البحث عن العمل

مهارات إدارة الوقت الهامة للنجاح في مكان العمل

رجل يعمل مع التقويم

•••

بي إم إيماجيس / إيماج بانك / جيتي إيماجيس



جدول المحتوياتوسعتجدول المحتويات

ما هي مهارات إدارة الوقت ، ولماذا هي مهمة في مكان العمل؟ الموظفون الذين يديرون وقتهم بشكل جيد يكونون أكثر إنتاجية وأكثر كفاءة وأكثر احتمالا للوفاء بالمواعيد النهائية. يركزون على المهام الأكثر أهمية وحساسية للوقت ويحدون من مقدار الوقت الضائع في المهام غير الأساسية.

مهارات إدارة الوقت ، مثل غيرها المهارات الناعمة ، مثل مهارات تنظيمية ، في ارتفاع الطلب. سيقيم أرباب العمل قدرتك على إدارة وقتك وفعالية فريقك للوصول إلى أهداف القسم.

تعرف على مهارات إدارة الوقت ، وافهم سبب أهميتها في مكان العمل ، وراجع الأنواع المختلفة لمهارات إدارة الوقت ، واطلع على أمثلة عن كيفية استخدامها في الوظيفة.

ما هي مهارات إدارة الوقت؟

وتتضمن إدارة الوقت على حد سواء إدارة الوقت الخاص بك ووقت الآخرين. إدارة الوقت يعني العمل بكفاءة ، ويبحث أصحاب العمل في كل صناعة عن موظفين يمكنهم الاستفادة المثلى من الوقت المتاح لهم في الوظيفة. يوفر توفير الوقت أموال المنظمة ويزيد من الإيرادات.

تتطلب الإدارة الفعالة للوقت من الموظفين تحليل عبء العمل وتحديد الأولويات والحفاظ على التركيز على المساعي الإنتاجية.

يمكن للموظفين المتميزين في إدارة الوقت التخلص من عوامل التشتيت والحصول على الدعم من الزملاء للمساعدة في تحقيق أهدافهم.

أنواع مهارات إدارة الوقت

مهارات إدارة الوقت

التوازن

ترتيب الاولويات

قد يكون من المستحيل القيام بكل مهمة دقيقة متوقعة منك. قد ترغب أيضًا في القيام بكل شيء مرة واحدة. ولكن يجب تحديد الأولويات حتى تتمكن من إكمال أهم المهام بترتيب منطقي. عند تعيين الأولوية ، ضع في اعتبارك عوامل مثل وقت تنفيذ كل مهمة ، والمدة التي قد تستغرقها ، ومدى أهميتها للآخرين في المؤسسة ، وما يمكن أن يحدث إذا لم يتم تنفيذ المهمة ، وما إذا كان من الممكن مقاطعة أي مهمة من خلال الاختناقات في العملية.

  • توزيع
  • إدارة التوقعات
  • منع النفايات
  • ترتيب الطلبات والطلبات حسب الأولوية
  • الأنشطة عالية القيمة (HVAs)
  • استعراضات الأداء
  • تحديد الأهداف

الجدولة

الجدولة مهمة لأن بعض المهام يجب أن تتم في أوقات محددة. تؤثر الجدولة على يومك وأسبوعك وشهرك بالإضافة إلى سير عمل الأشخاص الآخرين. معظمهم لديهم أوقات محددة من اليوم يكونون فيها أكثر أو أقل إنتاجية نتيجة لمستويات الطاقة ومتطلبات اليوم. يمكن أن تكون الجداول الزمنية وسيلة جيدة لتجنب التسويف أيضًا.

  • برامج الجدولة
  • القصد
  • الالتزام بالمواعيد
  • تقسيم الأهداف الأوسع إلى مراحل
  • تقسيم المعالم إلى مشاريع

ادارة المهام

تعد قوائم المهام (مرتبة حسب الأولوية بشكل صحيح ومتكاملة مع جدولك الزمني) طريقة رائعة لتجنب نسيان شيء مهم. إنها أيضًا طريقة رائعة لتجنب قضاء اليوم كله في التفكير في كل ما عليك القيام به. يتطلب تذكر المهام الطاقة والتفكير في كل ما عليك القيام به طوال الأسبوع قد يكون مرهقًا ومرهقًا. قسّم جميع المهام الضرورية إلى قائمة لكل يوم ، ولن تقلق بشأن كل ذلك مرة واحدة. فقط خذ مهامك يومًا بيوم.

  • استباقي
  • الخلط
  • خلق يومية وأسبوعية وشهرية لتأليف لائحة
  • تعدد المهام
  • الدقة
  • منظمة
  • إدارة البريد الإلكتروني

إدارة عبء العمل

يعد تنظيم عملك ، على الرغم من أنه قد يبدو أمرًا غريبًا تسمية مهارة ، مفهومًا مهمًا لإدارة الوقت. على الرغم من أن العمل لساعات طويلة أو تخطي فترات الراحة يمكن أن يؤدي في بعض الأحيان إلى تحسين الإنتاجية على المدى القصير ، إلا أن الإرهاق الذي تتعرض له لاحقًا سيضمن انخفاض إنتاجيتك الإجمالية فعليًا. باستثناء حالات الطوارئ النادرة ، من المهم مقاومة إغراء الإفراط في العمل. قم بتضمين فترات الراحة الضرورية ووقت الإقلاع المعقول في جدولك.

إن معرفة وفرض عبء العمل الأمثل لنفسك يضمن الاتساق في أدائك وتجنب الإرهاق. يريد أصحاب العمل أن يكونوا قادرين على الاعتماد عليك على المدى الطويل.

  • ادارة العمليات
  • توكيد
  • التخلص من الهدر
  • أخذ فواصل

وفد

اعتمادًا على نوع العمل الذي تقوم به ، قد تتمكن من ذلك تفويض بعض المهام . معرفة ماذا ومتى يجب تفويض مهارة مهمة. يقاوم بعض الأشخاص التفويض ، إما لأنهم يريدون الحفاظ على السيطرة أو لأنهم يريدون توفير المال من خلال عدم تعيين مساعدين. كلا النهجين يضران في النهاية بالإنتاجية ويرفعان التكاليف.

تذكر ، مع ذلك ، أنك إذا مارست إدارة الوقت بجد وما زلت لا تستطيع إنجاز كل شيء ، فربما تحاول فعل الكثير. من الأفضل أن تنجح في بعض المهام بدلاً من المحاولة والفشل في العديد من المهام.

  • البحث عن مساعدة الخبراء
  • الإشراف على الاجتماعات
  • عرض
  • العمل بروح الفريق الواحد
  • قيادة
  • تعاون
  • تحفيز

المزيد من مهارات إدارة الوقت

فيما يلي المزيد من إدارة الوقت للسير الذاتية ، وخطابات الغلاف ، وطلبات العمل ، والمقابلات. ستختلف المهارات المطلوبة بناءً على الوظيفة التي تتقدم لها ، لذا راجع أيضًا قائمة المهارات لدينا المدرجة حسب الوظيفة ونوع المهارة .

  • تدقيق
  • العناية بالنفس
  • انفتاح
  • برامج الإنتاجية
  • تواصل
  • القدرة على التكيف
  • تحمل الإجهاد العالي
  • الاعتمادية
  • انتبه للتفاصيل
  • المنطق الاستنتاجي
  • الاستدلال الاستقرائي
  • التفكير النقدي
  • التقييم
  • التحسين المستمر
  • إدارة المخاطر
  • استكشاف الأخطاء وإصلاحها
  • ضمان الجودة
  • ادارة مشروع
  • فض النزاعات
  • تميز
  • امتثال
  • توضيح
  • العصف الذهني
  • كفاءة
  • اجتهاد
  • حساسية المشكلة

أمثلة على إدارة الوقت في مكان العمل

تقدم هذه القائمة أمثلة على الإدارة الفعالة للوقت في العمل.

أ - هـ

  • تكييف الخطط مع الظروف المتغيرة.
  • تخصيص وقت لمهام محددة.
  • تحليل العمليات واختيار أبسط طريقة لإنجاز المهمة.
  • طلب المساعدة عندما تكتظ بالمطالب.
  • الحزم على قول لا للمطالب غير المناسبة التي تصرف الانتباه عن الواجبات المركزية.
  • القيام بمهام أكثر تعقيدًا عندما يكون لديك أعلى طاقة وتركيزات أكثر حدة.
  • تدقيق كيف يتم إنفاق الوقت.
  • تجنب الأحاديث الصغيرة المفرطة مع زملاء العمل.
  • تجنب التسويف يتصرف بدلا من القلق.
  • تقسيم الأهداف الأوسع إلى أجزاء أصغر والتركيز على خطوة واحدة في كل مرة.
  • تقسيم المشاريع إلى أجزاء يمكن إدارتها.
  • إنشاء اليومية والأسبوعية والشهرية لتأليف لائحة.
  • إنشاء الجداول.
  • تفويض المزيد من المهام الروتينية لموظفي المستوى الأدنى.
  • الأكل الجيد للحفاظ على الطاقة.
  • القضاء على مضيعات الوقت.
  • ممارسة الأنشطة الأخرى التي تقلل التوتر والمشاركة فيها أثناء أوقات الفراغ لزيادة الطاقة إلى أقصى حد أثناء العمل.

F - Z

  • تسهيل الاجتماعات الفعالة ؛ التمسك بالأطر الزمنية للاجتماعات.
  • تجميع المهام المتشابهة معًا للحد من وقت الانتقال.
  • الحفاظ على منطقة عمل منظمة.
  • تعدد المهام ؛ الانتقال بسلاسة من مهمة إلى أخرى.
  • الانفتاح على طرق أكثر فاعلية لعمل الأشياء.
  • تنظيم ملفات رقمية لسهولة استرجاعها.
  • تخطيط يومك في الليلة السابقة أو أول شيء في الصباح.
  • ترتيب الطلبات والطلبات حسب الأولوية.
  • تحديد أولويات قائمة المشاريع والتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى بمواعيد نهائية فورية.
  • الالتزام بالمواعيد.
  • تنحية الهواتف المحمولة جانباً للقضاء على تشتيت الرسائل الشخصية إلا إذا كان ذلك مطلوباً للعمل.
  • مراجعة الأداء وإزالة الانحرافات عن الأولويات.
  • تحديد الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية.
  • وضع معايير واقعية للجودة وتجنب الكمالية.
  • تحديد أوقات محددة للرد على البريد الإلكتروني.
  • أخذ فترات راحة قصيرة لاستعادة الطاقة.
  • لمس كل ورقة أو قراءة كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط ، كلما أمكن ذلك.

كيف تبرز مهاراتك

أضف المهارات ذات الصلة إلى سيرتك الذاتية: بالنسبة للمساعدين التنفيذيين والمديرين ، فإن مهارات إدارة الوقت المذكورة أعلاه مهمة تضمين في سيرتك الذاتية .

إبراز المهارات في خطاب الغلاف الخاص بك: أثناء قراءة الوصف الوظيفي بعناية ، لاحظ في رسالتك مشاريع مماثلة حيث كانت إدارة الوقت أساسية.

استخدم كلمات المهارة في مقابلة عملك: راجع هذه أسئلة مقابلة إدارة الوقت قبل مقابلات العمل ، لذلك أنت مستعد للرد بأمثلة محددة عن كيفية إدارة عبء العمل بشكل فعال.

مصادر المادة

  1. O * NET على الإنترنت. ' المهارات - إدارة الوقت '. تم الوصول إليه في 16 ديسمبر 2021.