الغرض من ملف كشوف المرتبات ومحتوياته
••• ثقافة RM / جوليان لوف / كلتشر / جيتي إيماجيس
ملف رواتب الموظف هو المستودع لكل ما يتعلق براتب الموظف. السبب الرئيسي لإنشاء ملف كشوف المرتبات هو تقييد الوصول إلى بقية المعلومات السرية الموجودة في ملف الموظفين.
الغرض من ملف رواتب الموظف
يتيح ملف الرواتب لموظفي المحاسبة دفع رواتب الموظف دون الوصول إلى المعلومات السرية للموظف. يمكن لموظفي المحاسبة الاحتفاظ بسجلات الرواتب حيث يكون من المنطقي دفع رواتب الموظف. في الحالات التي يتم فيها الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات والمحاسبة ، فهذه ممارسة موصى بها بدرجة أكبر لسجلات رواتب الموظف.
يحد ملف كشوف المرتبات من إمكانية الوصول إلى معلومات الموظف السرية. يتيح ملف رواتب الموظف لموظفي المحاسبة والمالية الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها لدفع رواتب الموظف في مكان يسهل الوصول إليه. يجب أن يكون الموقع آمنًا وبعيدًا عن متناول أي موظفين آخرين.
تحتاج إلى إقناع موظفي المحاسبة بحقيقة أن المعلومات الموجودة في ملفات كشوف المرتبات سرية ويجب عدم مشاركتها دون إذن وتوقيع من موظفي الموارد البشرية. ولا ينبغي لموظفي المحاسبة مشاركة أي معلومات حول علاوات الموظفين ، والترقيات ، والمكافآت ، وأي معلومات أخرى سرية عن الموظفين.
لا تحتاج الموارد البشرية إلى مراقبة وصول المحاسبة إلى ملفات رواتب الموظفين. كما هو موصى به لملفات الموظفين ذات الصلة مثل ملفات الموظفين والملفات الطبية ، يجب عليك تقييد الوصول إلى ملف كشوف المرتبات. يجب فقط على الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات للقيام بعملهم رؤية المحتويات.
محتويات ملف رواتب الموظف
هذه قائمة مقترحة لما ينتمي إلى ملف كشوف رواتب الموظف.
- خطاب عرض موقع من مدير التوظيف والموارد البشرية والموظف
- تفويض الدفع موقع من الموارد البشرية ومدير التوظيف عند وجود عقد موظف
- نموذج W-4
- الأعمال الورقية والتفويضات المتعلقة بأي مزايا للموظفين تتضمن خصمًا من كشوف المرتبات
- استمارة تفويض الإيداع المباشر
- نماذج محاسبة الوقت بمرتب
- جداول زمنية أسبوعية كل ساعة
- يسجل الوقت على مدار الساعة ، حيث يتم استخدامه
- سجلات الحضور
- طلبات سداد المصاريف بما في ذلك الوثائق وإيصالات السفر والنفقات الأخرى المأذون بها
- نماذج سداد الرسوم الدراسية وإيصالات الدفع والكتب وما إلى ذلك
- دفع مقدما استمارات الطلب
- مستندات قرض الشركة وجدول السداد
- أوامر وسجلات الحجز
- إذن بالإفصاح عن المعلومات الخاصة
- الأعمال الورقية المتعلقة برفع كل موظف
- الأعمال الورقية المتعلقة بأي علاوة و مشاركة الأرباح ، أو جائزة التقدير
- أشكال W-2
- تفويض لأي إجراءات كشوف رواتب أخرى تسمح بها شركتك
معروف أيضًا باسم ملفات الموظف ، سجلات الموظف ، ملفات الموارد البشرية ، الوثائق
ملاحظة: تبذل سوزان هيثفيلد قصارى جهدها لتقديم مشورة دقيقة ومنطقية وأخلاقية لإدارة الموارد البشرية وصاحب العمل ومكان العمل على هذا الموقع ، لكنها ليست محامية. لا يجب تفسير المحتوى الموجود على الموقع على أنه مشورة قانونية. الموقع لديه جمهور عالمي و قوانين ولوائح العمل تختلف من دولة إلى دولة ومن دولة إلى دولة ، لذلك لا يمكن أن تكون المقالات نهائية في كل منها في مكان عملك. في حالة الشك ، ابحث دائمًا عن استشارة قانونية. يتم توفير المعلومات الموجودة على الموقع للإرشاد فقط.