أفضل 10 طرق لجعل الاجتماع عن بعد فعالاً

استخدم هذه النصائح لتحسين اجتماعاتك عن بعد

قبل أزمة فيروس كورونا ، قررت الشركات بمفردها ما إذا كانت تريد ذلك موظف للعمل عن بعد أو أن يكون لديك شرط حضور مكتب بدوام كامل. فجأة ، انقلب العالم رأسًا على عقب ، واضطرت غالبية الشركات إلى التحول والتكيف مع نموذج العمل عن بُعد.

ومع ذلك ، حتى عندما تنتهي أوامر البقاء في المنزل في النهاية ، فإن معرفة كيفية إدارة اجتماع عن بُعد بشكل فعال سيظل مهارة رائعة يجب امتلاكها. من المحتمل أيضًا أن تكون تجربة العمل عن بُعد هذه - على الأقل جزءًا من الوقت ، إن لم يكن كل الوقت - قد اكتسبت بعض المؤيدين. فيما يلي 10 طرق لمساعدتك على جعل اجتماعاتك عن بُعد أكثر فاعلية.

أنت بحاجة إلى أدوات تقنية رائعة

عندما تعمل داخل نطاق إحضار ثقافة الجهاز الخاص بك (BYOD) ، سيكون لدى الناس مجموعة متنوعة من الأنظمة والقدرات. على الرغم من ذلك ، قد لا يكون لدى موظفيك ما يحتاجون إليه للمشاركة في مؤتمر فيديو ناجح. ضع في اعتبارك توحيد أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، أو على الأقل وضع حد أدنى من المعايير بحيث تكون مؤتمرات الفيديو واضحة وفعالة.

ستحتاج إلى عدة أنواع من التكنولوجيا يتم الاتفاق عليها للاجتماعات عن بُعد حتى يصبح الموظفون أكثر كفاءة وذوي خبرة. يمكن أن يعني هذا أيضًا الاستثمار في سماعات رأس عالية الجودة ، والتي يمكن أن تساعد في حجب ضوضاء الخلفية وكذلك منع ردود الفعل من الآخرين على مكالمة الفيديو.

التزم بأساسيات الاجتماعات الناجحة للاجتماعات عن بُعد

تعد المحادثات الجانبية والدردشة قبل بدء الاجتماع وجهًا لوجه أمرًا شائعًا ، ولكنها لا تعمل دائمًا بشكل جيد في المواقف الافتراضية. يقترح خبيرا الاجتماع بوب فريش وكاري جرين وجود هيكل رسمي ، وميسر مخصص ، وجدول أعمال ، وتعيين حدود زمنية للحفاظ على سير اجتماعك الافتراضي بسلاسة.

كما هو الحال مع أي اجتماع ناجح ، ستحتاج أيضًا إلى أن تكون صريحًا بشأن سبب عقدك للاجتماع والهدف وما تتوقعه من القرار أو المخرجات أو النتائج بعد ذلك.

لا تقلل من شأن عامل التنشئة الاجتماعية

توجد أسباب مختلفة وراء رغبة الموظفين عن بُعد في عقد اجتماعات: مشاركة المعلومات ، وحلول العصف الذهني ، وتنسيق الأنشطة ، وبناء الفريق بشكل عام. لكن أحد الأسباب المهمة لعقد اجتماع عن بعد هو التنشئة الاجتماعية. تحتاج الفرق الموجودة في أماكن بعيدة إلى بناء روابط اجتماعية من أجل العمل معًا بشكل أفضل. في الوقت الحالي ، قد تحتاج إلى عقد اجتماعات أكثر من الأوقات 'العادية' لأن الكثير من الناس يشعرون بالعزلة والانفصال عن بعضهم البعض.

يقول 'كلما تمكنت من بناء شعور بالانتماء إلى المجتمع في الوقت الحالي ، كان ذلك أفضل للصحة العاطفية وأداء العمل للجميع' مؤلف والوكالة الرقمية exec Howard Tiersky. 'الاجتماع الجيد الإدارة يمكن أن يكون في الواقع نقطة مضيئة في يوم كئيب ومحزن.'

سيساعدك نشاط أو كاسحة الجليد الافتراضية أيضًا على بدء الاجتماع عن بُعد بملاحظة إيجابية وسيشجع مقطعًا معقولاً في الموضوع الرئيسي أفضل من الثرثرة الخاملة. حتى أ متعة كسر الجليد يساعد تدفئة محادثة المجموعة.

كتم الصوت عند الضرورة

تضيف ضوضاء الخلفية ، مثل تدوين الأشخاص للملاحظات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم ، ضوضاء هائلة إلى الاجتماع الافتراضي. ذكّر المشاركين بالضغط على زر كتم الصوت إذا كانوا يكتبون (ما لم يتحدثوا) أو إذا كان لديهم ضوضاء أخرى في الخلفية ، مثل الأطفال وأجهزة التلفزيون وحركة المرور والحيوانات الأليفة.

شارك ردود أفعالك

على الرغم من أنه يمكنك رؤية أعضاء فريقك ، فكلما زاد عدد الأشخاص الموجودين في الاجتماع البعيد ، قل قدرتك على رؤية إشارات الوجه وقراءة لغة الجسد - المكونات الأساسية للاتصال في مثل هذه البيئة. هذا يمكن أن يؤدي إلى تجربة غير مريحة.

مع وجود الأشخاص في حالة كتم الصوت ، جنبًا إلى جنب مع الافتقار إلى لغة الجسد والإحراج العام لموقف الاجتماع البعيد ، قد تواجه صعوبة في معرفة كيفية استجابة الأشخاص.

إذا أطلق أحدهم نكتة ، فقل بصوت عالٍ: `` هذا مضحك لأنهم قد لا يرون ابتسامتك أو يسمعون ضحكة مكتومة.

احصل على قواعد لباس الاجتماعات عن بُعد

يجعل العمل في المنزل عمومًا يوم عمل أكثر استرخاءً ، لكن بعض الناس يأخذون الاعتدال بعيدًا جدًا. على سبيل المثال ، كان على قاض في فلوريدا تذكير المحامين بالنهوض من الفراش لجلسات استماع افتراضية في المحكمة وارتداء ملابس عادية. تأكد من أن موظفيك يعرفون طبيعة العمل التوقعات بملابس العمل الخاصة بهم .

امنح جميع الحاضرين فرصة للتحدث

في الاجتماع المنتظم ، يمكنك أن تتوقع من الناس التحدث عند الحاجة. بسبب نقص الإشارات الاجتماعية والكتم الموصى به ، قد يواجه الأشخاص صعوبة في قول ما يريدون قوله. ال الميسر أو قائد الاجتماع يجب أن يسأل الناس على وجه التحديد للتحدث أو منح جميع المشاركين فرصة لتقديم ملاحظات أو مشاركة الأفكار.

في اجتماع بعيد ، يشعر بعض الموظفين براحة أكبر في التحدث ولا تريد السماح لأي شخص بالسيطرة. لذلك ، قد يرغب الميسر في دعوة الأشخاص بالاسم للسماح لكل عضو من أعضاء الفريق بالتواصل.

استفد من وظيفة الدردشة وإمكانيات الفيديو الخاصة بالأداة

إذا كانت أداة الاجتماع الافتراضية الخاصة بك تحتوي على وظيفة دردشة ، فأخبر الأشخاص باستخدامها. تعد نافذة الدردشة مكانًا قيمًا لتدوين الأفكار المهمة وطرح الأسئلة دون مقاطعة مقدم العرض.

قد ترغب أيضًا في مطالبة الحاضرين في الاجتماع عن بُعد بتشغيل مكون الفيديو الخاص بالأداة أو الكمبيوتر المحمول. هذه طريقة مفيدة لمساعدة الأشخاص على الاستمرار في المهمة والمشاركة بفعالية في اجتماع بعيد.

إذا كان بإمكانك رؤية بعضكما البعض ، فأنت تعلم ما إذا كان زميلك في العمل مشاركًا في الاجتماع أم لا. إذا كنت تستخدم الاتصال المرئي ، فاطلب من المشاركين الجلوس في منطقة هادئة في منزلهم ولا تشتت انتباههم بصريًا.

لا تخف من معالجة المشكلات الصعبة أثناء اجتماع بعيد

كما يشير فريش وغرين من Harvard Business Review إلى ، قد يكون من المغري اقتراح أن ينتظر الجميع حتى يعودوا إلى المكتب لمعالجة بعض القضايا الملحة. لكنك بحاجة إلى معالجة موضوعات اليوم ذات الاهتمام. تأجيل المشاكل يسمح لهم لتسريع ، الأمر الذي يؤدي إلى نتائج عكسية لنجاح الأعمال.

عامل الناس بلطف واحترام

في حين أن الناس يميلون إلى أن يكونوا أكثر وعيًا بأنفسهم أمام الكاميرا مما هم عليه في المحادثات وجهاً لوجه ، فإن إظهار المجاملة هو دائمًا نصيحة جيدة لأي شكل من أشكال الاجتماع. لا تنتقد الأشخاص بسبب الإضاءة أو وضع الكاميرا أو أي مشكلة بصرية أخرى أثناء الاجتماع. حان وقت تصحيح هذه الأمور قبل الاجتماع ، واحدًا تلو الآخر.

الخط السفلي

نأمل أن تساعد هذه النصائح في جعل اجتماعاتك عن بُعد أكثر فاعلية وجديرة بالاهتمام. لا ينبغي أن تكون فقط أداة لمساعدة موظفيك على الشعور براحة أكبر عند الجلوس أمام الكاميرا والمشاركة ، ولكن يجب أن تعزز قدرتك على إجراء وإدارة تدفق المحادثة. ومثل العديد من تحديات العمل السابقة ، ستتحسن اجتماعاتك الافتراضية مع الوقت والممارسة والمثابرة والصبر.

مصادر المادة

1. مراجعة أعمال هارفارد. ' ما الذي يتطلبه الأمر لتشغيل اجتماع افتراضي رائع '. تم الوصول إليه في 22 أبريل 2020.

2. HR Dive. ' تفاعل عن قصد: كيف يمكن للموارد البشرية تشجيع الاجتماعات الفعالة عبر الإنترنت '. تم الوصول إليه في 22 أبريل 2020.

3. شركة ' يسلط طلب القاضي الضوء على سبب احتياجك إلى قواعد لباس العمل عن بُعد '. تم الوصول إليه في 22 أبريل 2020.