ادارة مشروع

ما الفرق بين المشاريع والأعمال كالعادة؟

5 طرق للتمييز بين عمل المشروع والعمل المعتاد

امرأة تعمل

••• جيمي جريل / جيتي إيماجيس

هل تعمل في مشروع؟ أم أن ما تقوم به هو جزء من العمليات اليومية لعملك؟ كلاهما مطلوب في مؤسسة وصالحان بشكل متساوٍ ، لكن من المفيد فهم ما تعمل عليه حتى تتمكن من رؤية مكانه المناسب في الإستراتيجية العامة بشكل أفضل.

هناك خمسة اختلافات رئيسية بين العمل في المشروع والعمل كالمعتاد (غالبًا ما يتم اختصاره كـ BAU). مع وضع هذه الإرشادات في الاعتبار ، يجب أن يكون من السهل معرفة ما إذا كنت تعمل في مشاريع أو أعمال BAU ، أو كليهما.

الوقت المحدد مقابل المستمر

المشاريع لها تاريخ بداية ومتوسط ​​وانتهاء ، وهي حدث لمرة واحدة. هذه هي دورة حياة المشروع. في الواقع ، السمة الأكثر تحديدًا للمشروع هي أن له نهاية. مدير المشروع و الفريق العمل في المشروع خلال هذا الوقت. في النهاية ، يتم حل الفريق عادة.

جامعة البلقاء التطبيقية جارية. يمكنك بالطبع إغلاق إحدى الوظائف أو إيقاف العملية إذا لم تعد مطلوبة للعمل - ولكن حتى ذلك يتم عادةً كمشروع. تنتج وظيفة BAU عملاً مستمرًا بدون تاريخ انتهاء متوقع.

Changemakers مقابل تغيير المعرفات

هناك اختلاف في كيفية التعامل مع التغيير في المشروع وعمل BAU. تحدد فرق BAU الحاجة إلى التغيير ، وتقوم فرق المشروع بتنفيذ هذا التغيير.

نظرًا لأن فرق BAU تدير الأعمال ، فهم أيضًا أول من يعرف متى لا تعمل العمليات الحالية ولم تعد مفيدة. عندما يحدث ذلك ، فإنهم يحددون الحاجة إلى التغيير.

يمكن للمدير ، كجزء من المراجعة الإستراتيجية ، أن يقترح التغييرات التي يجب إجراؤها لوحدة ما للوصول إلى أهدافها. أو قد يقدم أحد أعضاء الفريق اقتراحًا للتغيير. في الطرف الآخر من الطيف ، قد يكون لديك حالة عمل كاملة صادرة عن أحد كبار المديرين لتقديم التغييرات المطلوبة لمساعدة قسمهم في الوصول إلى أهدافه السنوية. قد يدرك أولئك الذين يعملون في أدوار BAU أن التغيير ضروري بسبب التحولات في الإطار التنظيمي أو كجزء من المشهد التنافسي للمؤسسة.

تساعد فرق المشروع في تنفيذ كل هذه التغييرات المطلوبة. تقدم المشاريع التغيير إلى ومن خلال وظائف BAU باستخدام إدارة المشروع. يحدث هذا عادةً بمجرد أن يمر المشروع بامتداد قضية أعمال وعملية موافقة الإدارة العليا.

إدارة مقابل التخفيف من المخاطر

لكي تكون الوظائف المعتادة فعالة ، ستجد أن فرق جامعة الأعمال البريطانية تسعى إلى التخفيف من جميع المخاطر التي تتعرض لها العمليات. إنهم يعملون على إزالة عدم اليقين من العمل من أجل استقرار تنظيمي أفضل وعمليات قابلة للتكرار.

تتطلب المشاريع ، بحكم طبيعتها لكونها فريدة من نوعها وغير مؤكدة ، عنصر المخاطرة. تقوم الشركة بقفزة صغيرة نحو المجهول فقط من خلال تنفيذ مشروع لأنها تُدخل التغيير وتقدم شيئًا لم يكن موجودًا من قبل.

لذلك ، تتعامل فرق المشروع مع المخاطر بطريقة مختلفة عن فرق العمل في الجامعة. يسعى مديرو المشروع إلى إدارة المخاطر - على حد سواء إيجابي و نفي —للحصول على أفضل النتائج. قد يشمل ذلك تخفيف المخاطر لمحاولة الحد من احتمالية حدوث ذلك ، ولكنه يتضمن استراتيجيات أخرى لإدارة المخاطر أيضًا.

الرسملة مقابل عدم رسملة التكاليف

يمكن عادةً رسملة المشاريع ، وغالبًا لا يمكن رسملة BAU لأنك تعتمد على نفقات التشغيل لأعمالك المستمرة كعملك المعتاد. بمعنى آخر ، تختلف المعالجات المحاسبية للمشاريع والمهام الأخرى.

غالبًا ما يتعلق تمويل المشروع بإدخال أحد الأصول في الخدمة - مما يعني أنه يمكن رسملة التكاليف. في بعض الحالات ، بناءً على مكانك في العالم ولوائح المحاسبة المحلية الخاصة بك ، يمكنك حتى أن تأخذ تكاليف المشروع دون الحد.

تعتبر تكاليف BAU عادةً نفقات تشغيل ويتم تتبعها في حسابات الأرباح والخسائر للشركة.

يُعد تمويل المشاريع وتمويل الأعمال بشكل عام مجالًا متخصصًا للغاية ، لذا فمن الأفضل دائمًا أخذ المشورة من الخبراء الماليين قبل إصدار أحكام حول ما يجب الاستفادة منه في مؤسستك وما لا ينبغي. تختلف قواعد المحاسبة حسب البلد ، وحتى حسب المنظمة حيث يكون للشركات الفردية عمليات وطرق معينة للقيام بالأشياء.

متعددة الوظائف مقابل الفرق الوظيفية

أخيرًا ، هناك فرق كبير في تكوين فرق المشروع والجامعة. تميل المشاريع إلى إشراك فرق متعددة التخصصات من الخبراء مجتمعين لتقديم مخرجات معينة.

تتكون فرق المشروع من أشخاص يقومون بأدوار معينة. هذه ليست ألقاب وظيفية ، ولكنها مناصب داخل المشروع ذات مسؤوليات مميزة. الأدوار الرئيسية لفريق المشروع هي:

  • راعي المشروع
  • مدير المشروع
  • كبار الموردين (المنظمة المسؤولة عن القيام بالعمل ، والتي يمكن أن تكون فريقًا داخليًا مثل تكنولوجيا المعلومات أو مقاول أو بائع خارجي)
  • العميل (قد يكون هذا عميلًا داخليًا مثل مدير قسم مختلف ، أو ، في مؤسسة خدمات العملاء ، العميل الذي تقوم بتسليم المشروع من أجله)
  • خبراء الموضوع (الأشخاص الذين يتم جلبهم إلى الفريق إما طوال مدة المشروع أو جزء منه يستخدمون خبراتهم للمساهمة في نجاح المشروع).

من ناحية أخرى ، تدار أعمال BAU من قبل فرق وظيفية. إنهم خبراء في حد ذاتها لكنهم مجمعين معًا كقسم. عادة ما يكون هناك تداخل وظيفي أقل مع الأقسام الأخرى ، وسيكون لديهم أهداف محددة ورؤية للدور الذي يلعبه القسم في الشركة. من الأمثلة على ذلك فريق خدمة العملاء الذي يعمل كجزء من قسم أكبر لخدمة العملاء يتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني من العملاء حول منتجك.

يمكن أن يكون هناك بعض التداخل حيث يتم استدعاء أشخاص من فرق BAU للمشاركة في فرق المشروع.

جامعة البلقاء التطبيقية وتعارض المشروع

يمكن أن يجلس العمل في المشروع وعمل BAU بشكل جيد جنبًا إلى جنب ، ولكن يمكن أن يكون هناك توتر في كثير من الأحيان. يحدث ذلك لأن المشاريع تحاول تغيير الوضع الراهن.

ثانيًا ، عندما تطلب من الأشخاص الانضمام إلى فريق مشروعك ، فقد يعانون من تضارب في الولاءات. هل مسؤوليتهم الأولى تجاه وظيفتهم اليومية أم للمشروع؟ الأهداف الواضحة والالتزام القوي بالمشروع من الإدارة يمكن أن يساعد هنا ، بالإضافة إلى الحفاظ على خطوط تواصل مفتوحة حتى يعرفوا ما يجب أن تكون الأولويات.

ثالثًا ، الحفاظ على إدارة الأعمال هو الأولوية دائمًا. له تأثير على فرق المشروع الذين قد يشهدون خفضًا في تمويلهم ، وتراجع الموارد الرئيسية إلى أدوار BAU وتأخر الجداول الزمنية لأن الحفاظ على العمليات اليومية للمؤسسة يجذب التركيز.