي كلا المديرين أولويات مختلفة.
- قد يكون هناك تضارب في الموارد حول مسار التطوير الذي يسلكونه في وظائفهم المستقبلية. على الرغم من أنك قد تعلم أنك تريد البقاء في إدارة المشروع ، فقد يكون لديك خيار التقدم إلى دور وظيفي أعلى أو دور أكثر توجهاً نحو المشروع. لكن امتلاك الكثير من الخيارات الوظيفية يعد أمرًا جيدًا ، حتى لو كان لاتخاذ قرارات صعبة.
لا يعمل الهيكل التنظيمي الذي يعمل بشكل مثالي مع جميع الأعمال المعتادة دائمًا للمشاريع ، وعليك أن تدير داخل البيئة التي تعمل فيها. يعد اكتساب بعض الخبرة في كل من هذه الهياكل فكرة جيدة حتى تتمكن من تجربتها بشكل مباشر. سيساعدك على تحديد البيئة التي تناسبك وتناسب مهاراتك وتفضيلاتك. بعد ذلك يمكنك اتخاذ قرار مستنير إذا كانت لديك الفرصة لتقرير بيئة عملك في المستقبل.
يمنحك فهم إيجابيات وسلبيات كل هيكل تنظيمي للمشروع فرصة لتحديد أفضل مكان لقضاء وقتك والتأثير لتحقيق أقصى استفادة من فريقك ومساعدة مشروعك على الانتهاء بنجاح.