عينة من رسائل عذر الغياب ورسائل البريد الإلكتروني عن العمل
••• روبرت وارن / جيتي إيماجيس
جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات- لماذا اكتب خطاب عذر الغياب؟
- كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني أو خطاب غياب عن العمل
- نموذج رسائل الغياب عن العمل
- عينة من رسائل البريد الإلكتروني الغياب
هل تغيبت عن العمل مؤخرًا أو تخطط للخروج في المستقبل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد تحتاج إلى كتابة خطاب عذر للغياب لرئيسك في العمل أو الموارد البشرية.
في معظم الأوقات ، يُسمح لأصحاب العمل قانونًا بطلب ملاحظة عندما تحتاج إلى يوم ممل أو تغيبوا عن العمل بطريقة أخرى.هذا صحيح سواء كنت من بين 78٪ من العاملين الأمريكيين المحظوظين الذين يتمتعون بإجازة مرضية مدفوعة الأجر أم لا.
تفرض بعض الشركات أن يتم توثيق جميع الإجازات كتابةً. لا يزال البعض الآخر يتطلب ملاحظة مكتوبة لبعض حالات الغياب (أو فترات الغياب) ولكن ليس للبعض الآخر. من الأفضل التعرف على سياسة الشركة بمجرد أن تعلم أنك ستتوقف عن العمل.
لماذا اكتب خطاب عذر الغياب؟
سواء كانت شركتك تطلب خطاب عذر غيابي أم لا عندما تكون خارج المكتب ، فمن الجيد أن تكتب خطابًا. يؤدي توثيق أيام العمل الفائتة إلى إنشاء سجل لملفاتك وكذلك لسجل الشركة. بهذه الطريقة ، إذا ظهر سؤال حول إجازتك ، سيُظهر ملفك أن غيابك كان مشروعًا بالكامل.
في بعض الحالات ، يمكنك ذلك اتصل بالمرض أو أرسل بريدًا إلكترونيًا سريعًا تفيد بأنك لن تكون موجودًا. وفي حالات أخرى ، ستحتاج إلى إعداد خطاب رسمي بدرجة أكبر. الرجوع إلى سياسة الشركة لمعرفة قواعد صاحب العمل الخاص بك.
بعض الأعذار للتغيب عن العمل تعتبر أكثر شرعية من غيرها . على سبيل المثال ، قد يشك رئيسك في العمل إذا ادعت أن كلبك أكل مفاتيح سيارتك. (عذر حقيقي موثق في استطلاع CareerBuilder عن أيام المرض).
كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني أو خطاب غياب عن العمل
يمكن إرسال خطاب عذر العمل الخاص بك عبر الورق أو البريد الإلكتروني. إذا قمت بإرسال خطاب داخل المكتب ، فأنت بحاجة إلى تضمين التاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بمشرفك أو مدير الموارد البشرية في البداية.
- يجب أن يحتوي سطر موضوع بريدك الإلكتروني على اسمك وعذر الغياب.
- دائما ابدأ رسالتك بشكل رسمي : عزيزتي السيدة جونز أو عزيزي فيليس.
- يجب أن يكون نص رسالتك موجزًا ومحددًا ، مع ذكر سبب غيابك ، والتاريخ ، والمدة ، وما إذا كنت تقوم بتضمين أي وثائق توضيحية مثل مستندات الطبيب أو أوراق الطوارئ.
- إستخدم مهذب ومهني وثيق ، مثل مع خالص التقدير أو التحيات.
تذكر أن أي يجب أن تبدو المراسلات التجارية احترافية . حتى في المكتب غير الرسمي ، استخدم التنسيق المناسب لرسالتك ، وصححه قبل إرسالها.
تنعكس أخطاء الإهمال سلبًا على سمعتك المهنية. أنت لا تريد عذرًا لغيابًا مكتوبًا بشكل سيئ ليصبح جزءًا من ملف التوظيف الخاص بك.
نموذج رسائل الغياب عن العمل
فيما يلي نماذج من خطابات العذر للمراجعة عندما تحتاج إلى تقديم عذر كتابي عن العمل المفقود. من الجيد إبقاء الخطاب قصيرًا وبسيطًا - فقط تأكد من ذكر التاريخ الدقيق للغياب والسبب الأساسي وراءه.
نموذج رسالة الغياب عن العمل # 1
5 أغسطس 2021
جون سميث
مدير
شركة ABC
233 الشارع الرئيسي
سيفيو ، ماساتشوستس 02497
عزيزي السيد سميث:
يرجى قبول هذه الرسالة كإخطار كتابي بأنني لم أتمكن من حضور العمل في 3 أغسطس 2021 ، بسبب مرض الأسرة.
يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات أو وثائق أخرى من مكتب الطبيب لدينا.
بإخلاص،
إمضاء ( نسخة ورقية )
سام جونز
وسعتنموذج خطاب عذر الغياب # 2
19 يوليو 2021
ماري رودريغيز
نائب الرئيس للتسويق
LMK، Inc.
100 مكتب بارك واي ، شارع 200
سنتر سيتي ، أيوا 52240
عزيزي السيدة رودريغيز ،
أكتب لتوثيق غيابي في 15 يوليو / تموز 2021. كنت بحاجة لاصطحاب ابني لتثبّت ساقه بعد إصابة في مباراة البيسبول في الليلة السابقة.
يرجى الاطلاع على الوثائق المرفقة من جراح عظام الأطفال. إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية ، فيرجى إبلاغي بذلك.
بإخلاص،
إمضاء ( نسخة ورقية )
أليس ليفي
وسعتعينة من رسائل البريد الإلكتروني الغياب
فيما يلي أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى المشرف لتوثيق التغيب عن العمل.
عينة لرسالة البريد الإلكتروني الغياب # 1
موضوع: جون برادوك - عذر الغياب
عزيزتي سارة،
أرجو قبول هذا الخطاب كوثيقة لغيابي في 6 أغسطس 2021. كنت أسافر لحضور جنازة جدتي.
إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بي. شكرا لتفهمك.
يعتبر،
جون برادوك
John.Braddockl@email.com
202-555-5151
عينة من رسالة البريد الإلكتروني عذر الغياب # 2
موضوع: روجر بليدسو - عذر الغياب
عزيزي السيد غارنر ،
أرجو قبول هذه الرسالة كوثيقة مكتوبة لغيابي في 30 يوليو 2021. كما تعلمون ، أنا بصدد الطلاق ، وعقدت اجتماعات مع المحامي والمخطط المالي.
أنا أقدر دعمك وتفهمك. إذا كان بإمكاني تقديم تفاصيل أو وثائق إضافية ، فيرجى إبلاغي بذلك.
يعتبر،
روجر بليدسو
rogerb@email.com
555-555-5555
عينة لرسالة البريد الإلكتروني الغياب # 3
موضوع: جانيت ناثان - عذر الغياب
عزيزي سيد. البقاء،
يرجى قبول هذا البريد الإلكتروني كوثيقة مكتوبة لغيابي في 2 أغسطس 2021. سقطت شجرة على منزلنا أثناء العاصفة في الليلة السابقة ، واضطررت إلى مقابلة وكيل التأمين لدينا ، وأخصائي التشجير ، وصانع الأسقف.
أنا أقدر دعمك وتفهمك. إذا كان بإمكاني تقديم تفاصيل أو وثائق إضافية مثل صور فوتوغرافية للضرر ، فيرجى إبلاغي بذلك.
يعتبر،
جانيت ناثان
janet@email.com
555-555-5555
الماخذ الرئيسية
إذا كنت غائبًا عن العمل ، فخطط لكتابة خطاب عذر الغياب: بعض الشركات لديها سياسات تتطلب هذه الرسائل ، ولكن يجب عليك إرسال واحدة في أي حال.
بعض الأعذار أفضل من غيرها: كن على دراية بسياسة الشركة بحيث يمكنك التأكد من تغطية عذرك.
كن سريعًا ومهنيًا: اكتب خطاب عمل رسميًا أو بريدًا إلكترونيًا واحرص على التدقيق اللغوي قبل الإرسال.
استخدم نموذجًا لخطاب عذر أو بريد إلكتروني: خصص ملاحظتك بحيث تعكس ظروفك.
مصادر المادة
وزارة الصحة والخدمات الإنسانية الأمريكية. أرباب العمل والمعلومات الصحية في مكان العمل . تم الوصول إليه في 1 أغسطس 2021.
مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل. مسح مزايا الموظفين . تم الوصول إليه في 1 أغسطس 2021.
CareerBuilder. زيادة عدد العمال الذين يتصلون بالمرضى عندما لا يكونون كذلك ، وفقًا لاستطلاع CareerBuilder السنوي . تم الوصول إليه في 1 أغسطس 2021.