نماذج خطابات قبول استقالة الموظف
- سياسات استقالة الشركة
- نصائح لكتابة خطاب قبول الاستقالة
- نصائح لإرسال قبول الاستقالة بالبريد الإلكتروني
- أمثلة على خطابات قبول الاستقالة
تيريزا تشيتشي / الميزان
من التوظيف إلى الفصل ، هناك العديد من الجوانب لإدارة الموظفين. أحد الأمور التي غالبًا ما يتم تجاهله هو الاضطرار إلى التعامل مع موظف يغادر الشركة.
سيغادر الموظفون لأسباب مختلفة: لكسب المزيد من المال ، أو العودة إلى المدرسة ، أو الانتقال إلى فرص عمل مختلفة ، أو السفر ، أو تربية الأسرة ، أو لأسباب صحية ، أو لأي سبب من الأسباب الأخرى.
سيساعدك وجود سياسة ثابتة للتواصل مع الموظفين الذين يغادرون الشركة على التعامل مع مغادرة الموظف بطريقة إيجابية ومحترمة.
سياسات استقالة الشركة
اعتمادًا على حجم شركتك ، قد ترغب في التفكير في إنشاء نظام أو عملية للتعامل معها خطابات الاستقالة . إن وجود سياسة محددة للاستقالات سيبدو احترافيًا ويريحك أنت والموظف.
بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد إنشاء كتيبات أو حزم معلومات عامة عن ترك الموظفين طريقة سهلة لشرح خطوات الانتقال.
عندما يستقيل الموظف رسميًا ، سوف يتطلعون إليك لمناقشة الخطوات التالية المطلوبة لجعل الانتقال سلسًا. تقع على عاتقك مسؤولية تقديم خدمات الفصل المهنية وشرح الأشياء للموظف مثل متطلبات الإخطار و توزيع الراتب النهائي ، حالة استحقاقات الموظفين عند إنهاء الخدمة ، وتحديد آخر موعد لتعيينه.
نصائح لكتابة خطاب قبول الاستقالة
تتمثل إحدى الخطوات الأولى في سياسة الاستقالة الجيدة في الإقرار بقبولك لطلب الموظف بالاستقالة.
عادة ، سيرسل لك الموظف ملف خطاب استقالة رسمي . يجب عليك بعد ذلك الرد برسالة رسمية بقبول الاستقالة.
فيما يلي بعض النصائح حول كتابة خطاب رسمي احترافي لقبول استقالة الموظف:
- استخدم تنسيق خطاب العمل. لأن هذه رسالة احترافية ، يجب عليك استخدامها تنسيق خطاب العمل على رسالتكم. في الزاوية العلوية اليسرى من الرسالة ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك والتاريخ ومعلومات الاتصال بالموظف. اختتم الخطاب بتوقيعك بخط اليد واسمك مكتوبًا أدناه.
- اقبل الاستقالة. يجب أن تبلغ رسالتك الموظف بأنك تلقيت خطاب استقالته وقبلته ، ويجب أن توضح بوضوح آخر يوم رسمي له في العمل مع الشركة.
- التعبير عن الفهم. يجب أن يشير ردك إلى أنك نادم على فقدان الموظف ، لكنك تحترم وتفهم وتقدر القرار الصعب الذي كان عليه / عليها اتخاذه. قد تعرض أيضًا تقديم بعض المساعدة للموظف. على سبيل المثال ، ربما تقدم لتقديم خطاب مرجعي له أو لها. ومع ذلك ، هذا العرض اختياري.
- احتفظ بسجل. أرسل خطابًا واحدًا إلى الموظف واحتفظ أيضًا بواحد لملف الموظف. يمكنك الاحتفاظ بالخطاب بنفسك ، أو إرساله إلى مكتب الموارد البشرية إذا كان لديك واحد. سيسمح لك بالاحتفاظ بسجل واضح للوقت الذي غادر فيه الموظف الشركة.
نصائح لإرسال قبول الاستقالة بالبريد الإلكتروني
في هذه الأيام ، العديد من الموظفين إرسال خطابات الاستقالة الخاصة بهم عبر البريد الإلكتروني . حسب الظروف و ثقافة الشركة ، قد تكون هذه طريقة مقبولة تمامًا للاستقالة. في هذه الحالة ، يمكنك الرد عبر البريد الإلكتروني أيضًا. للحفاظ على التفاعل احترافيًا وإيجابيًا ، اتبع النصائح التالية:
- اكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا. على الرغم من أنك قد تحذف فقرات العنوان و (من الواضح) التوقيع المكتوب بخط اليد ، إلا أن بقية ملاحظتك يجب أن تشبه تنسيق خطاب العمل. لا تستخدم لغة غير رسمية أكثر ملاءمة للمراسلات الشخصية. تخطي الكلام النصي والرموز التعبيرية وما شابه ذلك.
- استخدم سطر الموضوع الصحيح. ما لم تكن ترد مباشرةً على البريد الإلكتروني الخاص باستقالة الموظف ، يجب عليك تحديد سطر الموضوع الذي ينقل موضوع البريد الإلكتروني بوضوح ، على سبيل المثال ، قبول الاستقالة والتهاني.
- ضع في اعتبارك تقديم بريدك الإلكتروني غير المتعلق بالعمل أو دعوة للتواصل لاحقًا على LinkedIn. هذا يفترض بالطبع أنك على استعداد لتقديم المرجعي أو الإحالة فى المستقبل.
- قم بتدقيق واختبار رسالتك قبل إرسالها. يعد قبول الاستقالة فرصة لك لتنمية شبكتك أيضًا. التأكد من أن رسالتك خالية من الأخطاء وأن المحترفين سيمكنك من ذلك تقوية اتصالك بالشبكات مع موظفك السابق.
أمثلة على خطابات قبول الاستقالة
فيما يلي أمثلة على خطابات من مدير يقبل استقالة الموظف. استخدم هذه الأمثلة لمساعدتك في كتابة رسالتك الخاصة.
نموذج خطاب قبول استقالة المدير رقم 1
جوليا سانشيز
مدير تسويق أول
أكمي كورب
12 Main Street، Ste. 3
ميدلفورد ، أوهايو 44822
22 مارس 2021
مايلز جونسون
7 شارع اوك
ميدلفورد ، أوهايو 44822
عزيزي مايلز ،
تم قبول استقالتك من منصبك ، اعتبارًا من 15 مايو 2020 حسب الطلب.
ليس لدي شك في أنك ستستمر في الأداء وفقًا لمعاييرك العالية المعتادة خلال الوقت المتبقي لك مع الشركة.
لقد كان من دواعي سروري العمل معكم ، وأتمنى لكم كل التوفيق في المستقبل. إذا كان بإمكاني تقديم مرجع ، من فضلك لا تتردد في السؤال.
بإخلاص،
جوليا سانشيز ( توقيع نسخة ورقية )
جوليا سانشيز
وسعتنموذج خطاب قبول استقالة المدير رقم 2
جورج بابتيست
مدير JQB وأولاده
7 ستار أفينيو ، الدور الثاني
فيليدج كريك ، كاليفورنيا 94019
29 مارس 2021
سارة سميث
34 شارع الخليج
فيليدج كريك ، كاليفورنيا 94019
عزيزتي سارة،
يؤسفني للغاية أن أقر رسميًا باستلام إشعار الاستقالة الخاص بك في 26 مارس. تمت الموافقة على استقالتك ، وبناءً على الطلب ، سيكون يومك الأخير في العمل هنا في JQB and Sons هو 9 أبريل.
لقد كان من دواعي سروري العمل معكم ، وبالنيابة عن الفريق ، أود أن أتمنى لكم التوفيق في جميع مساعيكم المستقبلية. مرفق مع هذا الخطاب ، يرجى العثور على حزمة معلومات تحتوي على معلومات مفصلة حول عملية الاستقالة.
إذا كانت لديك أي أسئلة إضافية ، فلا تتردد في الاتصال بالمكتب. أشكرك مرة أخرى على موقفك الإيجابي وعملك الجاد طوال هذه السنوات.
أتمنى لك كل خير،
جورج بابتيست (نسخة ورقية للتوقيع)
جورج بابتيست
وسعتنموذج البريد الإلكتروني لقبول استقالة المدير رقم 1
سطر الموضوع: قبول الاستقالة ومبروك
عزيزتي ليز ،
يؤسفني سماع أنك ستنتقل من شركة QRS Inc. ، ولكن يسعدني أن أسمع أن لديك فرصة جديدة ومثيرة في الأعمال. أعلم أنك ستحقق نجاحًا هائلاً هناك ، حيث أنك في جميع أدوارك.
هذا هو استلام رسمي لاستقالتك. حسب الطلب ، سيكون آخر يوم لك هو 2 أبريل 2021. يُرجى البقاء على اتصال وإعلامي إذا احتجت في أي وقت إلى خطاب توصية.
مع أطيب التحيات،
جون بيرتون
مدير ، QRS، Inc.
jburton@qrs-mail.com
555-123-4567
مصادر المادة
جدول الأجور. ' لماذا تركوك ، 'تم الوصول إليه في 19 مارس 2021.
hr360. ' نُهج الإنهاء ، 'تم الوصول إليه في 19 مارس 2021.