ما يحتاج كل مدير لمعرفته حول تخطيط التعاقب

يضمن تخطيط التعاقب أن يكون لديك موظفين مستعدين لأدوار

••• كلاوس فيدفيلت / جيتي إيماجيس

جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

• أهمية التجنيد
• من الذي يحتاج إلى تخطيط التعاقب؟
• ملء أدوار الخلافة
• مزايا للموظفين
• مزايا لأصحاب العمل
• يتم تقاسم المعرفة عن الموظفين
• تطوير الموظفين من أجل الخلافة

مخططات ناجحة هي العملية التي من خلالها تضمن المنظمة تعيين الموظفين وتطويرهم لملء كل دور رئيسي داخل الشركة. في هذه العملية ، تتأكد من أنك لن يكون لديك أبدًا دور رئيسي مفتوح لا يكون موظفًا آخر مستعدًا له. هذا مهم أيضًا أثناء تطوير قوة مقعد المواهب داخل مؤسستك.

بالتأكيد ، ستظهر حالة عرضية لا تكون مستعدًا لها ، ولكن بالنسبة للغالبية العظمى من حركة الموظفين ، فإن خطة التعاقب الخاصة بك موجودة. سيكون لديك عملية منهجية لإعداد الموظفين لملء الأدوار الرئيسية عندما تصبح شاغرة.

أهمية التجنيد

من خلال عملية تخطيط التعاقب ، تقوم بتعيين موظفين متميزين ، وتطور معارفهم ومهاراتهم وقدراتهم ، و تحضيرهم للتقدم أو الترقية في أدوار أكثر تحديًا في مؤسستك.

قد يشمل التحضير للدور التالي للموظف أيضًا التحويلات إلى وظائف أو أقسام مختلفة والتظليل أثناء العمل ، بحيث يكون لدى الموظف فرصة لمراقبة مختلف الوظائف أثناء العمل.

تضمن متابعة تخطيط التعاقب النشط أن يتم تطوير الموظفين باستمرار لملء كل دور مطلوب في مؤسستك. مع توسع مؤسستك ، وفقدان الموظفين الرئيسيين ، وتوفير فرص عمل ترويجية ، وزيادة المبيعات ، يضمن تخطيط التعاقب لديك أن يكون لديك موظفين جاهزين وينتظرون لملء الأدوار الجديدة.

من الذي يحتاج إلى تخطيط التعاقب؟

تحتاج جميع المنظمات ، بغض النظر عن حجمها ، إلى تخطيط التعاقب. في حين أنه من غير المرجح أن يكون لديك خلفاء محتملون لكل دور في شركة مكونة من عشرة أشخاص ، إلا أنه يمكنك التدريب المتبادل إلى الحد الأدنى.

يضمن التدريب المتقاطع أن الموظفين جاهزون لرعاية الوظيفة الرئيسية عند استقالة الموظف. هذا يمنع المسؤوليات من الوقوع في الشقوق. سيؤدي ذلك إلى إبقاء المهمة على المسار الصحيح إذا غادر موظف رئيسي. إنها ليست فعالة مثل وجود موظف مدرب بالكامل ، لكن هذا ليس ممكنًا دائمًا لكل دور.

ملء أدوار الخلافة

لم تقدم العديد من الشركات مفهوم تخطيط التعاقب في مؤسساتهم. يخطط آخرون بشكل غير رسمي ولفظي للخلافة في الأدوار الرئيسية. من خلال هذا النوع من العملية ، على سبيل المثال ، يتم تحديد إريك باعتباره أقوى لاعب في فريق ماري ، لذا فمن المحتمل أن يخلف ماري عندما يتم ترقيتها أو مغادرتها.

في محادثات أخرى ، طرحت فرق القيادة العليا أسماء الموظفين الذين يعتقدون أنهم لاعبون أقوياء ولديهم إمكانات كبيرة في مؤسساتهم. يساعد هذا كبار القادة الآخرين على معرفة من هو متاح للترقية المحتملة أو إعادة التعيين عندما يبحثون عن موظف لملء دور رئيسي.

ميزة النظام الأكثر رسمية هي أن المنظمة تعرض المزيد من التزام بالتوجيه والتطوير الموظف حتى يكون مستعدًا لتولي المهمة. في المثال أعلاه لتولي إريك دور ماري إذا غادرت أو تمت ترقيتها ، فإن تطوير مهاراته يمثل أولوية.

من الناحية التنظيمية ، يسمح لجميع المديرين بمعرفة الموظفين الرئيسيين في جميع مجالات المنظمة. يتيح لهم ذلك التفكير في لاعبين أقوياء عند فتح أي دور رئيسي.

مزايا للموظفين

الموظفون الذين يعرفون أن الدور التالي ينتظرهم يتلقون دفعة لتقدير الذات واحترام الذات. هذا يعزز كفاءتهم وقيمتهم كموظف. معرفة المنظمة خطط لفرصتك المحتملة القادمة - وهذا واحد - يعزز رغبتك في التطوير الوظيفي وفرص العمل. هذا التطور هو أحد المجالات التي يريدها الموظفون أكثر من أصحاب العمل.

يمكنك تحديد المهارات والخبرة و فرص التنمية اللازمة لمساعدة الموظف على الاستعداد للتقدم عند ظهور فرصة العمل التالية. يستفيد الموظف من القدرة على العمل مع مديره أو مشرفه للتأكد من ذلك الموظف لديه خطة وظيفية التي تحركهم في اتجاه فرصتهم التالية. هذا الشخص هو مفتاح قدرة الموظف على اكتساب الخبرة والتعليم اللازمين للتقدم الوظيفي.

تتم مشاركة قيمة الموظف مع بقية المؤسسة بحيث إذا ظهرت فرصة ، يمكن للمديرين النظر في الموظف لملء الدور. في نظام غير رسمي ، قد لا يعرف المديرون على مستوى المؤسسة قيمة الموظف ومهاراتهم. (حتى لو شارك المدير الحالي هذه المعلومات ، فمن الصعب تذكرها في عالم مزدحم).

مزايا لأصحاب العمل

أنت تعتمد على الموظفين لتنفيذ المهمة والرؤية وتحقيق أهداف المنظمة. يمكن أن يؤدي فقدان موظف رئيسي إلى تقويض قدرتك على تحقيق هذه الأهداف المهمة. أنت بحاجة إلى موظفين مستعدين للقيام بأدوار مع نمو شركتك وتوسيع نطاق عروضها وخدماتها. أو أن نقص الموظفين المتقدمين لديك سيعيق خطط النمو الخاصة بك.

تتيح لك الحاجة إلى وجود موظفين بديلين جاهزين إذا قررت ترقية الموظفين أو إعادة تصميم مؤسستك إجراء التغييرات اللازمة دون أن يعيقك نقص البدائل. سيساعدك هذا أيضًا إذا كنت قلقًا بشأن قدرتك على تعيين موظفين جدد لديهم مجموعة مهارات محددة.

يشير تقرير SHRM ، 'نقص المهارات العالمية' ، إلى أن 75٪ من أولئك الذين يواجهون صعوبة في التوظيف يقولون إن هناك نقصًا في المهارات لدى المرشحين للوظائف الشاغرة. بالإضافة إلى ذلك ، واجه 83٪ من المشاركين مشكلة في توظيف المرشحين المناسبين في عام 2018.

يتم تقاسم المعرفة عن الموظفين

تتم مشاركة المعرفة حول الموظفين الرئيسيين المهرة والمساهمين مع المديرين على مستوى المؤسسة. تسمح هذه المعلومات للمديرين بالنظر في أكبر عدد من المرشحين لأي وظيفة مفتوحة. كما أنه يؤكد مع موظفيك أن مؤسستك توفر فرص التطوير الوظيفي التي يبحثون عنها.

في حين أن التنبؤ بالمستقبل أمر صعب في أعقاب ارتفاع معدلات البطالة الناجمة عن عمليات الإغلاق والإغلاق في عام 2020 ، كان أقدم الموظفين لديك في طريقهم للتقاعد. يأخذون معهم 30-40 عامًا من المعرفة والخبرة وعلاقات العمل والمعلومات.

ولكن ، من المثير للاهتمام ، أن هذا الاتجاه يبدو أنه قد تغير في عام 2018 عندما ذكرت شركة TLR Analytics أنه 'من بين 2.9 مليون وظيفة تم اكتسابها على مدار العام ، جاء نصفها تقريبًا ، 49٪ ، من عمال يبلغون من العمر 55 عامًا وأكثر ، أي أكثر من ضعف نصيبهم من القوة العاملة. '.

للمضي قدمًا ، قد تتغير هذه الاتجاهات - أو لا تتغير. ومع ذلك ، فإن أرباب العمل الذين تبنوا نظامًا فعالًا لتخطيط التعاقب سيكونون مستعدين لأي بيئة توظيف.

وفقًا لـ SHRM ، 'وجدت الأبحاث حول التحضير لقوة عاملة شيخوخة أن أقل من 40٪ من المتخصصين في الموارد البشرية قالوا إن أرباب عملهم كانوا يحللون تأثير مغادرة العمال الذين تزيد أعمارهم عن 55 عامًا لمنظماتهم في السنوات العشر القادمة'.

تريد الحصول على تلك المعرفة قبل أن تخرج من باب منزلك. تخطيط التعاقب الفعال والاستباقي يترك مؤسستك مستعدة جيدًا لجميع الحالات الطارئة. نجاح تخطيط التعاقب يبني قوة مقاعد البدلاء.

تطوير الموظفين لتخطيط التعاقب

لتطوير الموظفين الذين تحتاجهم لخطة التعاقب الخاصة بك ، يمكنك ذلك استخدام مثل هذه الممارسات مثل الحركات الجانبية ، والتكليف بمشاريع خاصة ، وأدوار قيادة الفريق ، والتدريب الداخلي والخارجي وفرص التطوير.

من خلال عملية تخطيط التعاقب ، أنت أيضًا تحتفظ بموظفين متفوقين لأنهم يقدرون الوقت والاهتمام والتطوير الذي تستثمره فيهم. يتم تحفيز الموظفين ومشاركتهم عندما يمكنهم رؤية مسار وظيفي لمواصلة نموهم وتطورهم. وفقًا لـ SHRM ، يقدر الموظفون إثراء الوظائف والمرونة والتطوير الوظيفي أكثر من تقديرهم للأمن والاستقرار الوظيفي.

للقيام بشكل فعال بتخطيط التعاقب في مؤسستك ، يجب عليك تحديد أهداف المنظمة على المدى الطويل. يجب عليك تعيين موظفين متفوقين.

الخط السفلي

تحتاج إلى تحديد وفهم الاحتياجات التطويرية لموظفيك. يجب عليك التأكد من أن جميع الموظفين الرئيسيين يفهمون مساراتهم المهنية والأدوار التي يتم تطويرهم لشغلها. تحتاج إلى تركيز الموارد على الاحتفاظ بالموظفين الرئيسيين. يجب أن تكون على دراية باتجاهات التوظيف في منطقتك لتعرف الأدوار التي ستواجه صعوبة في شغلها خارجيًا.

مصادر المادة

1. جمعية إدارة الموارد البشرية. 'النقص العالمي في المهارات'. تم الوصول إليه في 5 يونيو 2020.

2. تحليلات TLR. ' تعليقات على العمالة ديسمبر '. تم الوصول إليه في 5 يونيو 2020.

3. جمعية إدارة الموارد البشرية. ' الانخراط في تخطيط التعاقب '. تم الوصول إليه في 5 يونيو 2020.

4. جمعية إدارة الموارد البشرية. ' تطوير السلالم والمسارات المهنية للموظف '. تم الوصول إليه في 5 يونيو 2020.